O Group Pay é uma solução completa que captura notas fiscais de despesas dos seus condomínios e facilita o lançamento no Condomínio21. Na prática, o Group Pay captura cobranças ao CNPJ do condomínio diretamente das fontes e analisa todos os documentos e extrai essas informações, inserindo-as no sistema. Além da identificação das informações, os robôs utilizados na ferramenta conseguem capturar o arquivo em PDF da Danfe (NFe) e da Nota Fiscal de Serviço (NFSe), incluindo notas fiscais emitidas por MEI, desde que o município de emissão esteja presente no Portal Nacional de Notas Fiscais.

Neste manual será ensinado o passo a passo para o Group Pay ser utilizado no Condomínio21, desde a solicitação de credenciamento, até a geração da conta a pagar. E o mais interessante, é que você terá autonomia para fazer o credenciamento de condomínios, gestão dos certificados digitais e outros.

Confira nesse manual, todas as informações e passos para contratar e utilizar o Group Pay no Condomínio21.

Como solicitar a contratação do Group Pay

Como fazer: 

A contratação será feita, após o contato com um consultor do setor Comercial da Group Software. Para que ele saiba do seu interesse, faça os passos abaixo no Condomínio21.

1. Acesse o menu Módulos -> Contas a Pagar -> Group Pay

1. Clique em Quero saber mais – Contate um consultor

1. Será exibida a mensagem de envio de e-mail ao consultor. Clique em OK.

1. Após, será exibida mensagem informando que a ativação foi iniciada:

1. Nesse processo, será enviado um e-mail automático para os consultores da Group Software, que entraram em contato o quanto antes, para mostrar os benefícios e planos comerciais do Group Pay.

1. Caso você já tenha o Group Pay contratado, os próximos passos desse manual são de como utilizar todas as opções relacionadas a ele.

Ativando o Group Pay para a administradora e no sistema

Para liberar o uso do Group Pay no Condomínio21 e credenciar a administradora junto a essa ferramenta, o time  responsável da Group Software fará a liberação e configuração inicial. Para isso, siga os passos abaixo.

Como fazer: 

1. Acesse o menu Módulos -> Contas a Pagar -> Group Pay.
   
2. Clique nas engrenagens   e será aberta a tela de configuração mostrada abaixo:
   

1. Marque a opção Integra Com o Group Pay.

1. Selecione o Plano Comercial contratado e clique em Confirmar.

Importante:

1. Tanto o botão das engrenagens, quanto a tela de ‘Configurações Group Pay – Administradora’ ficam disponíveis apenas para o usuário de acesso seguro da Group Software. Então, você no seu acesso normal não verá essas opções.

1. Aguarde alguns instantes para que as informações da administradora sejam enviadas para API do Group Pay. Se preferir, feche o Módulo de Pagamentos e abra-o novamente para validar o credenciamento.
   
2. O sucesso da ativação é confirmada, quando a opção/tela de credenciar condomínios é liberada.
   

Credenciando os condomínios no Group Pay

Após o credenciamento da administradora ter sido efetivado, será a hora de configurar os condomínios que terão suas notas fiscais captadas.

Para fazer isso, você poderá ativar vários de uma só vez ou um a um. É importante salientar, que cada condomínio tem sua configuração separada, isso porque os robôs que fazem a captação das notas, segue a diferenciação pelo CNPJ do condomínio.

1. Acesse o menu Módulos -> Contas a Pagar -> Group Pay, se for o primeiro acesso para configuração de condomínios, o Group Pay já trará a tela de configuração de condomínios. 
   
2. Se já tiver condomínios credenciados e precisa liberar novos, clique no menu lateral -> Group Pay -> Credenciar condomínios
   

2. 
   

1. A tela para o Credenciamento e Configuração dos condomínios, será exibida conforme a imagem a seguir:
   

Detalhes dos campos da tela:

1. Buscar Condomínio: Filtro que permite buscar o condomínio pelo nome ou CNPJ, lembrando que o CNPJ deve estar igual ao cadastro, com pontos e traços.
   

1. Plano atual contratado: Na parte superior direita da tela será exibido o plano contratado para o Group Pay, de acordo com o que foi configurado, juntamente com a quantidade de condomínios incluídos nesse plano.
   

1. Condomínios ativos no Group Pay: 10 Condomínios: Mostra a quantidade de condomínios que já estão ativos no Group Pay. Mas isso não significa que são os que estão configurados, mas sim aqueles que estão com a opção <Ativo> marcada, logo já estão sendo contabilizados no plano contratado.
   

1. Ativar vários condomínios : Nesta tela, todos os condomínios do Condomínio21 serão exibidos, permitindo a seleção múltipla e a ativação para utilização no Group Pay.
   

Colunas de informações na tela: 

4. Condomínios: Será mostrado o nome do condomínio
5. CNPJ: Apresenta o CNPJ do condomínio
6. Usando Group Pay: Contém a opção que deve ser marcada para ativar o condomínio e liberar a sua configuração. Caso já esteja marcada, identificará que o condomínio foi corretamente ativado e liberado para uso. 
7. Ações: Mostra o botão                         para que seja possível realizar as configurações necessárias do condomínio, para que os robôs consigam captar as notas fiscais e apresentar no Group Pay.  

Como credenciar e realizar as configurações do condomínio

1. Marque a opção <Ativo> na coluna Usando Group Pay.

1. Aguarde até que o sistema valide o credenciamento. O sucesso da ativação do condomínio você saberá, quando o botão [Configurar] ficar habilitado. 

1. Usando a opção para <Ativar vários condomínios> de uma só vez, a opção <Ativo> ficará marcada automaticamente, bem como a liberação do botão [Configurar] acontecerá da mesma forma.

1. Caso esteja faltando alguma informação que impeça o credenciamento do condomínio, o motivo será mostrado na linha do nome do condomínio. Basta corrigir a informação e voltar no credenciamento.

1. Continuando o processo, clique no botão [Configurar].

1. Ao acessar esta tela, você poderá configurar a busca automática das notas fiscais do condomínio. Além disso, será possível acompanhar o status do credenciamento inicial. 

1. Nesta mesma tela, você também realizará o credenciamento do certificado digital, além de inserir o login e a senha necessários para acessar as prefeituras ou sites de ISS onde as notas fiscais de serviço estão disponíveis.

Importante: 

Certificado Digital – Para notas de produto (NFe) e MEI

Se não existir nenhum certificado configurado para o condomínio será exibido o botão [Novo Certificado].Caso já exista, será exibido o botão [Credenciar Certificado].

Ao clicar no botão [Novo Certificado] será exibida a mensagem abaixo, e ao clicar em [ Sim], você será redirecionado para a página de cadastro de certificados. Caso queira saber mais sobre o cadastramento segue link do manual: Gestão de Certificados Digitais. Nesse artigo, você verá o passo a passo de como configurar um certificado digital para o condomínio.

Siga o passo a passo descrito no manual citado e retorne à tela de configuração do certificado digital. Em seguida, clique no botão [Credenciar certificado]. Essa ação é essencial para que o arquivo do certificado seja enviado aos robôs que consultam o site da Receita Federal.

1. Após o credenciamento, a situação irá mudar para ‘Concluído’ e uma mensagem de sucesso será exibida no rodapé da tela. Caso ocorra algum erro, a mensagem também será apresentada no mesmo lugar.

1. Se já existir um certificado cadastrado para o condomínio, clique diretamente no botão [Credenciar certificado], sem a necessidade de acessar a tela de ‘Gestão de Certificados’.
   

Importante: 

1. O certificado deve estar válido para que o credenciamento seja bem-sucedido. No próprio Condomínio21, você pode verificar a validade na tela de ‘Gestão de Certificados’.

1. Se ocorrer algum erro genérico ao clicar no botão [Credenciar certificado], primeiro exclua o certificado cadastrado, adicione-o novamente e tente credenciar novamente. Se o erro persistir, entre em contato com o Suporte da Group Software.

1. Não é possível utilizar certificado por procuração da administradora para buscar notas fiscais dos condomínios. A Receita Federal confronta o CNPJ do certificado, com o CNPJ do condomínio que está na nota. Além desse, o certificado do tipo A3 também não é permitido para o credenciamento de condomínios no Group Pay.
   

Login e senha dos portais municipais (sites das prefeituras) – Para notas de serviço (NFSe)

1. O sistema preencherá a inscrição municipal de forma automática, caso ela esteja cadastrada no campo <Inscrição> do cadastro do condomínio. Caso não tenha essa informação no cadastro do condomínio, você poderá digitar a inscrição municipal nesse campo, para que seja enviado para o credenciamento.

1. Se a busca das notas fiscais do seu condomínio ocorra através do login e senha de acesso ao site/portal da prefeitura da cidade dele, no campo Login digite o usuário que você utiliza nesse acesso e no campo Senha e digite a senha utilizada para o acesso ao site.
   

1. Por fim, clique em [Salvar] quando ele estiver com a cor verde, que significa que está habilitado para enviar as informações.

1. Caso o acesso ao site da prefeitura seja via certificado digital, não precisa realizar o cadastro do login e senha.

1. O sucesso da operação será mostrado na tela, conforme a imagem a seguir.

Importante: 

1. Antes de informar o login e senha, confira realmente se eles estão corretos e válidos. Há prefeituras e portais, como o da prefeitura de Curitiba, que os dados de acesso têm validade, por isso precisam ser constantemente alterados. Se, alguma informação estiver incorreta, os robôs não conseguirão fazer a captura das notas.

1. A inscrição municipal do condomínio é obrigatória para o credenciamento das notas fiscais de serviço, cujo acesso aos portais municipais (prefeituras) seja via login e senha.

Atualizar dados do condomínio

1. Ao clicar no botão o sistema consulta automaticamente os dados cadastrados do condomínio na Receita Federal, utilizando o CNPJ informado. As informações atualizadas, como endereço e razão social, são enviadas para os nossos robôs em processos relacionados ao condomínio. Este processo não altera as informações cadastrais do condomínio já registradas no sistema.
   

1. Acione esse botão, todas as vezes em que precisar alterar o certificado digital ou o login e senha da prefeitura, quando estiver vencido ou forem alterados, respectivamente.

Prazo de busca de documentos pelo Group Pay

1. Após o cadastro de um condomínio, a busca pelas notas fiscais e demais documentos associados será iniciada em até 24 horas. As buscas serão realizadas diariamente nos seguintes horários:
   

1. Notas tomadas (produtos e serviços): 6h em 6h

1. Concessionárias: todos os dias às 9h00 (Ainda não disponível. Será liberado, em breve.)

1. DDA: todos os dias de 6h em 6h. (Ainda não disponível. Será liberado, em breve.)

1. E-mail: a cada 5 min (Ainda não disponível). 

Notas Fiscais  - Gerenciamento e controle dos documentos captados

Após a configuração e o credenciamento dos condomínios, e depois do prazo estabelecido para a busca das notas fiscais, você poderá gerenciá-las e visualizá-las na tela principal do Group Pay. Nessa tela, será possível visualizar as notas por mês, não pelo mês de referência, mas sim pelo mês em que foram captadas pelos robôs.

Mas antes de iniciar o uso do Group Pay, é aconselhável fazer a associação das classes de contas do sistema para os fornecedores. Além disso, é importante que você saiba a periodicidade da busca dos documentos pelo Group Pay, por isso, os dois próximos tópicos, respectivamente, mostrarão essas duas informações, antes de iniciar o passo a passo de como utilizar o Group Pay no Gerenciamento das notas fiscais.

Configuração para associar uma classe de conta e classificação de serviço ao fornecedor

Com o intuito de facilitar ainda mais o cadastro da despesa pelo Group Pay, foram criados dois campos na tela de cadastro do fornecedor: Classe de Conta e Classificação de Serviço.

Como fazer: Vincular classe de conta e classificação de serviço ao fornecedor de forma manual

1. 
   Acesse o menu Cadastros > Fornecedor.
   
2. Em seguida, no campo Classe de Conta clique em [Associação de Classes por Condomínio].
   

1. O sistema abrirá a tela conforme imagem, a seguir, mostrando nome do condomínio do lado esquerdo e uma coluna em branco do lado direito, para que você escolha qual classe corresponde ao fornecedor mostrado na tela, para o condomínio em questão. Para isso, clique no botão [...].
   

1. O sistema abrirá a tela do plano de contas do condomínio. Escolha a classe e clique em [Selecionar] ou clique duas vezes com o teclado sob a linha da classe desejada.

1. A classe escolhida será preenchida na tela principal do relacionamento.

1. Para concluir o processo clique em [Gravar].

Observações:

1. Existem administradoras que utilizam planos de contas distintos para os condomínios. Por essa razão, foi desenvolvida uma tela separada, onde não é permitido selecionar apenas uma classe para o fornecedor. Isso se deve ao fato de que o cadastro de fornecedores no Condomínio21 é feito de forma geral.

1. Se você trabalha com apenas um plano de contas ou se a classe do fornecedor é a mesma para todos os condomínios, é possível replicar a escolha de uma classe para todos eles. Para isso, basta utilizar o botão [Replicar].

1. A exclusão de uma classe ao fornecedor é feita através do acionamento do botão [Limpar Classe do item selecionado].
   
2. Para a classificação de serviço, basta selecionar uma das existentes na tela de cadastro do fornecedor, no campo referente. Ao final, clique em [Gravar].
   

Como fazer: Vincular classe de conta ao fornecedor de forma automática

Para simplificar a associação de classes de contas aos fornecedores, especialmente no primeiro uso do Group Pay, foi desenvolvida uma funcionalidade que automatiza esse processo. A funcionalidade considera a classe de conta e a classificação de serviço mais utilizada para o fornecedor nos últimos três meses. Dessa forma, ao acessar a tela de Fornecedores, você perceberá que o sistema já realizou essa associação automaticamente, dispensando qualquer ação manual.

1. Acesse o menu Arquivo > Ferramentas de Administração aba Manutenção botão [Vincular inf. fornecedor].
   

1. O sistema irá mostrar a tela para você digitar sua senha e em seguida a mensagem conforme a imagem abaixo. Ao clicar em [Sim] fará a associação automática tanto da classe de conta quanto da classificação.

Observação:

1. O ideal é que o processo acima seja realizado em algum momento em que o sistema não esteja sendo acessado por várias pessoas, no fim ou no início do dia, por exemplo.

Como utilizar o Group Pay para a busca das notas fiscais e demais documentos

1. Acesse o menu Módulos -> Contas a Pagar -> Group Pay ou acesse o menu lateral e clique em Group Pay -> Cadastrar Despesas.
2. Será aberta a tela abaixo mostrando o mês atual e um botão para realizar as configurações prévias do Group Pay para com as notas fiscais
   
3. 
   

1. Antes de mostrar o funcionamento e descrição dos campos dessa tela, precisamos fazer as configurações prévias que refletem na criação das despesas pelo Group Pay. Para isso, veja o próximo tópico.

Realizando as configurações prévias do Group Pay para refletir na criação das despesas

Como fazer: 

1. Clique no botão de [Engrenagens] localizado no canto superior direito da tela.

1. Será aberta a tela a seguir:

Ao clicar na engrenagem será possível selecionar quais as configurações desejadas para criação das contas a pagar. Marque a(s) opções que se enquadram no seu dia a dia e ao final clique em [Confirmar] para salvar. Abaixo a descrição da função de cada opção dessa tela.

1. Criar lançamentos com a conta principal do fornecedor: Caso o fornecedor tenha conta corrente cadastrada, o lançamento será gerado com a conta corrente principal do fornecedor vinculada ao lançamento.

1. Considerar anexos GED para todas as parcelas: Caso o cliente tenha o GED contratado, esta opção estará disponível. Se selecionado, todas as parcelas de um lançamento receberão a imagem da nota no GED. Caso contrário, elas serão criadas sem a nota fiscal anexada.

1. Considerar anexos GED para os impostos: Caso o cliente tenha o GED contratado esta opção estará disponível. Com ela marcada, ao realizar um lançamento com retenção de impostos, a imagem da nota será vinculada pelo GED não somente no lançamento principal da nota, mas em suas retenções. 

1. Considerar e incluir o ano de emissão pelo prefixo nas notas fiscais de serviço: Para clientes que utilizam o ano completo como prefixo na numeração das notas fiscais de serviço (como ocorre em algumas notas de prefeituras), esta opção realiza a conversão automática do prefixo. O sistema ajusta os dois últimos dígitos do ano captados pelo portal nacional, substituindo-os pelo prefixo de ano completo, garantindo que as notas sejam identificadas corretamente no processo de lançamento.

1. Incluir descrição do serviço da nota no lançamento: Ao processar Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e), a descrição do serviço informada na nota será automaticamente incluída no lançamento criado no Condomínio21.

1. Tipo de pagamento padrão: Será possível selecionar qual o tipo de pagamento padrão para geração da conta a pagar. Porém, pode ser alterado em tela na hora da criação. 

1. Tipo Doc. Pagamento: Será possível selecionar qual o tipo de documento padrão para geração da conta a pagar. Podendo ser alterado em tela na hora da criação. 
   

Conhecendo os campos da tela de Gerenciamento das notas fiscais 

Na tela de Gerenciamento de Notas Fiscais, é onde você verá todos os documentos captados pelos robôs do Group Pay. Portanto, é importante que você saiba o que cada um deles faz ou qual seu objetivo.

1. Ícone de informação exibe as principais informações do Group Pay, abrindo a tela abaixo:
   

1. Ícone de Alerta será exibido quando houver um ou mais condomínios ativos no Group Pay com o certificado digital vencido. Ao visualizá-lo, acesse a tela de Gestão de Certificados Digitais para verificar a situação e regularizar o certificado. Com o certificado vencido, os robôs não conseguirão processar as notas fiscais do condomínio.

1. Botão de Configurações: Já explicado acima.

1. Notas e documentos captados em: Por padrão, sempre mostrará o mês atual nesse campo. Isso significa que quando você Filtrar para mostrar as notas fiscais, o sistema irá preencher a tela com todas as notas fiscais buscadas dentro desse mês, independente da sua referência.

1. Todos os meses: Caso você queira ver as notas captadas em todos os meses, marque essa opção antes de clicar no botão [Filtrar].

1. Condomínios: Permite filtrar pelos condomínios ativos no Group Pay. Por padrão, estará selecionados todos eles, para que você veja as notas de todos..

1. Busca por fornecedor ou CNPJ: Possibilita a você buscar por um fornecedor específico, seja pelo seu nome ou CNPJ.

1. Nº da nota: Possibilita que você digite o número de uma nota fiscal específica.

1. Tipo de nota: Disponibiliza as opções de filtro: Todos, NFe e NFSe. O filtro permite selecionar as notas de acordo com o tipo.

1. Tipo de busca: Disponibiliza as opções de filtro: Todos, DDA, E-mail e Nota Fiscal. Nessa primeira versão do Group Pay, ele buscará somente Notas Fiscais. Os demais estarão disponíveis nas próximas fases.

1. Histórico de Notas: Permite visualizar todas as notas fiscais processadas pelos robôs do Group Pay, incluindo aquelas cuja despesa foi criada por essa funcionalidade ou as que foram excluídas na tela de gerenciamento de notas fiscais do sistema

1. Botão "Selecionar Todos": Seleciona todas as despesas exibidas na tela.

1. Botão "Filtrar": Aplica o filtro de acordo com as seleções realizadas, para que as notas sejam apresentadas na tela.

Na grade de exibição das notas, teremos as seguintes informações:

Atenção: Serão buscadas as notas fiscais com vencimento a partir de 01/01/2024 até o dia em que estiver utilizando a funcionalidade (data que estiver no computador).

.Busca genérica de qualquer informação na tela: Para buscar de forma rápida qualquer informação na tela do Group Pay, seja o número da nota, nome do fornecedor e outros, basta clicar nas teclas Ctrl +F do seu teclado, que será aberta uma pequena tela para que você digite o texto desejado. A media em que você digitar,  o sistema irá começar a filtrar as notas correspondentes.

1. Condomínio: Nome fantasia (resumo) do condomínio cuja nota pertence.

1. Fornecedor: Nome do fornecedor conforme indicado na nota fiscal.

1. CNPJ/CPF: CNPJ ou CPF do fornecedor..

1. Nota Fiscal: Número da nota fiscal captada.

1. Valor: Valor da nota capturada. 

1. Vencimento: Se a nota captada contiver a data de vencimento fornecida pela Receita Federal, Portal Nacional ou prefeitura, essa informação será exibida na coluna correspondente. Caso contrário, a coluna permanecerá vazia, pois nem todas as notas fiscais incluem a data de vencimento.

1. Tipo de Nota: Mostra se é nota fiscal de serviço (NFS-e) ou se é uma nota fiscal de produto (NF-e)

1. Tipo de Busca: Informação do tipo de nota captada sendo: E-mail, DDA e Nota Fiscal.

1. Coluna com esse  ícone  significa que a nota fiscal que foi encontrada pelo robô, coincide com uma despesa que já foi cadastrada no sistema.

1. Coluna com esse ícone  significa que o fornecedor da nota não estava cadastrado no sistema e por isso o robô do Group Pay, fez a inserção automática. 

1. Coluna com esse ícone significa que o fornecedor teve o cadastro realizado de forma parcial, ou seja, não foi possível incluir todas as informações dele no sistema.

1. Cadastrar Despesas : Botão para gerar as despesas das notas no Condomínio21. Mais informações no tópico Criando a despesa - Cadastramento de Notas Fiscais no Group Pay deste manual.

1. Somente vincular documento : Botão para vínculo da imagem no GED da despesa, em notas identificadas como já lançadas no Condomínio21. Mais informações no tópico Vincular imagens GED das Notas Fiscais no Group Pay deste manual.

1. Ícone do PDF da nota fiscal:  Ao clicar será aberto o PDF da nota fiscal correspondente. 

Criando a despesa - Cadastramento de Notas Fiscais no Group Pay

Para você criar a despesa no Condomínio21, através do Group Pay você acessará a tela de Gerenciamento conforme descrito no tópico anterior e irá clicar no botão [Cadastrar] na linha da nota fiscal.

Como fazer: 

1. Conforme dito acima, clique no botão [Cadastrar] da linha da nota fiscal que deseja criar a conta a pagar.
   

1. Será aberta a tela semelhante a imagem abaixo:

1. Nela já estarão pré-selecionados para facilitar o uso: 

1. Classe de conta (caso já tenha sido feita a vinculação dela ao fornecedor);

1. A classificação de serviços (caso já tenha sido feita a vinculação dela ao fornecedor);

1. O tipo de pagamento (caso tenha feito a configuração prévia na tela de Gerenciamento das notas);

1. O tipo Doc.Pgto (caso tenha feito a configuração prévia na tela de Gerenciamento das notas);

1. A conta corrente que por padrão é a principal. Caso haja vínculo entre a classe de conta para com a conta corrente, será mostrada a conta vinculada para a classe de conta em questão.

1. A conta virtual que por padrão é vazia, mas caso haja vínculo com alguma classe, será mostrada a conta referente a ela.

1. As parcelas caso existam.

1. Os impostos caso a nota fiscal possua tal informação.

Importante:

1. É extremamente relevante fazer as configurações prévias, para que você ganhe autonomia e economia de tempo nesse processo. Uma vez que com praticamente todas as informações preenchidas, o tempo para cadastrar uma despesa será diminuído em um percentual muito significante.

Para saber mais sobre os outros campos da tela, veja o detalhamento de cada um deles abaixo:

1. Condomínio: Preenchido automaticamente com o nome do condomínio.

1. Fornecedor: Nome do fornecedor conforme indicado na nota capturada.

1. Favorecido: Nome do fornecedor, que pode ser alterado para o nome do favorecido correspondente. Para isso, basta clicar na lupa  e selecionar o que desejado.

1. Mês Ref.: Mês de referência para a criação da conta a pagar. Inicialmente, será o mês atual do computador, mas pode ser modificado através do clique no botão do calendário.

1. Nota Fiscal: Preenchido com o número da nota fiscal selecionada. Esse campo não permite edição.

1. Conta Fav.: Preenchido com a conta principal do favorecido. Caso não tenha uma conta principal, ficará sem preenchimento, porém você pode escolher qual a conta do favorecido que será creditado o valor da nota fiscal.

1. Venc.: Preenchido com a data de vencimento da nota. Caso não haja essa informação, a data do computador será usada, com a possibilidade de alteração para outra data desejada, através do clique no botão do calendário.

1. Série NF: Preenchido com a série da nota fiscal. Caso a nota não tenha série, será preenchida com a numeração 1. Porém, caso veja que o número está incorreto e queira alterá-la, o campo fica disponível para edição.

1. Emissão: Preenchida com a data de emissão da nota. Caso não tenha essa informação ou o robô não tenha conseguido pegar, o campo será preenchido com o dia atual, ou seja, a data do computador. Porém, essa data pode ser alterada na própria tela do Group Pay, caso necessário.

1. Valor Bruto: Exibe o valor bruto da nota fiscal, que não pode ser alterado.
   

1. Classe de Contas: Campo obrigatório .Informar qual é a classe de contas para a geração do lançamento. Caso o fornecedor já possua alguma associada, ela será exibida automaticamente preenchida.
   

1. Sugestão de classes de contas: O Group Pay possui a mesma funcionalidade da tela de lançamento de contas a pagar manual que permite a você consultar qual a sugestão de classes de contas e descrição dos lançamentos realizados nos últimos seis meses para o fornecedor. Dessa maneira, o sistema te ajuda a ser mais assertivo na escolha da classe de conta.
   

Para usar essa funcionalidade, clique no botão  . O sistema abrirá a tela com as sugestões dos lançamentos feitos para o fornecedor,  no condomínio referente. Clique na linha desejada e, em seguida, no botão OK. O sistema irá preencher a classe a descrição, conforme a seleção realizada por você. 

Atenção: A opção de Sugestão de classes de contas, não ficará disponível para o uso de duas ou mais classes de contas para a despesa.

1. Valor: Exibe o valor da nota fiscal, para a classe selecionada. Caso sejam selecionadas mais classes, ele é modificado.

1. Centro de Custo: Se o condomínio utilizar centros de custo, você poderá selecionar o centro de custo desejado sendo ele obrigatório nesse cenário. Caso o condomínio não trabalhe com isso, o campo estará desabilitado. 

1. Botão Adicionar mais classes de contas: Esse botão trará uma tela para configuração de mais de uma classe de contas. Mais informações no tópico Adicionando mais classes de contas nas Notas Fiscais no Group Pay deste manual.

1. Botão Ver mais: Esse botão trará a tela de classes de contas configuradas. Mais informações no tópico Adicionando mais classes de contas nas Notas Fiscais no Group Pay deste manual.

1. Bloco Parcelas: Nesse bloco virá as informações de parceladas da nota fiscal. Caso não tenha parcelas será exibida a mensagem: “Esta nota originalmente não possui parcelas.”. E o botão + Parcelar onde será possível parcelar a nota fiscal. 

1. Bloco Retenção de impostos: Nesse bloco virá as informações dos impostos que vieram retidos na nota fiscal. Caso não tenha impostos retidos virá com a mensagem: “Essa nota originalmente não possui impostos retidos.”. Com o botão + Adicionar retenção, onde será possível adicionar impostos caso deseje.
   

1. Código de barras: Nesse bloco será possível capturar/informar o código de barras para vínculo no lançamento de contas a pagar. Clique no botão  para habilitar o campo para captura/inserção. E no botão  para validar/salvar o código. O botão  é para exclusão do código de barras digitado.  Mais detalhes no tópico Código de Barras das Notas Fiscais no Group Pay deste manual.
   

1. Modo de Pagamento e Liquidação: Nesse bloco é possível selecionar ou digitar informações, que permitem que a despesa já seja criada na situação ‘baixada/paga’. O funcionamento praticamente o mesmo da que existe na tela de lançamentos de contas a pagar padrão. Abaixo, haverá mais detalhes sobre esse bloco.

1. Valor total: Valor total da nota fiscal.

1. Valor Total Líquido: Valor líquido após a retenção do imposto. 

1. Botão Cancelar: Para cancelar a geração do lançamento.

1. Botão Gerar Conta: Para efetivar a geração do lançamento da conta a pagar.  
   

1. Bloco Informações Bancárias e Outras

1. Conta corrente: Será possível selecionar para vínculo no lançamento de contas a pagar. Mas por padrão, estará a conta principal do condomínio.

1. O sistema irá verificar se existe configuração para a classe de contas escolhida em Editar -> Configuração de Contas -> aba Outras -> Relacionar Plano de Contas/Conta Corrente. 

1. Se houver, o lançamento será gerado com as configurações de classe de contas existentes. 

1. Se não houver configuração, o lançamento será gerado com os dados preenchidos em tela. 

1. Se não houver dados preenchidos em tela, então o lançamento será gerado com a conta corrente principal do condomínio. 

1. Conta virtual: Esse campo estará habilitado, caso o condomínios esteja configurado para trabalhar com conta virtual. Segue as mesmas diretrizes de preenchimento do campo conta corrente, com exceção do preenchimento automático da conta principal, uma vez que para contas virtuais não há uma principal. Diante disso, caso não haja associação de classes para a conta virtual, a opção estará vazia e não será preenchida pelo sistema. Você precisará selecionar a conta virtual desejada.

1. Tipo de pagamento: Inicialmente, preenchido com o padrão selecionado na tela de configurações, podendo ser alterado. Caso não tenha nenhum selecionado, será mostrado vazio. Mas o sistema não permitirá a gravação da despesa, sem a seleção dessa informação.

1. Tipo Doc. Pgto.: Inicialmente, preenchido com o padrão selecionado na tela de configurações, podendo ser alterado. Caso não tenha nenhum selecionado, será mostrado vazio. Mas o sistema não permitirá a gravação da despesa, sem a seleção dessa informação.

1. Tipo chave PIX transferência: Permite selecionar o tipo da chave Pix do favorecido. Ou caso, ele já tenha uma chave marcada como principal e o tipo de pagamento seja PIX, o sistema irá selecionar automaticamente.

1. Chave PIX: campo que mostra a chave pix cadastrada como principal na conta corrente do favorecido ou permite que você digite qual a chave, de acordo com o tipo selecionado.
   
2. Pix QR Code: permite que você digite ou cole o link do Pix Copia e cola do boleto, referente ao pagamento da nota fiscal. Basta clicar no botão  e depois salvar o que for inserido por você na tela abaixo.
   

1. Classificação de Serviço: Selecionar o tipo de classificação de serviços para lançamentos da EFD-Reinf. Caso o fornecedor já possua vinculado, ela será exibida automaticamente preenchida. Esse campo é obrigatório, quando selecionado um imposto do tipo INSS. 

1. Descrição: Campo não obrigatório. Através da lupa  pode-se selecionar o histórico cadastrado no Cond21, ou digitar a informação que deseja. Caso esteja usando a configuração <Utilizar produto/serviço como descrição marcada> o campo estará desabilitado. Além disso, caso esteja com a configuração “Incluir descrição do serviço da nota no lançamento” a descrição estará preenchida automaticamente, caso seja uma nota fiscal de serviço (NFSe).
   

1. Serviços: Ao marcar essa opção, você poderá identificar que essa nota se trata de um serviço prestado para o condomínio e, então, escolher o código do serviço, bem como a Série da Nota de Serviço que pode ser diferente da Série da Nota e o Tipo de Documento. A descrição do Serviço será preenchida automaticamente com a descrição que estiver presente na nota fiscal encontrada, mas pode ser editada. As opções disponíveis para seleção, são de informações previamente cadastradas no Condomínio21.
   

Clique em Salvar, para fazer com que ao gerar a despesa, essas informações fiquem gravadas para ela.

1. Exporta contábil: Essa opção será mostrada, apenas para os condomínios que estão configurados para integrar com o sistema Group Contábil. Caso ele não esteja, ela não será exibida.

1. Por padrão, ela será mostrada marcada e com a data do documento pré-selecionada, com o primeiro dia do mês de referência da nota fiscal, mas poderá ser alterada a qualquer momento, clicando no botão do calendário. Gerando a despesa com essa opção marcada, significa que ela será considerada para a exportação do lançamento para o Group Contábil.

1. Com todas as informações selecionadas e conferidas, basta você clicar em [Gerar conta] para a despesa ser criada no Condomínio21, contendo é claro o documento da nota fiscal anexado automaticamente pelo GED ao lançamento.
   

1. Mas antes de gerar a conta, é preciso que você conheça no detalhe cada uma das funcionalidades da tela. Para isso, a seguir são relatadas todas as informações que você precisa saber, para usar o Group Pay de acordo com a sua rotina. É muito importante, a leitura de cada um dos tópicos.

Adicionando mais classes de contas nas Notas Fiscais no Group Pay

Se você trabalha com o lançamento de notas fiscais atribuindo uma classe de conta específica para cada produto ou serviço, este tópico é especialmente relevante para você. Por outro lado, se você realiza o lançamento da nota inteira em uma única classe de conta, a funcionalidade descrita a seguir pode não ser tão útil, mas é importante entender como ela funciona.

Como fazer: 

1. Ao clicar em + Adicionar mais classes de contas na tela de cadastramento de Notas Fiscais, será aberta a tela de Classes de Conta. Se houve seleção de classe de conta e centro de custo na tela anterior, estes virão preenchidos, se não, a tela será aberta para seleção das classes. O valor vem preenchido com o valor total da nota. 
   

1. Ao clicar em Nova o sistema trará uma nova linha abaixo da classe em tela e limpará o campo de valor total, para que seja preenchido o valor de cada classe. 
   

1. Clique na lupa para seleção da classe de contas ou centro de custo.
   

1. Clique no botão   para exclusão da classe de contas inserida. Ao clicar será exibida a mensagem abaixo. Clicando em não abortará o processo, e clicando em sim a classe será excluída. 
   

1. Ao clicar em Sim, se o valor total da nota fiscal não tiver sido distribuído entre as classes de contas corretamente, será exibida a mensagem abaixo:
   

1. Ao finalizar a configuração das classes de contas clique em [Sim], ou no X para cancelar. 
   

1. Ao clicar em Ver Mais será possível visualizar as classes configuradas. Os campos aparecerão bloqueados, apenas para conferência. 
   

Observações:

1. Ao adicionar mais de uma classe de contas, o bloco de parcelas ficará bloqueado exibindo a mensagem “Não é possível realizar o parcelamento, quando selecionada mais de uma classe de conta.”.

1. Ao adicionar mais de uma classe de contas, o bloco de retenção de impostos ficará bloqueado exibindo a mensagem: “Importante: Atualmente, a retenção de impostos não pode ser aplicada a múltiplas classes de conta. Para continuar, selecione apenas uma classe de contas para a nota fiscal.”.
   

Parcelando as Notas Fiscais no Group Pay

Por padrão, o sistema identificará as notas fiscais sem parcelas como tendo apenas uma única parcela, ou seja, apenas o lançamento atual. No entanto, o sistema também é capaz de reconhecer se há parcelas originais associadas à nota. Se você deseja parcelar uma nota que originalmente não possui mais de duas parcelas, siga os passos abaixo:

Como fazer: 

1. Ao clicar em + Parcelar na tela de cadastramento de Notas Fiscais, será aberta a tela de Parcelamento de Nota Fiscal.

1. Escolha a quantidade de parcelas desejadas, preencha em Nº Parcelas: e selecione o vencimento da primeira parcela. Os demais vencimentos das parcelas serão a cada um mês do vencimento anterior. Caso queira, a data pode ser alterada. 
   

1. Clique em [Gerar Parcelas].
   

1. Caso queira o valor também pode ser alterado, desde que o valor total das parcelas fique igual ao valor total das notas. Temos os mesmos botões para inserção do código de barras nas parcelas, igual na tela principal. Se o valor ficar diferente será apresentada a mensagem: “O valor total das parcelas está diferente do valor da nota. Corrija para salvar.”. Enquanto os valores estiverem divergentes, o botão salvar não será habilitado. 

1. Após as configurações de data de vencimento, valores e código de barras. Clique em salvar, para gravar as informações. 

1. Após salvar, será possível visualizar as parcelas geradas e teremos a informação de quantas parcelas foram geradas para nota conforme abaixo:

Observações:

1. Ao cadastrar mais de uma parcela não será possível adicionar mais de uma classe de contas. Será apresentada a seguinte mensagem no bloco de classes de contas: “Importante: Atualmente, não é possível adicionar mais classes para notas com parcelamento!”.
   

1. Se houver retenção de imposto após o cadastro das parcelas, os valores das parcelas serão recalculados abatendo o valor dos impostos. Ao clicar em ver parcelas você poderá ver os novos valores das parcelas.

Retendo impostos das Notas Fiscais no Group Pay

O sistema tentará identificar automaticamente os impostos retidos na nota fiscal e, inclusive, fará a seleção dessas informações. No entanto, se você precisar corrigir algum dado ou adicionar uma nova retenção, siga os passos abaixo:

Como fazer: 

1. Ao clicar em + Adicionar retenção na tela de Cadastramento de Notas Fiscais, será incluído na tela o combo de imposto para seleção.
   

• Lupa para seleção da natureza de rendimento. 

• Bloqueio do cadastro de imposto.

• Botão para exclusão do imposto cadastrado.

1. Selecione o imposto desejado. Se houver alíquota cadastrada no imposto, ao selecionar, ela virá preenchida e o valor será calculado em cima do valor base. Caso queira, pode alterar o valor base e as demais informações.

1. Caso seja um imposto que é transmitido pela EFD-Reinf, temos a opção de seleção da natureza de rendimento na tela. Entretanto, ela ficará vazia, apenas se não houver natureza de rendimento associada ao imposto ou ao fornecedor, sendo a do imposto prioritária para a seleção automática. Caso não haja natureza vinculada para o imposto, o sistema irá considerar a natureza associada ao fornecedor.
   

1. Caso queira excluir o imposto, clique no  e a mensagem abaixo será exibida para confirmação. Ao clicar em não, o imposto não será excluído. E ao clicar em sim o imposto será excluído da tela. 
   

      Observações:

1. Ao adicionar impostos ao lançamento, ou se vier impostos retidos pela nota fiscal, o campo de adição de mais classes de contas ficará bloqueado com a seguinte mensagem: “Importante: Atualmente, não é permitido selecionar múltiplas classes de conta para notas que possuem retenção de impostos.”.

1. Caso o imposto que venha retido na nota fiscal não esteja cadastrado no Condomínio21, o Group Pay fará o cadastro automático. E todos os campos virão bloqueados para edição, sendo necessário clicar em  para habilitar a edição. Para impostos que foram cadastrados pelo Group Pay, não será possível alterar o imposto.  

1. Caso haja classe de contas associada para o imposto em seu cadastro, o sistema gerará os lançamentos para ela. Essa mesma regra vale para a fornecedor, data de vencimento e data de apuração do determinados exclusivamente para o imposto.  

Código de Barras das Notas Fiscais no Group Pay

O código de barras não virá preenchido automaticamente, porque as notas fiscais não possuem essa informação. Porém, se você já possuir o boleto em mãos, pode adicionar essa informação. Na segunda fase do Group Pay, serão buscados os boletos DDA, mediante isso esse campo estará preenchido por padrão, mas não nessa versão.

Como fazer: 

1. Ao clicar em  na tela de Cadastrar Despesa no bloco código de barras, será possível inserir o código de barras para o lançamento de contas a pagar. 
   

1. Faça a leitura ou digitação do código de barras. 

Botão para confirmação do código de barras.

• Botão para excluir o código de barras. 

1. Ao clicar em confirmar o sistema fará a validação do código de barras, e caso seja um código de barras inválido a mensagem abaixo será apresentada, e não será salvo o código de barras digitado.

1. O código continuará no campo para edição dos campos inválidos e salvar.

1. Após correção, clique no botão de confirmação e o código ficará vinculado para geração da despesa.

 

      Observação:

1. De acordo com a regra aplicada no Condomínio21, o código de barras associado à nota fiscal é incluído apenas no lançamento principal da despesa, não sendo utilizado para impostos ou parcelas.

Realizando a baixa da despesa pelo Group Pay

Se em sua administradora vocês costumam fazer o lançamento da despesa já realizando sua baixa, a rotina criada no bloco ‘Modo de Pagamento e Liquidação’ foi criado para sanar essa necessidade.

Como fazer: 

1. Marque a opção <Modo de Pagamento e Liquidação> para liberar os campos do bloco.

1. Por padrão, os campos Dt. Pgto. e Dt. Liquid.  estarão preenchidos com a data do dia (do computador).

1. Caso queira que a data de liquidação não seja considerada, desmarque a opção neste campo. 

1. Se porventura tiver que digitar valores de Multa, Juros ou Desconto faça e verifique que o valor Total Baixa será atualizado automaticamente a medida em que os valores são informados.
   

1. Ao clicar em [Gerar Conta] o sistema irá criar a despesa com a situação Baixada e com o valor de pagamento seguindo o ‘Total Baixa’, além de considerar todas as demais informações que forem digitadas. Essa funcionalidade, é semelhante a que se tem atualmente no Condomínio21, na tela de Lançamento de contas a pagar aba Manual.
   

Vincular imagens GED das Notas Fiscais no Group Pay

As despesas que foram identificadas com cadastro no Condomínio21 virão com o ícone  preenchido na tela de Gerenciamento de Notas Fiscais.  Para identificação da despesa no Condomínio21, o Group Pay verifica e confronta as seguintes informações da nota x despesa: CNPJ do condomínio, CNPJ do fornecedor, Valor da nota fiscal, Número da nota fiscal e caso tenha data de vencimento informado na nota fiscal, a data de vencimento. 

Como fazer: 

1. Na tela de Gerenciamento de Notas Fiscais do Group Pay, clique em   e será aberta a tela de Vínculo de documento de despesa.
   

Nessa tela temos as seguintes informações:

1. Condomínios: Mostra o condomínio da nota fiscal.

1. Vencimento: Filtro para buscar notas de acordo com o vencimento. 

1. Botão Abrir Documento: Fará a abertura do PDF da nota fiscal. 

1. Botão Filtrar: Para busca conforme filtros da tela. 

Na grade temos:

1. Fornecedor: Nome do fornecedor da despesa.

1. CNPJ/CPF: CNPJ/CPF do fornecedor da despesa.

1. Nota Fiscal: Número da nota fiscal.

1. Mês Ref.: Mês de Referência da despesa no Condomínio21. 

1. Vencimento: Vencimento da despesa no Condomínio21. 

1. Valor: Valor da despesa no Condomínio21. 

1. Situação: situação da despesa no condomínio21. 

1. Parcela: Mostra o número da parcela, caso for um lançamento desse tipo.

1. Imposto: Mostra a palavra ‘Sim’ se o lançamento for desse tipo.

1. Selecione a despesa que deseja anexar o PDF da nota fiscal e clique em Vincular. 

1. Após o vínculo a mensagem abaixo será exibida:

1. Após clicar em Ok, a tela de vínculo da nota será fechada e voltará para a tela de Gerenciamento de Notas Fiscais do Group Pay. 

1. Notas fiscais adicionadas nos lançamentos de contas a pagar.

Observações:

1. Quando a despesa já estiver cadastrada no Condomínio21, o botão [Cadastrar] não ficará habilitado mostrando a mensagem abaixo.
   

1. Somente quando a despesa já estiver cadastrada no Condomínio21, o botão Vincular estará disponível para utilização. Caso não tenha despesa no Condomínio21, será exibida a mensagem abaixo:
   

Excluindo Notas Fiscais no Group Pay

Como fazer: 

1. Ao selecionar um lançamento na tela de gerenciamento de notas fiscais e clicar em Excluir, o sistema apresentará a seguinte mensagem:
   

1. Ao clicar em [Não], o processo será abortado.

1. Ao clicar em [Sim], a nota será excluída e não será mais exibida na tela. 

Observações:

1. A exclusão poderá ser feita com mais de uma nota fiscal ao mesmo tempo.
   
2. Para restaurar uma nota fiscal excluída, consulte o tópico abaixo.
   

Histórico de notas fiscais buscadas e excluídas no Group Pay

Nessa tela, é possível consultar todas as notas fiscais captadas pelos robôs que resultaram em despesas geradas pelo Group Pay, além das notas fiscais excluídas manualmente na tela de Gerenciamento de Notas Fiscais.

Como fazer: 

1. Clique no botão Histórico de Notas da tela de Gerenciamento de Notas Fiscais.
   

1. Será aberta a tela a seguir:
   

Nesta tela, é possível fazer uso dos seguintes filtros: 

1. Condomínio: Selecione um, múltiplos ou todos os condomínios. 

1. Notas e documentos captados em: É possível selecionar o mês de captação da nota fiscal, ou todos.

1. Tipo de ação realizada: Você pode escolher entre as opões abaixo, que refletem se foi uma ação de exclusão da nota ou de criação: 
   

1. Filtrar por Todas as ações;

1. Por Despesa criada;

1. Ou nota excluída.

1. Clique em Filtrar para que as notas sejam apresentadas na grade da tela.

1. Ao clicar no botão   é aberto o arquivo PDF da nota fiscal capturada, para visualização.
   

1. As notas são identificadas, conforme a ação realizada sobre elas:

1. Despesa criada no Cond21 através do Group Pay: Notas identificadas com a cor azul, tiveram sua despesa cadastrada através do processo de Cadastrar Despesas do Group Pay, ou, o documento foi anexado à uma despesa já existente no Cond21 através do processo de vincular documentos do Group Pay.
   

1. Nota Fiscal foi excluída na tela principal do Group Pay: De cor alaranjada, entra nessa identificação notas excluídas na tela de gerenciamento de notas, pelo botão  .

1. Ao selecionar notas e clicar em [Restaurar notas excluídas], elas irão deixar de exibir na tela de histórico, e exibirão novamente na tela principal de Gerenciamento de notas fiscais do Group Pay.
   

 Observações:

1. Não será permitido cadastrar despesas na tela de histórico de notas fiscais;

1. Notas da cor azul (Despesa criada no Cond21 através do Group Pay) só podem ser consultadas, não sendo possível sua restauração pois já foram cadastradas pela tela de Gerenciamento de Notas Fiscais;

Outras informações relevantes do Group Pay

1. Nas configurações do Group Pay temos as opções “Considerar anexos GED para todas as parcelas” e “Considerar anexos GED para os impostos”. Se ambas estiverem marcadas na hora da vinculação do lançamento, se a nota tiver parcelas e impostos, o anexo GED irá para todos os lançamentos. 

1. Ao finalizar o preenchimento das informações na tela de Cadastro da despesa e você clicar em [Gerar conta], caso esteja habilitado o parâmetro Trava de Lançamentos/Exclusão em Meses Fechados em Arquivo -> Configuração do Sistema -> Financeiro -> aba Outros e o mês do lançamento estiver fechado. A geração do lançamento não será permitida.

1. Caso as notas fiscais deixem de ser buscadas, confira se o certificado digital está vencido e faça a troca.

1. Não haverá busca manual de notas fiscais, o horário que isso acontecerá será o que foi informado nesse documento.

1. Caso você não tenha o Group GED contratado, as notas fiscais não serão anexadas automaticamente ao lançamento, mas ela poderá ser visualizada normalmente pelo seu software de abertura de PDFs.

1. Caso algum município de um dos seus condomínios, não esteja liberado para uso no Group Pay, abra uma sugestão de melhoria para que possamos incluir em nosso Armazém de ideias.

1. Quando ocorrer erros na ativação ou credenciamento dos condomínios, a mensagem informando do que se trata ficará disponível na tela por alguns minutos. Entretanto, será gerado um arquivo de log da operação na pasta de instalação do sistema, que servirá como guia para abertura do ticket junto ao Suporte.

1. O cadastro do condomínio deve estar completo e correto para que o credenciamento ocorra da melhor maneira possível. Não deixe de informar o número no endereço do condomínio. Caso ele não tenha, informe um número fictício.