Workflow de alçada com identificação automática do aprovador no relatório de Liberação de Pagamento

Workflow de alçada com identificação automática do aprovador no relatório de Liberação de Pagamento







O processo de aprovação de contas a pagar por alçada é definido por seu valor limite e pelo nível de autorização definido por condomínio.


O Condomínio21 disponibiliza um Workflow no processo de aprovação de contas a pagar por alçada, onde não será verificada a quantidade de níveis por condomínio e sim o valor da alçada permitida por usuário. Ou seja, as contas serão aprovadas mediante uma hierarquia, baseada no valor da nota fiscal e da alçada permitida por usuário. 


Além de definir o processo de alçada, esta funcionalidade reflete no relatório Liberação de Pagamento, enviando as aprovações automáticas assim que o usuário autorizar o pagamento da despesa. 


Como fazer - Configuração da Hierarquia por valor: 


Acesse o menu: ArquivoControle de AcessoNíveis de Autorização por Condomínio

Marque a opção Utilizar Hierarquia por valor na aprovação de despesas para o condomínio que irá utilizar este novo modelo de hierarquia na aprovação de despesas por alçada. 



Clique no botão Gravar.




Workflow


Quando o parâmetro Utilizar Hierarquia por valor na aprovação de despesas estiver marcado, o sistema verificará o valor da despesa e estabelecerá uma hierarquia de aprovação de acordo com o valor limite de alçada do usuário. Iniciando o workflow pelo usuário com valor menor de alçada e indo até o usuário com alçada igual ou superior ao valor da despesa.


Para saber mais, acesse Autorização de Despesas por alçada


Exemplo 1: 

Valor da nota: 2000,00

Usuário aprovador 1 com limite de alçada até: R$ 100,00;

Usuário aprovador 2 com limite de alçada até: R$ 500,00;

Usuário aprovador 3 com limite de alçada até: R$ 1000,00;

Usuário aprovador 4 com limite de alçada até R$ 5000,00;

Usuário aprovador 5 com limite de alçada até R$ 100.000,00.



Neste exemplo a despesa ficou autorizada sem a necessidade do aprovador 5 entrar no processo, pois o usuário 04 que possui permissão de valor igual ao da nota, consegue liberar seu pagamento final.

Exemplo 2: 

Valor da nota: 400,00

Usuário aprovador 1 com limite de alçada até: R$ 100,00;

Usuário aprovador 2 com limite de alçada até: R$ 500,00;

Usuário aprovador 3 com limite de alçada até: R$ 1000,00;

Usuário aprovador 4 com limite de alçada até R$ 5000,00;

Usuário aprovador 5 com limite de alçada até R$ 100.000,00.



Neste exemplo a despesa ficou autorizada com apenas a aprovação de dois usuários.

Regras:

O usuário com permissão de aprovação maior que o valor da alçada, pode realizar a aprovação direta. Ao clicar no botão Autorizar Pagamento, e o lançamento estiver com o status Pendente,  a mensagem abaixo será exibida.



Clique em Sim para o sistema aprovar o lançamento, alterando o status para Autorizada. Clicando em Não, o lançamento permanecerá o status Pendente


Quando o usuário aprovador for o primeiro na hierarquia do processo de aprovação por alçada, o sistema apresentará a seguinte mensagem de confirmação, deixando o lançamento para o próximo aprovador. 




Quando o usuário informado no momento da aprovação do lançamento foge do processo hierárquico, o sistema exibirá a mensagem abaixo, impossibilitando a autorização do lançamento. 


Exemplo: o usuário aprovador 2 tenta realizar a aprovação do lançamento, mas o usuário aprovador 1 ainda não realizou o processo.




Quando for informado um usuário que não possui a permissão por alçada cadastrada, o sistema apresentará a seguinte mensagem: 




Quando houver dois ou mais usuários aprovadores com valores de alçada iguais, o sistema permitirá que os dois usuários realizem a autorização do lançamento. 


Exemplo: O usuário aprovador 1 e usuário aprovador 2 podem autorizar despesas com valor até R$ 1000,00. O usuário aprovador 2 poderá realizar uma segunda autorização. 






    • Related Articles

    • Identificação automática do aprovador no Relatório de Liberação de Pagamento

      O relatório Liberação de Pagamento possui identificação automática dos usuários aprovadores dos pagamentos das despesas, bem como seu usuário criador.  Para acabar com a necessidade da assinatura manual de cada envolvido no processo, utilize tag ...
    • Relatório de Baixas

      Esse relatório exibe as baixas realizadas no sistema, de acordo com o filtro realizado.  Para emissão do relatório de baixa, acesse o menu  Relatórios > Contas > Baixa . Selecione o  Condomínio e se necessário, realize o filtro por  todos os ...
    • Relatório de Acordos

      Esse relatório exibe as parcelas emitidas para os acordos gerados no sistema. Para emissão do relatório de acordos, acesse o menu  Relatórios > Contas > Acordos .  ​ Selecione o  Condomínio e se necessário, realize o filtro por  todos os condomínios. ...
    • Período de orçamento diferenciado para o relatório Liberação de Pagamento

      O budget das empresas é um plano orçamentário que considera a previsão de receitas, despesas e custos, e geralmente trabalhado em um período anual. Entretanto, não é regra que o período do ano fiscal (orçamento) seja de janeiro a dezembro.  ...
    • Melhorias e ajustes no relatório Liberação de Pagamento

      O relatório Liberação de Pagamento está ligado diretamente ao uso de contas a pagar por alçada e nele são demonstradas informações relevantes sobre as despesas, que ajudam na tomada de decisão para aprovação ou não do pagamento da conta. Este ...