Com essa funcionalidade, o lançamento de despesas no Condomínio21 fica muito mais ágil!

Fluxo do funcionamento:

1. Ativação da funcionalidade
   

O condomínio é ativado para utilizar a Captação de E-mails no Group Pay.

O sistema gera automaticamente um endereço de e-mail exclusivo para o condomínio.

1. Configuração do encaminhamento de e-mails

A administradora analisa como os e-mails chegam atualmente (remetente, assunto, corpo do e-mail etc.).

Com base nessa análise, são criadas regras de encaminhamento no e-mail da administradora para direcionar mensagens relevantes ao e-mail do condomínio no Group Pay.

1. Processamento no Group Pay
   

O Group Pay recebe os e-mails e utiliza OCR e Inteligência Artificial para identificar e extrair automaticamente as informações dos documentos anexos.

O sistema busca captar o máximo de dados possíveis para minimizar a necessidade de ajustes manuais.

1. Lançamento no Condomínio21

Os documentos reconhecidos aparecem no Condomínio21, permitindo que a administradora os utilize diretamente na criação das despesas (contas a pagar).

1. Acesse o menu: Módulos > Contas a Pagar > Group Pay.
   
2. Clique no ícone do menu “sanduíche” e acesse: Group Pay > Credenciar Administradora.

1. Na tela de credenciamento da administradora: Clique no botão Configurações .

1. Marque a opção "Utiliza captação de notas fiscais por e-mail".

1. Clique em Confirmar.

1. Após esse processo, a funcionalidade estará liberada para ativar os condomínios que utilizarão essa captação.
   

1. Acesse novamente o menu: Módulos > Contas a Pagar > Group Pay > Credenciar Condomínios.
   

1. Na tela de credenciamento dos condomínios: Clique no botão "Credenciar condomínios para captação de notas por e-mail" no canto superior direito.
   

1. A tela ‘Credenciar condomínios para a captação de notas por e-mail’ será exibida. Escolha entre ativação individual ou múltipla:
   

1. Ativação individual

1. Clique no botão  de ativação ao lado do condomínio desejado.
2. O botão mudará de cor para verde , indicando que o processo foi iniciado e o e-mail do condomínio foi criado.
3. O e-mail do condomínio será criado e mostrado automaticamente na coluna Endereço de e-mail. Além disso, o botão Copiar e-mail ficará disponível para uso.
4. Clique em Salvar para concluir. Uma mensagem de sucesso será exibida.

Observação:

1. Também é possível fazer a ativação individual pela tela padrão de credenciamento. Acesse a tela padrão de credenciamentos do condomínio no Group Pay e clique no botão Configurar do condomínio e acesse a mesma funcionalidade descrita acima.
   

1. Ativação múltipla

1. Clique no botão [Clicando Aqui] no topo da tela.
2. Selecione os condomínios desejados e mova-os para o bloco Selecionados. 
3. Clique em Confirmar. 
4. Em seguida, clique em Salvar. Uma mensagem de sucesso será exibida.

Observações:

1. Somente serão listados para ativação os condomínios já credenciados no Group Pay.
   

1. O e-mail do condomínio será formado por: resumo do condomínio + código do suporte + 3 primeiros dígitos do CNPJ do condomínio  + ID do condomínio

1. Exemplo: condominiomodelo-575-00013-4@documentos.grouppay.com.br
   

3. Criando regras no e-mail da administradora

As regras de encaminhamento de e-mails é específica para cada provedor. Para consultá-las acesse aos FAQ de cada um e realize o cadastro das regras para que os e-mails das notas fiscais que chegarem para a administradora sejam enviados para o Group Pay.

1. FAQ do Outlook

1. FAQ do Gmail

1. FAQ da Locaweb

Dicas para a criação das regras:

Defina um objetivo claro

1. Antes de criar a regra, pense:
   
1. Você quer organizar e-mails por assunto?
   
2. Precisa repassar mensagens para outra pessoa?
   
3. Deseja separar clientes, fornecedores ou diferentes áreas?
   

Use critérios específicos

1. Evite regras muito genéricas, que podem pegar e-mails indesejados. Use filtros como:
   
1. Remetente específico: de:sindico@exemplo.com
   
2. Palavras-chave no assunto ou corpo: “NF”, “nota”, “nota fiscal”, “boleto”.
   
3. Com destinatários específicos: se você está em cópia, por exemplo
   

Combine ações automáticas

1. As regras podem fazer mais do que apenas encaminhar. Exemplos:
   
1. Mover para uma pasta (ex: “Condomínio X” ou “Condomínio Y”)
   
2. Marcar como lido
   
3. Atribuir uma categoria/etiqueta
   
4. Encaminhar para outra pessoa
   

Evite excesso de encaminhamentos

1. Encaminhar muitos e-mails pode poluir outras caixas de entrada ou até gerar loops (em casos extremos). Use com moderação e só quando for realmente necessário.
   

Teste suas regras

1. Depois de criar, envie um e-mail de teste para você mesmo e veja se tudo funciona como esperado. Às vezes, pequenos ajustes no critério fazem toda a diferença.
   

Exemplos de regras úteis:

1. Notas Fiscais: “Se o assunto contém ‘NF, Nota Fiscal ou Boleto → encaminhar para o e-mail condominiomodelo-575-00013-4@documentos.grouppay.com.br”
   

1. Síndicos: “Se o remetente é ‘sindicocondominioX@empresa.com’ → marcar com etiqueta vermelha e encaminhar para condominiomodelo-575-00013-4@documentos.grouppay.com.br”
   

1. Corpo do e-mail: “Se no corpo do e-mail possuir o nome completo do Sindico “Fulano de Tal” e possuir um anexo mover para a pasta Condomínio modelo e encaminhar para o e-mail condominiomodelo-575-00013-4@documentos.grouppay.com.br”.
   

4 - Como utilizar o Group Pay com as notas fiscais coletadas por e-mail no Condomínio21

Após a ativação dos condomínios para o recebimento de e-mails e a criação das regras necessárias para direcionamento ao domínio do Group Pay, o Condomínio21 estará pronto para receber automaticamente as notas fiscais e boletos enviados por e-mail. A partir disso, será possível gerar as despesas de forma ágil e prática dentro do sistema.

1. Diferentemente do processo de identificação feito pelos robôs, a captação por e-mail utiliza uma tecnologia baseada em OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) combinada com Inteligência Artificial.
   A IA é continuamente treinada, por isso, se ela não conseguir identificar corretamente a que condomínio pertence a nota ou boleto, ou informações como fornecedor e valores, é essencial que o documento seja enviado ao nosso time de tecnologia através do atendente da equipe de Implantação ou Suporte. Assim, o modelo poderá ser ajustado para reconhecer o layout do documento e melhorar gradativamente a precisão da leitura. 

1. Caso alguma informação não seja identificada automaticamente, é possível realizar os ajustes manualmente na tela de Cadastro de Despesas do Group Pay. 

1. Se as regras de e-mail criadas forem muito genéricas ou semelhantes entre os condomínios, pode haver casos em que uma nota fiscal seja atribuída ao condomínio incorreto. Por isso, é fundamental que as regras sejam definidas de forma específica para cada cenário.

1. Ainda assim, caso isso ocorra, o sistema permite a correção do condomínio diretamente na tela de cadastro da despesa.
   

Como cadastrar uma conta a pagar a partir de uma nota enviada por e-mail

1. Acesse o Módulo de Contas a Pagar, clique no menu sanduíche, selecione o submenu Group Pay e depois a opção Cadastrar Despesas.
   

1. A tela de Gerenciamento de Notas Fiscais do Group Pay será exibida normalmente.

1. Ao clicar no botão Filtrar, serão exibidas tanto as notas fiscais captadas pelos robôs quanto aquelas enviadas por e-mail, conforme as regras criadas no domínio do Group Pay.

1. Essas últimas estarão identificadas com a tag "E-mail" na coluna Tipo de Busca.

Atenção: como mencionado anteriormente, nem todas as informações da nota enviada por e-mail podem ser reconhecidas automaticamente.

1. Clique em Cadastrar para iniciar o processo de criação da despesa.
   

1. O cadastro segue o padrão do Group Pay. Você poderá revisar, selecionar ou digitar manualmente os dados que não foram preenchidos automaticamente, como fornecedor, condomínio, nota fiscal, valores, entre outros.

1. Após preencher as informações necessárias, clique em Gerar Conta.

1. Se o GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) estiver configurado, a nota fiscal será anexada automaticamente ao lançamento no sistema Condomínio21.
   

Observações:

1. Caso alguma informação obrigatória não tenha sido identificada, o sistema exibirá o  ícone de atenção ao lado do campo correspondente. Sem o preenchimento desses campos, não será possível gerar a conta.
   

1. Se a nota fiscal captada por e-mail já tiver sido cadastrada previamente na tela do Group Pay (ou seja, foi identificada pelos robôs e teve a conta a pagar gerada), a tela de Gerenciamento de Notas Fiscais exibirá o ícone do GroupPayNim, indicando que aquela nota já foi processada.

1. Nos casos em que o condomínio está configurado para utilizar tanto a busca automática por robôs quanto a captação por e-mail, e ela nota fiscal for localizada por ambos os meios, o sistema exibirá todas as ocorrências na grade. Cada uma estará identificada com sua respectiva tag:

1. "Nota Fiscal" para as notas captadas pelos robôs

1. "E-mail" para as notas captadas via e-mail.