Conhecendo o Group BOT Fiscal

O Group BOT Fiscal é uma das funcionalidades mais revolucionárias da atualidade no mercado condominial. Em resumo, os robôs irão realizar a captura das notas fiscais dos tipos NFe (produtos) e NFSe (serviços) para inserção automática no Condomínio21.

Após a importação, o usuário precisará apenas escolher as informações obrigatórias como mês de referência e classe de conta para que a despesa seja criada com sucesso. Entretanto, a ideia é que no futuro o sistema aprenda com base nessas escolhas o que ele deve fazer para criar a conta a pagar, sem a necessidade de uma ação manual para fazer essas seleções. 

Neste documento estão sendo relatados todos os passos necessários para utilizar o Group Bot Fiscal no Condomínio21, bem como regras e particularidades para esse uso. 

Utilizando o Group Bot Fiscal no Condomínio21

Configurações

Há dois tipos de configurações do Group Bot Fiscal, aquelas que são para a habilitação e funcionamento básico das buscas das notas e aquelas pontuais para a criação das contas a pagar, download de notas e outros, essa última fica localizada na própria tela do Group Bot Fiscal e será explanada em outros tópicos desse manual.

Configurações para o funcionamento do Bot Fiscal

Atualmente, o Group Bot Fiscal é habilitado e configurado pelo responsável da implantação dessa funcionalidade e inicialmente, algumas configurações que possui as funcionalidades para seleção dos condomínios, atualização de cadastros, frequência de atualização das notas ficam habilitadas para uso apenas para o usuário padrão da Group, porém em um futuro breve ela será liberada para os administradores do sistema e demais usuários com permissão de acesso.

De toda forma, para que o Group Bot Fiscal fique disponível para uso é preciso que a opção <Integra com o Group Bot Fiscal> presente no menu Arquivo > Integrações > Outros, esteja marcada.

Abaixo estão descritas todas as funções das configurações existentes para o Group Bot Fiscal:

1. Integra com o Group Bot Fiscal: libera o uso da funcionalidade e habilita o menu Group Bot Fiscal acessado através do menu Editar.

1. Atualiza cadastro dos fornecedores: com essa opção marcada o sistema irá atualizar o cadastro existente dos fornecedores no Cond21, exceto o “Nome fantasia” com base nos dados recebidos pelas notas do Group Bot Fiscal. Opção habilitada apenas para o usuário do Suporte da Group Software.

1. Frequência da busca por novas notas: essa opção permite configurar de quanto em quanto tempo, o sistema deve perguntar/solicitar aos robôs o envio de novas notas. Por padrão, estará a opção de 1h/1h selecionada. Opção habilitada apenas para o usuário do Suporte da Group Software, por isso, na implantação confira qual a opção será a melhor para o seu cenário.

1. Configurar condomínios: essa opção permite configurar quais condomínios irão utilizar o Group Bot Fiscal. Opção visível apenas para o usuário do Suporte da Group Software.

1. Exportar dados cadastrais: essa opção está destinada unicamente para o processo de cadastro dos condomínios e da administradora no ambiente do Group Bot Fiscal. Opção visível apenas para o usuário do Suporte da Group Software.

1. Configurar administradora: essa opção está destinada unicamente para o processo de habilitação da administradora junto ao Group Bot Fiscal. Opção visível apenas para o usuário do Suporte da Group Software.
   

Grupo de acesso

O Group Bot Fiscal pode ser acessado diretamente pelo menu Editar > Lançamentos > Group Bot Fiscal ou pelo menu Baixas/Cobrança > Módulo de cobrança CNAB. 

Para tratar esse acesso por usuário, esses menus foram incluídos na funcionalidade “Grupo de Acesso”, com isso acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso e configure a permissão de uso para cada usuário do sistema.

Por padrão, todas as opções estarão marcadas para os grupos já existentes.

Importante:

1. Para o Group Bot Fiscal, apenas a opção <Acesso> está funcional, ou seja, poderá definir apenas se o usuário terá ou não permissão de acessar a tela. As demais opções, ainda não estão usuais na versão 3.0.

1. Além de habilitar o acesso ao Group Bot Fiscal é imprescindível que para o grupo do usuário esteja habilitada a opção para pelo menos o acesso mínimo ao Módulo de Cobrança CNAB. Sem essa configuração o Bot Fiscal não ficará disponível. (Menu Baixas/Cobrança > Módulo de Cobrança CNAB).
   

Acesso dos usuários

Os usuários terão acesso à tela do Group Bot Fiscal quando a configuração do grupo de acesso for realizada, conforme descrito no tópico anterior e para os condomínios que ele possuir permissão de uso.

Importante:

1. Se porventura houver notas disponíveis e apresentadas para alguns usuários e para outros não exibem, mesmo que esses possuam permissão para todos os condomínios acesse o menu Cadastros > Controle de acesso, selecione o usuário em questão e verifique na aba Condomínios Permitidos se está selecionada a opção <Todos>. Caso esteja, clique na opção Selecionados e escolha todos os condomínios que ele tem permissão, nessa situação serão todos. Essa é apenas uma medida de contingência para somente essa situação esporádica. Caso persista, é ideal entrar em contato com o Suporte da Group Software.

1. Vale lembrar que a mensagem de que não há notas disponíveis irá ser apresentada em outros casos, mas quando de fato os robôs não encontrarem notas ou caso a cidade para busca dos documentos não esteja liberada, ou ainda, o serviço dos robôs esteja passando por manutenção ou melhoria.
   

Realizando a busca/ download das notas fiscais

Para que a busca automática das notas fiscais feitas pelos robôs aconteça, é necessário o envio e cadastro dos certificados digitais dos condomínios com suas senhas para o download de notas de produtos (NFe) e os logins e senhas dos condomínios junto às prefeituras para o download de notas de serviço (NFSe). Esses cadastros são feitos no processo de implantação e impactam na utilização da funcionalidade no Condomínio21.

Importante: 

1. Nem todas as prefeituras do Brasil estão liberadas para busca das notas fiscais de serviço, antes de iniciar o uso do Bot Fiscal valide com o seu implantador ou com o Suporte da Group Software se a cidade do seu condomínio já possui layout liberado e utilizado pelos robôs;

1. Para algumas cidades como a de São Paulo e Brasília, as buscas das notas fiscais de serviço “não” são buscadas através do acesso aos sites, ou seja, usando o login e senha. Para essas prefeituras a busca acontece através do uso do certificado digital A1, funcionando da mesma forma que a busca de notas fiscais de produto. 

1. A busca de notas fiscais de serviço de serviços prestados em municípios diferentes do condomínio, não é realizada pelos robôs. Essa é uma limitação das próprias prefeituras e dos sistemas de tramitação de notas, com isso, se o prestador de serviço retirou a nota de serviço na cidade de Uberlândia e a cidade do seu condomínio é Belo Horizonte, os robôs não conseguem achar essa nota ao procurar no site da prefeitura de Belo Horizonte.
   
2. Para que a busca automática aconteça, o Cond21Integrador.exe deve estar em execução no servidor.
   

Como fazer:

1. Para que o Group Bot Fiscal faça o download das notas acesse o menu Editar > Lançamentos > Group Bot Fiscal ou pelo menu Baixas/Cobrança > Módulo de cobrança CNAB. Caso opte por esse último acesso, clique no botão [Group Bot Fiscal].

1. Será apresentada a tela inicial, mostrando que os robôs estão realizando a busca e o download das notas fiscais.
   

Importante: Se tiver sido repassado apenas certificados digitais dos condomínios e não os logins e senhas das prefeituras, somente notas de produtos (vendas) serão encontradas. Se for ao contrário, somente notas de serviço serão encontradas.

1. Em seguida, as notas encontradas serão apresentadas na tela, conforme imagem abaixo. A busca automática traz as notas fiscais encontradas nos últimos 5 (cinco dias) considerando a data atual. 

1. Caso seja a primeira busca ela encontrará notas no período entre 90 a 120 dias.
   

Conhecendo as funcionalidades do Group Bot Fiscal

A seguir serão listadas as funcionalidades do Group Bot Fiscal, bem como a apresentação e definição das opções, campos e outros.

Download de DANFE e XML

A fim de possibilitar a conferência da veracidade das notas fiscais, o Condomínio21 realiza o download das DANFEs, dos PDFs das notas de serviços e dos arquivos XML de todas as notas encontradas pelos robôs.

Como fazer:

1. Por padrão as notas serão salvas na pasta ‘Notas Fiscais Group Bot’ que estará presente na pasta de instalação do Condomínio21. Porém, é possível configurar um caminho específico para o download dos arquivos. Para isso clique na engrenagem   presente no canto superior direito da tela e selecione o caminho desejado na opção ‘Realizar o download de arquivos em:’ e ao final clique no botão [Confirmar].

O sistema irá realizar o download das DANFEs e notas fiscais de produto na pasta configurada, porém dentro da subpasta DANFE.

As notas serão organizadas pelo mês da data de emissão e por condomínio, conforme mostrado a seguir. O arquivo será identificado pelo Número da Nota Fiscal + Nome do Fornecedor + o Nome do Condomínio.

Para visualizar a nota, basta clicar no botão  presente na grade da tela. Ou clicar com o lado direito do mouse sobre a linha da nota fiscal e acionar a opção ‘Abrir Danfe’.

Para abrir o arquivo xml da nota, basta clicar com o lado direito do mouse sobre a linha da nota fiscal na grade da tela e selecionar a opção ‘Abrir XML da nota’. O sistema abrirá o arquivo no programa padrão de texto do computador ou pedirá para selecionar em qual programa deseja abrir.

O download dos arquivos XML será feito automaticamente na pasta configurada e ficará dentro da subpasta XML.

Assim como as DANFEs, os arquivos xml serão organizados pelo mês da data de emissão e por condomínio, conforme mostrado a seguir. O arquivo será identificado pela chave de acesso da nota e pelo nome do condomínio.

Cadastro automático de fornecedores

Para facilitar a aceitação das notas e assim agilizar a criação da conta a pagar, os fornecedores encontrados que não estiverem cadastros no Condomínio21, serão inseridos automaticamente no sistema. 

Para identificá-los, basta notar que eles estarão com um ponto de exclamação (atenção) ao lado da coluna “Fornecedor”.

Além disso, o Group Bot Fiscal ainda pode atualizar os dados dos fornecedores que já estão cadastrados no sistema, automaticamente, com as informações que vierem deles nas notas fiscais buscadas. 

Para isso a configuração <Atualizar cadastro dos fornecedores> deverá estar marcada nas Configurações do sistema, acessada pelo menu Arquivo > Configurações do Sistema > Integrações aba “Outros”. Com essa opção marcada, todos os fornecedores que possuírem o mesmo CNPJ serão atualizados, com exceção do nome fantasia que não será alterado. 

Até então, essa opção fica habilitada somente para o usuário do Suporte e Implantação do Condomínio21, então confira se a sua necessidade é de atualizar sempre os dados dos fornecedores e peça para que ela fique marcada.

Exclusão de notas encontradas

A fim de possibilitar o descarte de notas fiscais que já tenham contas a pagar criadas no Condomínio, ou ainda daquelas que não serão inseridas, o botão [Excluir Notas] possui a função para executar essa rotina no Group Bot Fiscal.

Como fazer:

Selecione a nota fiscal desejada e clique no botão [Excluir Notas].

Será exibida a mensagem de advertência abaixo, que alerta que essa nota não será buscada novamente pelos robôs. 

Clique no botão [Sim] para continuar e em [Não] para abortar a operação.

Resgate de notas excluídas

Caso seja necessário encontrar uma nota fiscal que foi excluída pelo processo anterior, ou que tenho sido inserida no Condomínio21 pelo Group Bot Fiscal e tenha sido excluída ou cancelada na tela de Consulta de contas a pagar, será possível fazer o resgate dessas notas para que seja possível trabalhar com elas novamente.

Como fazer:

Clique no botão [Notas Finalizadas], localizado no canto superior direito da tela do Bot Fiscal.

A tela ‘Gerenciar notas fiscais excluídas’ será aberta e nela basta definir o período de resgate, de acordo com a data de emissão e clicar no botão [Buscar Notas]. Nessa tela ainda é possível realizar filtros de acordo com o condomínio e fornecedor para facilitar a busca.

Selecione a nota deseja no grid e ao final clique no botão [Restaurar notas].

A nota selecionada irá voltar para a grade das notas disponíveis.

Busca manual de notas

Caso haja necessidade de encontrar notas antigas ou mesmo forçar para que uma nova busca aconteça, o botão [Buscar notas manualmente] foi criado para essas situações e poderá ser acionado a qualquer momento. 

Importante:

A busca manual traz notas fiscais que foram encontradas pelos robôs dentro de um período de 45 dias e poderá trazer notas que tiveram contas a pagar já criadas, para essas deverá ser feito o processo de exclusão da nota.

Caso os robôs encontrem alguma nova nota fiscal, será exibido um aviso mostrando a quantidade resgatada.

Na tela do Group Bot Fiscal há duas abas “Notas Disponíveis” e “Criação da Conta a Pagar”. A primeira mostra as notas fiscais encontradas pela busca feita pelos robôs, permitindo que após aceitação elas fiquem disponíveis para criação da despesa, que é o objetivo da segunda aba.

Manifestação do destinatário das notas fiscais

A manifestação do destinatário das notas fiscais eletrônicas consiste na confirmação ou desconhecimento da operação da nota fiscal recebido. 

Em resumo, permite que o destinatário da NFe manifeste a ciência das operações prestadas pelo fornecedor que estão presentes na nota. Visando resguardar a administradora, para com a Receita Federal foram inseridas as opções para a manifestação da Confirmação da operação e Desconhecimento da operação, que são as ações possíveis do destinatário, que no caso são os condomínios.

Para esclarecimento (Fonte: https://receita.fazenda.rs.gov.br/conteudo/5041/manifestacao-do-destinatario).

1. Confirmação da operação: o destinatário confirma que a operação descrita na NF-e ocorreu. Quando a NF-e trata de uma circulação de mercadorias, o momento de registro do evento deve ser posterior à entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário. Após a Confirmação da Operação, a empresa emitente fica impedida de cancelar a NF-e;

1. Desconhecimento da operação: Manifestação do destinatário declarando que a operação descrita da NF-e não foi por ele solicitada.
   

Como fazer:

Clique na opção [Manifestar] e escolha a opção desejada.

Confirmar: possibilita a confirmação das notas selecionadas na grade. Quando acionado, o sistema irá apresentar a mensagem a seguir.

Clicando em [Sim] é enviado para a Receita Federal o registro para confirmar a operação junto a ela.

Clicando em [Não] a operação é abortada.

Desconhecer: possibilita o desconhecimento da operação das notas selecionadas na grade. Quando acionado, o sistema irá apresentar a mensagem a seguir.

Clicando em [Sim] é enviado para a Receita Federal o registro para confirmar a operação junto a ela.

Clicando em [Não] a operação é abortada.

1. Ambos/Consulta: possibilita ter uma visão geral do status da manifestação das notas, bem como permite realizar as mesmas ações citadas acima, na tela que será aberta.

1. Nela há filtros que podem ser utilizados, para trabalhar de forma mais rápida na consulta e execução das ações. Os botões [Confirmar] e [Desconhecer] fazem as mesmas ações citadas anteriormente, quando acionados de forma separada.

Após realizar as manifestações, será devolvida uma mensagem informando o sucesso ou não da operação e ao clicar em [Ok] dessa mensagem, será exibida a tela abaixo, com o retorno recebido.

Observações:

1. Para utilizar a manifestação do destinatário das notas, é preciso solicitar ‘inicialmente’ ao suporte a liberação para o ambiente de produção do Fisco. Para termos um cuidado no início da utilização do Bot Fiscal, que atualmente ele está apontando para o ambiente de homologação.

1. A critério de curiosidade atualmente a manifestação das notas pode ser feito diretamente pelo Portal da NF-e acessado pelo link http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx.

1. É possível enviar a confirmação da operação das notas de forma automática para o Fisco, quando a conta a pagar for criada. Para isso, acione a engrenagem  das configurações do Bot localizada no canto superior direito e marque a opção ‘Enviar automaticamente a confirmação da nota para o Fisco durante a geração da conta a pagar.’ e clique no botão [Confirmar].
   

Trabalhando com as notas fiscais

Notas Disponíveis

É na aba Notas Disponíveis, que são mostradas todas as notas encontradas pelos robôs. Nela há filtros que simplificam e ajudam no trabalho com as notas, e é nela onde que é possível aceitar uma nota para que seja criada a conta a pagar, posteriormente. Nessa aba ainda é possível fazer a exclusão das notas, como citado anteriormente. Para que a utilização dos filtros detalhados a seguir surta efeito, é preciso clicar no botão [Filtrar]. Após filtrar as notas, a tela permanecerá com os filtros preenchidos mesmo que seja acionada a aba Criação de Contas a Pagar ou uma nota seja restaurada.

Conhecendo os filtros:

- Condomínio: Filtro que permite a seleção dos condomínios ativos. Por padrão, todos os condomínios estarão selecionados. Para poder filtrar notas de apenas um ou vários condomínios, clique no botão presente no campo e faça a seleção clicando duas vezes com o mouse sobre o nome do condomínio ou utilizando os botões de inclusão e exclusão (>, <, >>, <<) presentes na tela que será aberta.

Nessa tela ainda é permitido digitar o nome do condomínio, para que ocorra uma pré-seleção automática.

1. Fornecedor: Mostra os fornecedores das notas encontradas. Clique no botão referente ao lado do campo, para que a tela que permite a seleção do fornecedor seja apresentada. Clique duas vezes sobre a linha ou selecione o fornecedor ou ainda digite o nome desejado e ao final clique no botão [Selecionar]. 
   

1. Data de emissão: Permite filtrar notas fiscais que contenham apenas a data de emissão dentro do intervalo informado. Marque a opção existente no campo, digite ou escolha datas válidas nos campos ‘De’ e ‘Até’.
   

1. Produto/Serviço: mostra todos os produtos e serviços das notas disponíveis para que seja possível, filtrar e trabalhar apenas com o escolhido. Para selecionar clique duas vezes sobre a linha ou selecione o desejado ou ainda digite o nome desejado e ao final clique no botão [Selecionar].
   

1. Nota Fiscal: permite filtrar por Número da nota fiscal ou pelo Número e Série das notas que foram buscadas pelos robôs, para usar digite as informações desejadas.
   

1. Tipo: permite filtrar pelo tipo da nota se “Todos” que o padrão selecionado ou por NFe ou NFSe.
   

1. Valor: nesse campo é permitido digitar um intervalo de valores, para que seja permitido filtrar pelas notas que se adequarem a informação. Marque a opção existente no campo e após isso digite valores válidos nos campos ‘De’ e ‘Até’ e ao final clique no botão [Filtrar].
   

1. Botão Filtrar: deve ser acionado sempre que for desejado trabalhar com notas fiscais específicas, de acordo com o que foi escolhido nos filtros.
   
2. Botão Limpar Filtros: permite limpar os dados informados nos campos citados acima.
   

Conhecendo as colunas:

1. Condomínio: mostra o nome do condomínio que pertence a nota.

1. Ícone de afirmação: identifica se o fornecedor foi cadastrado automaticamente.

1. Fornecedor: mostra a razão social do fornecedor da nota fiscal.

1. CNPJ: mostra o CNPJ ou CPF do fornecedor da nota fiscal.

1. Nota fiscal: mostra o número da nota de produto ou serviço

1. Emissão: data de emissão da nota fiscal.

1. Valor total: mostra o valor total das notas somando as retenções de impostos.

1. Parcelas: mostra a quantidade de parcelas em que o pagamento da nota foi dividida. Quando não houver parcelas será mostrado o número 1.

1. Tipo da Nota: Mostra as opções NFe ou NFSe, de acordo com o tipo da nota.

1. : Permite a abertura da nota fiscal (Danfe ou nota de serviço).

1. : permite a abertura para seleção de duas ou mais classes de contas, quando trabalhado com nota por produto/serviço.

1. Classes de contas: Exibe a descrição da classe de conta selecionada para a nota, caso seja apenas uma.

1. Mês de referência: por padrão será mostrada vazia e será preenchida após seleção dessa informação na aba Criação da conta a pagar.

1. Vencimento: será preenchida com o vencimento da primeira parcela da nota, caso ela tenha parcelamento. Caso contrário, será exibida vazia. 

1. Série: será preenchido com a série da nota. Caso não tenha, será preenchido com o número 1.

1. Conta para pagamento / Tipo de pagamento / Tipo de documento/ Classificação de serviços e Descrição: por padrão serão mostradas vazias e serão preenchidas após seleção dessa informação na aba Criação da conta a pagar.

1. Chave de acesso: mostra a chave de acesso das notas fiscais de produto. É permitido copiar essa informação, para isso basta clicar com o mouse sobre a linha desejada.
   

Aceitação da nota para criação da conta a pagar

Para que a conta a pagar seja de fato criada no Condomínio21, é preciso primeiramente aceitar que a nota encontrada pelos robôs, será de fato inserida no sistema. Essa é uma forma de garantir a veracidade da nota, permitir segmentar o processo por usuários e, além disso, deixar que uma conferência prévia seja feita, evitando assim o retrabalho de trabalhar com notas que já estejam no sistema.

Como fazer:

Após conferência dos dados na grade da tela, selecione as notas desejadas e clique no botão [Aceitar nota(s)], elas passem para o próximo passo que é a criação da despesa.

O sistema apresentará uma mensagem de advertência apenas informando o que acontecerá se prosseguir com a ação. E para continuar clique no botão [Sim]. Ao clicar em [Não] a operação é abortada.

Após isso, a nota selecionada passará automaticamente para a aba “Criação de Contas a Pagar”. 

Caso queira que a nota volte para o passo anterior e saia dessa aba, selecione-a e acione o botão [Declinar nota(s)].

O sistema apresentará uma mensagem de confirmação informando que a nota voltará ao estágio anterior. Para continuar clique no botão [Sim] e para abortar clique em [Não].

A criação da conta a pagar será relatada no próximo tópico.

Criação da conta a pagar

Com as notas fiscais aceitas, será possível criar as contas a pagar no Condomínio21. Para isso, será necessário selecionar algumas informações obrigatórias que são o Mês de Referência e Classe de conta, as demais não são obrigatórias, mas poderão ser utilizadas para criar uma despesa com dados completos.

Antes de detalhar o processo de criação da nota, serão apresentados os campos da aba referente.

Conhecendo os campos da tela:

Mês Referência: Por padrão, sempre estará selecionado o mês atual da data do computador.

Vencimento: Para adicionar uma data de vencimento ou trocar a data que veio na nota, é preciso marcar a opção, digitar ou escolher qual o dia será aplicado para o lançamento. 

Caso não queira inserir um vencimento específico e a nota não possua vencimento, o sistema irá adicionar para o lançamento da conta a pagar, o primeiro dia do mês de referência selecionado.

Tipo de seleção de classe de conta e imposto: A seleção da classe de conta é uma informação obrigatória, porém há duas formas de aplicar a classe para a conta a pagar, são elas:

Por nota fiscal: essa é a opção padrão selecionada nesse filtro. Ela significa que a conta a pagar que será criada, terá apenas uma classe de conta para a nota fiscal inteira, ou seja, o sistema ignora se há dois ou mais produtos e/ou serviços na nota, e aplica apenas uma classe para todos eles, agrupando tudo em apenas um lançamento. Assim também acontecerá para os impostos, que serão retidos para a nota e não para os produtos e/ou serviços.

Essa opção corresponde ao uso da aba “Manual” da tela de Lançamentos de contas a pagar, acessada pelo menu Editar > Lançamentos, para criar despesas.

Ao optar por manter essa seleção, será necessário digitar o número ou escolher a classe de conta no campo que fica ao lado do filtro.

Será aberta a tela para selecionar a classe de conta, de acordo com o plano de contas do condomínio. Clique no botão ‘+’ para expandir o grupo de contas e escolha a classe desejada clicando duas vezes com o mouse sobre ela ou pelo botão [Selecionar].

Nessa tela há possibilidade de digitar parte da palavra da classe, para encontrar de forma mais ágil a desejada.

Importante:

Caso na seleção da grade contenha notas de condomínios distintos, que possuam plano de contas diferentes, não será possível selecionar a classe de contas para todas elas de uma só vez. Será necessário escolher notas para condomínios com o mesmo plano de contas, ou selecionar as notas e as classes separadamente.

Por produto/serviço: ao selecionar essa opção o sistema irá permitir que a seleção da classe de conta e mesmo a retenção de impostos, ocorra de um para um, ou seja, será preciso selecionar uma classe de conta para cada produto e/ou serviço que vier na nota fiscal. E na retenção de impostos, ocorrerá a retenção por produto e/ou serviço. 

Essa opção corresponde ao uso da aba “Nota Fiscal” da tela de Lançamentos de contas a pagar, acessada pelo menu Editar > Lançamentos para criar despesas e a aba “Impostos da Nota Fiscal” para reter os impostos separadamente.

Ao optar por essa seleção será exibida a mensagem de confirmação abaixo, clique em [Sim] para continuar e em [Não] para abortar.

Com a opção selecionada, necessário escolher a classe de conta na grade onde a nota fiscal se encontra, especificamente no botão localizado ao lado da coluna Classes de Contas.

Importante:

Caso haja informações aplicadas para a nota fiscal e ocorra a troca do tipo de seleção de classe de conta e imposto, essas serão perdidas e você será avisado através da advertência abaixo. Clicando no botão [Sim] o sistema limpará as informações aplicadas e permitirá iniciar o processo de vinculação de informações novamente e clicando no botão [Não] o processo é abortado.

Conta para pagamento: nessa opção é permitido selecionar a conta corrente em que o pagamento dessa despesa será contabilizado. Caso a seleção seja para condomínios distintos, não será possível fazer a escolha de uma só vez para eles, por isso, selecione a nota fiscal desejada, em seguida a conta corrente e aplique a seleção, depois faça o mesmo processo para as notas dos demais condomínios. Essa não é uma informação obrigatória.

Tipo de pagamento: nessa opção é permitido selecionar o tipo de pagamento da conta a pagar que será criada. Clique no filtro e escolha a opção desejada.

Tipo de documento: nesse filtro por padrão e seguindo o funcionamento atual do Condomínio21, a opção “Outros” estará selecionada. Entretanto, qualquer outra opção poderá ser selecionada, basta escolher a desejada.

Importante:

É possível definir qual será o padrão do tipo de pagamento e do tipo de documento, para que dessa forma, não seja necessário fazer a escolha manual todas as vezes em que ser for criar uma despesa.

Para isso, acione a engrenagem  das configurações do Bot localizada no canto superior direito e selecione as opções desejadas nos filtros ‘Tipo de Pagamento Padrão’ e/ou no filtro ‘Tipo de documento Padrão’, ao final clique no botão [Confirmar].

Com isso, os campos na aba ‘Criação da conta a pagar’ já ficarão preenchidos por padrão, com as opções escolhidas.

Classificação de Serviços: nessa opção é permitido selecionar a classificação de serviço condizente para a conta a pagar que será criada. 

Ao clicar no botão localizado ao lado do campo, será aberta a tela com a lista de todas as classificações existentes e liberadas pela Receita Federal, para vincular a nota fiscal que será enviada para a EFD-REINF.

Clique na lupa e, em seguida, escolha a classificação correspondente clicando duas vezes sobre a linha com o mouse ou através do botão [Selecionar].

Descrição: nesse campo é permitido escolher uma descrição pré-existente no Condomínio21, ou digitar manualmente a informação desejada na opção.

Clique na lupa e, em seguida, escolha a descrição desejada clicando duas vezes sobre a linha com o mouse ou através do botão [Selecionar].

Importante:

É possível definir que a descrição das notas fiscais, serão os produtos das notas. Para isso, acione a engrenagem  das configurações do Bot e marque a opção ‘Utilizar produto e/ou serviço como descrição.’

Com essa opção marcada, mesmo que seja inserida uma descrição no campo referente, ao criar a nota ela será desconsiderada, prevalecendo sempre os produtos como descrição.

Botão Aplicar para selecionados: esse botão deve ser acionado todas as vezes em que você quiser aplicar as informações escolhidas nos campos citados anteriormente, para a nota fiscal no grid. 

Para realizar a aplicação das informações é impreenchível que as notas estejam selecionadas na grade e todas as que estiverem, receberão as mesmas informações do que tiver sido escolhido nos campos referentes.

Como fazer a criação da conta a pagar:

Selecione a nota na grade da tela e, em seguida, escolha as informações desejadas nos campos relatados no tópico anterior.

Como informação obrigatória escolha o mês de referência e classe de conta, lembrando de selecionar qual será o tipo de seleção da classe, se por nota ou por produto/serviço.

Caso deseje, selecione as demais informações complementares e clique no botão [Aplicar para selecionados].

Após aplicar as informações, note que elas serão preenchidas na grade que contém a nota.

Mantenha nota selecionada na grade e clique no botão [Gerar conta a pagar]. 

O sistema irá mostrar uma mensagem, informando se deseja prosseguir com a criação. Clicando no botão [Sim] o sistema dará andamento no processo e clicando em [Não] a ação será abortada.

Se desejar continuar com a criação, em seguida, o sucesso da operação será mostrado na mensagem que será exibida e a informação de que a conta a pagar poderá ser conferida através da tela de Pesquisa de contas a pagar acessada pelo menu Editar.

Para consultar a despesa criada acesse o menu Consultas > Contas a pagar. Escolha o condomínio da nota e o mês de referência. Clique no botão [Filtrar] e veja que o lançamento terá sido inserido pelo sistema, com todas as informações escolhidas na tela do Group Bot Fiscal.

Importante:

Na geração da conta a pagar pelo Bot Fiscal o sistema irá verificar se há alguma nota fiscal de mesmo número, para o mesmo condomínio e para o mesmo fornecedor, já cadastrada no sistema, independente do mês de referência. 

Se houver, o processo não continuará e a mensagem abaixo será exibida. Caso isso aconteça decline a nota fiscal e se achar necessário, faça a exclusão logo em seguida.

Para que antes de tentar criar a despesa, seja verificado que há pendências de informações, no rodapé da tela há duas opções:

1. Mês Referência ou Classe de conta não vinculado: a linha da nota fiscal ficará preenchida na tela com a cor rosa, enquanto essas informações não forem aplicadas.

1. Impostos não vinculados: a linha da nota fiscal ficará preenchida na tela com a cor azul claro, quando houver nota que precisa ter a retenção de imposto realizada e isso não tenha sido feito.
   

Retenção de impostos

No Group Bot Fiscal, além de ser permitido criar as contas a pagar de forma ágil, com base nas notas encontradas pelos robôs, é possível fazer a retenção manual dos impostos das notas fiscais que possuírem esses valores. Para isso, siga os passos detalhados abaixo.

Como fazer:

Caso a nota fiscal possua imposto retido, será liberada a opção ‘Reter impostos’ quando clicar com o lado direito do mouse sobre a linha da nota. Caso ela não possua, ao fazer essa ação essa opção não será exibida.

Ao clicar na opção, será aberta a tela que mostra todos os impostos presentes na nota fiscal no bloco ‘Impostos Nota Fiscal’, bem como todos os totais da nota e desses impostos. 

Ainda nessa tela, no bloco ‘Impostos Condomínio21’ será possível selecionar um ou mais impostos já cadastrados no sistema, que irão receber o valor dos que vieram na nota.

Além disso, para facilitar a identificação do lançamento o número da nota fiscal e o nome do fornecedor estarão presentes no cabeçalho da tela.

Para escolher um imposto do Condomínio21 clique no botão > “Adicionar imposto”.

O sistema irá apresentar a tela com a lista de todos os impostos que estão cadastrados no Condomínio21. Escolha o desejado.

Após seleção do imposto, o bloco será preenchido automaticamente, com todas as informações do imposto. Nesse momento o sistema já realiza o cálculo do valor do imposto, com base na alíquota do imposto escolhido.

O botão [Gravar] ficará habilitado somente quando o totalizador “Total de impostos calculados” do bloco “Impostos Condomínio21” possuir o mesmo valor do campo “Total de Impostos” do bloco “Impostos da nota fiscal”. Com isso, garante-se que o valor do imposto da nota, foi totalmente retido.

Caso queira editar os dados do imposto escolhido e calculado pelo Condomínio21, clique no botão de [Editar imposto]    na coluna Ações.

O sistema habilitará todos os campos, com exceção das colunas Imposto e Descrição, para que seja feito alguma alteração desejada. 

Caso os valores das colunas Alíquota e Base Cálculo sejam alterados, o Valor do imposto será imediatamente recalculado. Ao concluir a alteração pelo botão [Finalizar edição]    e o valor do imposto tenha sido modificado, o botão [Gravar] será desabilitado e assim será necessário selecionar outros impostos para finalizar o total previsto, ou alterar novamente o valor do imposto no bloco “Impostos Condomínio21”.

Com os totais de impostos de ambos os blocos iguais, clique no botão [Gravar] para que o sistema vincule a retenção feita para a nota fiscal. Ao final será mostrada a mensagem de sucesso, conforme abaixo e a tela da seleção e retenção de impostos será automaticamente fechada.

Para concluir a operação, faça o processo de aplicar as informações para a nota selecionada na grade e depois clique no botão [Gerar conta a pagar]. Com isso, o sistema irá criar o lançamento da despesa com o valor considerando a retenção e o lançamento de imposto com o total retido.

Para facilitar o uso da funcionalidade de retenção de impostos, a tela de cadastro dessa informação poderá ser acessada através da tela de seleção. Para isso, clique no botão [Cadastrar imposto].

O sistema irá abrir a tela atual de cadastro de impostos, permitindo alterações e novas inserções.

Observações:

1. A data de vencimento calculada para os impostos, segue a atual regra do Condomínio21, se baseando no que estiver configurado em seu cadastro.

1. Caso haja uma classe de conta específica cadastrada para o imposto, essa será a considerada no lançamento de contas a pagar criado.

1. A coluna ‘Descrição’ do bloco “Impostos Condomínio21” fica habilitada para alteração, somente quando a opção <Permitir alteração da sigla do imposto> está marcada nas Configurações do Sistema, acessada pelo menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro, aba Despesas.

1. A coluna ‘Base Cálculo’ do bloco “Impostos Condomínio21” fica habilitada para alteração, somente quando a opção <Permitir alteração do valor base para cálculo do imposto> está marcada nas Configurações do Sistema, acessada pelo menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro, aba Despesas.

1. O cálculo do imposto por parte do Condomínio21 seguirá a aplicação do percentual cadastrado no sistema para com o valor base. Caso haja diferença para com a nota, pois em alguns casos tem arredondamento de valores, basta editar o valor do imposto no momento da retenção, colocando o mesmo valor que veio na nota. Dessa forma, o botão [Gravar] será liberado corretamente.

1. A opção para reter impostos, estará disponível somente quando a nota estiver na aba ‘Criação de contas a pagar’.
   

Vinculação de notas ao GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

Através do Group Bot Fiscal será possível anexar automaticamente as notas fiscais de produtos e serviços ao GED. Além disso, caso seja necessário é possível vincular outros documentos e imagens, diretamente pela tela do Group Bot Fiscal.

Como fazer:

Para visualizar a nota fiscal vinculada automaticamente ao GED ou anexar outros documentos e imagens, que ficarão atrelados ao lançamento de despesa que será criado, clique com o lado direito do mouse sobre a linha da nota. 

Note que haverá a opção ‘Vincular GED’ com o ícone padrão da funcionalidade.

Clique nessa opção.

Será aberta a tela ‘Controle de Anexos do GED’ onde por padrão, estará anexada a DANFE ou nota fiscal de serviço da nota em questão, que não poderá ser excluída.

Na tela haverá, além do documento vinculado, as informações do total de anexos, o caminho em que cada um se encontra, bem como os dados da nota fiscal e do fornecedor.

Caso queira inserir outros documentos existentes no computador, para serem vinculados à nota pelo GED, clique no botão [Selecionar Novos Anexo].

O sistema abrirá a tela do Windows Explorer, permitindo que seja selecionado o arquivo desejado desde que estejam com as extensões permitidas, que são: .pdf, .jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff e .gif.

Selecione o arquivo desejado e clique no botão [Abrir].

O arquivo será levado para a tela ‘Controle de Anexos do GED’, conforme exemplo da imagem abaixo. 

Veja que o total de anexos será atualizado, de acordo com a quantidade selecionada de arquivos. Além disso, caso precise excluir um anexo basta clicar no botão da lixeira . Se desejar visualizar o arquivo, basta clicar no botão            .

Caso deseje anexar mais arquivos, clique no botão [Selecionar Novo Anexo] e repita o processo, caso contrário clique no botão [Gravar], para que o vínculo seja iniciado.

Caso queira utilizar o scanner para digitalizar arquivos, basta clicar no botão [Digitalizar pelo Scanner] e seguir os passos normais de vinculação por essa ferramenta.

Ao final da seleção ou digitalização dos arquivos, o sistema mostrará a mensagem a seguir, caso esse processo inicial tenha sido concluído com êxito. Isso porque o envio do arquivo para a ‘nuvem’ através do GED, ocorrerá na gravação da criação da conta a pagar.

Após vincular os documentos ao GED, faça o procedimento padrão de atribuição das informações necessárias para criar a despesa, como Mês de referência, Classe de conta e outros e clique no botão [Aplicar para selecionado(s)].

Faça a conferência das informações e por fim clique em [Gerar conta a pagar].

Após a confirmação da criação da conta a pagar, o sistema mostrará  no canto inferior direito o andamento da anexação dos arquivos de todas as notas selecionadas. E uma mensagem de sucesso da operação.

A quantidade de documentos apresentadas é por nota e não por arquivo, exemplo:

Se selecionados N arquivos para a nota 309124, ele corresponde a 1 documento. Já que para o GED, todos eles são unificados em apenas um arquivo no formato PDF.

Para confirmar o vínculo dos arquivos ao GED, acesse o menu Consultas > Contas a pagar e verifique que o ícone que identifica a existência de anexos, será exibido para o lançamento da despesa criado.

1. Uma vez anexados os arquivos pelo GED, o fluxo de apresentação do link nos relatórios de contas a pagar, balancete e pasta digital funcionarão da forma habitual.
   
2. Caso não haja integração com o Group GED 3.0, as opções citadas nesse texto não estarão disponíveis para uso.
   
3. Por padrão os lançamentos de contas a pagar parcelados, não recebem a imagem ou documento vinculado ao GED. Porém, caso seja necessário que as parcelas herdem os mesmos documentos vinculados ao GED no Bot Fiscal, mesmo que seja somente a DANFE ou nota fiscal de serviço, é preciso marcar a opção ‘Considerar anexos do GED para todas as parcelas’ presente nas Configurações do Bot Fiscal, acessada pela engrenagem localizada na tela do Bot.

Parcelamento da nota

A nota fiscal que possui parcelamento, já vem com essa informação do documento, com isso o Condomínio21 consegue identificá-las e mostra a quantidade e o vencimento da primeira parcela na grade da tela do Bot Fiscal. 

Para esses casos e para aquelas notas que não possuem parcelamento, mas será feito um no sistema é que será permitido na aba ‘Criação da conta a pagar’ realizar o parcelamento da nota ou conferir o existente.

Como fazer:

Clique com o lado direito do mouse sobre a linha da nota. 

Note que haverá a opção ‘Parcelar nota’, clique nela.

Será aberta a tela onde poderá ser conferido o parcelamento existente, recriado as parcelas de acordo com a necessidade, bem como vincular um código de barras/ linha digitável separado por parcela.

1. Caso queira redefinir a quantidade de parcelas, digite o número desejado no campo ‘Quantidade de parcelas’ e depois clique no botão [Recriar Parcelas];

1. Caso queira redefinir o vencimento das parcelas, digite a data desejada no campo ‘Primeiro Vencimento’ e depois clique no botão [Recriar Parcelas];

1. O sistema realizará a atualização das informações, conforme o que foi digitado.

Para informar uma linha digitável manualmente, basta clicar sobre o campo ‘Código de Barras/ Linha digitável’ e informar os dados. Ao final clique em [Gravar].

Caso queira utilizar o leitor de código de barras clique no botão  e faça a leitura na tela que será aberta. Ao final clique em [Confirmar] e depois em [Gravar] na próxima tela.

O sistema irá gravar as informações e criará as contas parceladas no Condomínio21.

Importante:

1. O botão [Gravar] não ficará habilitado, caso o total do parcelamento não seja igual ao total líquido da nota, que considera o valor das retenções;

1. O mês de referência dos lançamentos das parcelas será de acordo com o que estiver escolhido na tela principal do Bot e não de acordo com o mês da data de vencimento.

1. A opção <Usar parcelamento por competência> presente no menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro > Despesas, funcionará da forma padrão para o parcelamento da nota feito pelo Bot Fiscal.

1. Caso o código de barras ou linha digitável, possua o valor e/ou vencimento diferente da parcela, o sistema irá identificar essas informações e apresentará a mensagem a seguir, informando se deseja gravar a parcela com uma linha digitável ou código com valores diferente dela. Clicando em [Sim] o lançamento será criado com o que foi informado, clicando em [Não] o sistema altera a data de vencimento e valor da parcela, para os que foram encontrados na leitura do código ou digitação da linha.
   

Incluir código de barras

A inclusão do código de barras para a nota fiscal poderá ser feita de duas maneiras: a primeira vinculando apenas um código para a nota inteira, ideal para os casos em que não há parcelamento, ou nas parcelas conforme explanado anteriormente.

Como fazer:

Para vincular ler um código de barras, ou informar uma linha digitável, clique com o lado direito do mouse sobre a linha e opte pela opção ‘Incluir código de barras’. 

Será aberta a tela para leitura ou digitação da informação, ao final clique em [Confirmar].

Quando a despesa for criada, esse código será vinculado ao lançamento.

Importante:

A opção ‘Incluir Código de Barras’ estará disponível somente quando a nota estiver na aba ‘Criação da Conta a Pagar’ e a nota não possuir parcelamento.

Caso seja inserido um código pela opção ‘Incluir Código de Barras’ e seja feito um parcelamento da nota e nele inserido outro código, o que prevalecerá será o da inclusão individual.

Conta corrente do fornecedor

Para facilitar a criação da conta a pagar, há no Bot Fiscal a possibilidade de se criar os lançamentos de despesas já vinculados à conta principal do fornecedor.

Como fazer:

1. Clique na engrenagem   localizada no canto superior direito da tela e marque a opção ‘Criar lançamento com a conta principal do fornecedor’, depois clique no botão [Confirmar].
   

Dessa forma, a conta criada já estará vinculada com a conta principal do fornecedor.

Para facilitar ainda mais, é possível acessar a tela de cadastro da conta do fornecedor através do Bot Fiscal. Para isso, clique com o lado direito do mouse sobre a linha da nota fiscal e clique na opção ‘Conta corrente do fornecedor’.

A tela será aberta com o fornecedor da nota já disponível, com isso será possível cadastrar uma nova conta, bem como editar uma existente.

A abertura da tela de cadastro da conta corrente do fornecedor, poderá ser acessada independente da aba em que a nota estiver.