Visando cercar ainda mais as ameaças constantes de hackers que atuam mundialmente alterando dados de boletos, como o episódio recente onde as linhas digitáveis dos títulos eram modificadas, fato que atingiu milhares de pessoas, há um parâmetro no sistema Condomínio21 que permite utilizar uma senha baseada em informações individuais para visualizar boletos em formato PDF enviados por e-mail.

Esta funcionalidade traz mais segurança para o processo de envio de boletos por e-mail, uma vez que o arquivo somente poderá ser aberto mediante uma senha pessoal. Essa senha terá três tipos de composições: uma delas será os números completos do CPF ou CNPJ do condômino, outra será os três primeiros dígitos do CPF/CNPJ juntamente com três primeiros caracteres do  endereço do e-mail principal do condômino e a terceira opção traz a senha utilizando os 3 primeiros dígitos do CPF/CNPJ.

Complementando essa funcionalidade, é possível fixar um texto no corpo do e-mail recebido pelo condômino que irá informar que o boleto anexado (formato PDF) possui uma senha e qual o tipo de composição dessa, evitando assim retrabalhos nos esclarecimentos de dúvidas quanto à visualização do título.

Para melhor entendimento das informações citadas acima, segue abaixo um passo a passo para a utilização da funcionalidade de envio de boletos em PDF com senha, abrangendo desde a configuração até o recebimento do e-mail e também algumas premissas necessárias para o perfeito funcionamento e garantia da segurança no processo.

Premissas:

Sugere-se que os cadastros de pessoas presentes no sistema Condomínio21 sejam averiguados, conferindo se todos os dados de e-mail e principalmente CPF/CNPJ estão corretos e devidamente preenchidos. Caso não estejam deverá ser feita a inserção dessas informações.

Para os cadastros com ausência de CPF/CNPJ, porém com e-mail cadastrado ou mesmo inserido no momento do envio, a senha para visualizar o boleto será composta somente pelos três primeiros caracteres do endereço de e-mail (caso a composição escolhida seja esta). Dessa maneira, a senha ficará muito simples e vulnerável, portanto, para evitar esse tipo de situação se faz importante o cadastro completo com todas as informações.

Etapa 1: Parâmetro para habilitar o envio de boletos em PDF com senha

Como fazer:

Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações aba E-mail.

Marque o parâmetro Gerar boleto PDF com senha e então serão apresentadas as duas opções de composição da senha.

Opções de senha:

1. 1ª - 3 primeiros dígitos do CPF + 3 primeiros dígitos do endereço principal de e-mail: senha formada pelos três primeiros dígitos do CPF/CNPJ do locatário da unidade (sem espaço, ponto ou barra) juntamente com os três primeiros caracteres do e- mail do condômino que estiver cadastrado no sistema.
2. 2ª - CPF / CNPJ do Condômino (Somente números): senha formada pelo número completo do CNPJ/CPF do locatário do contrato sem espaços, ponto ou barra.
   
3. 3° - 3 primeiros dígitos CPF / CNPJ (Somente números): senha formada pelos 3 primeiros números do CPF/ CNPJ que constam no cadastro de pessoas/ proprietários/ locatários.
   

Abaixo das opções de composição de senha, há uma configuração identificada como Incluir modelo de senha no corpo do boleto que, quando marcada, irá inserir no corpo do e-mail a descrição do tipo da composição da senha que deverá ser digitada pelo condômino ao tentar visualizar o boleto (exemplo presente na Etapa 3).

Dicas:

A conferência do CPF/CNPJ e do endereço do e-mail principal poderá ser feita acessando o menu Cadastros > Pessoas / Proprietários /Locatários.

O campo do CPF/CNPJ está presente na aba Dados Pessoais.

Importante:

Vale ressaltar que o e-mail considerado para desbloqueio do arquivo através da senha é o que estará presente na tela de envio dos boletos (mostrada na próxima etapa). Por este motivo, possuir o e-mail cadastrado na tela de Pessoas é uma forma de agilizar todo processo, uma vez que ele será levado automaticamente para a tela de envio.

Etapa 2: Processo de envio de boletos por e-mail

Após realizar as configurações que permitem o envio do boleto por e-mail, escolher o tipo de composição de senha, averiguar e atualizar os dados das pessoas cadastradas no sistema Condomínio21, passa-se para o processo de envio do arquivo.

Como fazer:

Acesse o menu Baixas / Cobranças > Recibos/ Boletos.

Selecione a unidade para a qual o boleto será enviado e clique no botão Enviar E-mail.

Após a confirmação das mensagens padrões de emissão dos títulos será apresentada a tela de Envio de boleto por e-mail, contendo todas as informações necessárias para envio e recebimento do título. Confira os dados, em seguida marque os boletos que serão enviados e então clique no botão Enviar.

Observe que na imagem acima o status estava como Aguardando envio, após concluir o processo será apresentada a mensagem de confirmação e o status mudará para Enviado com Sucesso, conforme mostrado abaixo.

Importante:

Caso aconteça alguma inconsistência durante o envio do e-mail como, por exemplo, os dados das configurações estejam inválidos ou mesmo o servidor de e-mails esteja fora do ar, o boleto não será enviado e o status mudará para Falha no envio.

Na tela de Envio de Boletos por E-mail o campo Endereço de E-mail trará o e-mail principal presente no cadastro da pessoa, porém estará habilitado para alteração caso se faça necessário. Contudo, é importante frisar que quando houver a alteração do endereço de e-mail no momento do envio, este será o considerado também para a visualização do boleto, caso a senha seja composta pelos três caracteres do e-mail.

Após envio dos boletos por e-mail, todas as informações referentes a este processo poderão ser verificadas na tela de Consulta Boletos presente no menu Arquivo > Log > E-mail > Consulta de Boletos.

Observação:

Os dados do envio de boletos que são apresentados na tela de Log, somente são disponibilizados e atualizados se a configuração Log de envio de E-mail presente no menu Arquivo > Configuração do Sistema >Integrações > E-mail estiver marcada.

Com a conclusão das duas etapas anteriores, o condômino irá receber um e-mail contendo como anexo seu boleto em formato PDF podendo abri-lo somente com sua senha individual.

Como fazer:

Clique para abrir o arquivo recebido no e-mail e observe que em seguida será exibida a tela para inserção da senha.

Digite a senha, de acordo com a composição escolhida e clique em OK.

Exemplo:

Para o tipo de composição com os 3 primeiros dígitos do CPF/CNPJ + os 3 primeiros caracteres do e-mail principal do condômino:

- CPF: 001.002.003-04;

- E-mail: pessoa.teste@email.com.br

-Senha: 001pes

Para o tipo de composição considerando o CPF/CNPJ do condômino (Somente números)

- CPF: 001.002.003-04;

- Senha: 00100200304

Para o tipo de composição considerando os 3 primeiros dígitos do CPF/CNPJ do condômino (Somente números).

- CPF: 001.002.003-04;

- Senha: 001

Com a configuração Incluir modelo de senha no corpo do boleto marcada (relatada na Etapa1) o email conterá a descrição da composição da senha, conforme é demonstrado abaixo:

Para a opção: 3 primeiros dígitos do CPF/CNPJ + os 3 primeiros caracteres do e-mail principal do condômino:

Para a opção: CPF/CNPJ do condômino (Somente números).

Para a opção: 3 primeiros dígitos CPF/CNPJ do condômino (Somente números).

Dica:

Há uma configuração no sistema Condomínio21 que permite cadastrar uma nova pessoa ou alterar os dados de uma já existente somente se o CPF/ CNPJ tiver sido inserido. Essa pode ser uma maneira prática para que os dados fiquem completos e assim evite retrabalhos futuros para inserção dessas informações. Além disso, com a nova obrigatoriedade exigida pelos bancos, onde todas as cobranças poderão ser somente do tipo Registrada em breve o cadastro do CPF/ CNPJ se tornarão obrigatórios. Salientamos também que a marcação dessa configuração não é somente para validação na tela de Pessoas, mas também em todas as outras telas do sistema as quais possuem o campo CPF/CNPJ.

Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro aba Outros. Marque a opção Campos Obrigatórios e clique em Gravar.