O histórico de um boleto é de grande importância para o controle financeiro e interno das administradoras. Pensando nesta questão, foi criado no Condomínio21, um módulo que apresentará a “vida” dos títulos, indo desde sua criação até sua baixa, além de identificar a data, horário e usuário que realizou as ações.

O Módulo de Cobrança CNAB inicialmente possuirá uma rotina chamada de Consulta de Boletos que exibe todos os títulos gerados para o condomínio. 

Abaixo, serão descritas todas as funcionalidades deste novo módulo e os passos para sua utilização.

Como utilizar o Módulo de Cobrança CNAB

Acesse o menu Baixas/Cobrança > Módulo de Cobrança CNAB.

Clique na opção Consulta de boletos ou acesse o menu Boletos > Consulta.

Inicialmente será apresentado o condomínio que estiver sido escolhido ao entrar no sistema, entretanto ele não será alterado quando escolhermos um condomínio diferente dele no Condominio21 (troca de condomínios entre as telas do sistema).

Primeiramente serão exibidos filtros sintéticos Condomínio, Mês Referência e Situação. 

Para expandir o bloco de filtros clique sobre o botão com indicação de setas para cima. Realizando esta ação, além dos sintéticos, serão apresentados os demais filtros que compõe a tela de Consulta de Boletos. São eles: Conta Corrente, Sacado, Boleto, Unidade, Vencimento, Pagamento e Liquidação.

Condomínio: serão exibidos todos os condomínios da administradora. Os condomínios inativos serão apresentados, somente quando o parâmetro Mostrar somente condomínios ativos nas buscas presente na tela de ‘Configuração do Sistema’ (acessada pelo menu Arquivo > Configuração do sistema > Financeiro aba Outros) estiver desmarcado.  

Será permitido selecionar mais de um condomínio para realizar a consulta dos boletos, porém é obrigatória a seleção de pelo menos um. 

Utilize as setas direcionais para realizar as seleções e clique no botão Confirmar.

Conta corrente: será exibida a lista de todas as contas cadastradas para o (s) condomínio (s) selecionado (s). Para escolher uma conta corrente específica, clique duas vezes sobre a desejada e ou marque-a e clique no botão Selecionar. 

Nesta tela há um filtro de Busca que procura a conta corrente de acordo com o que for digitado no campo. A busca poderá ser pelas informações contidas na coluna Dados ou da coluna Referência.

Sacado: mostra todos os sacados (pessoas incluindo os clientes) cadastrados no condomínio. Encontrando-se dois ou mais condomínios selecionados, a apresentação dos sacados seguirá esta seleção. 

Nesta tela também há um filtro de Busca que procura o sacado de acordo com a informação inserida no campo referente. Neste filtro é permitido selecionar apenas um sacado, clicando duas vezes sobre a linha que o identifica ou acionando o botão Selecionar.

Mês referência: este filtro será apresentado por padrão marcado e preenchido com o mês atual. Neles poderão ser selecionados meses distintos ou somente um mês. Ao utilizar este filtro serão exibidos todos os boletos para o mês informado.

Boleto: este filtro está disponível para edição, ou seja, nele poderão ser informados manualmente o nosso número dos boletos. É importante frisar que há dois campos para inserção da informação um inicial e outro final. 

Quando for inserido o número no primeiro campo, o segundo será preenchido automaticamente com a mesma informação. Para modificar o segundo número clique sobre o campo e insira a informação desejada.

Deixando apenas o primeiro campo preenchido, o sistema irá considerar que estão sendo pesquisados todos os boletos a partir daquele nosso número.

Deixando somente o segundo campo preenchido, o retorno será de todos os boletos do condomínio gerados até aquele número.

Unidade: neste filtro serão exibidas todas as unidades do condomínio selecionado e seus respectivos proprietários. O campo de busca funciona tanto para os dados da coluna Unidade quanto para a coluna Proprietário. O funcionamento para seleção é da mesma forma citada para os filtros anteriores.

Situação: será exibida uma lista com todas as situações possíveis do boleto, tratadas pelo Condomínio21. Quando houver condomínios credenciados na ContaGroup e selecionados para consulta de boletos, serão exibidas também as opções Registrado, Entrada Rejeitada, Pendente ContaGroup e Inconsistência ContaGroup.

Selecione uma situação específica para que o sistema retorne os boletos de acordo com ela.

Marcando somente a primeira opção, serão exibidos os boletos com vencimento a partir daquela data informada. Utilizando somente a segunda opção, serão apresentados todos os boletos com vencimento até a data informada.

Pagamento: neste campo também poderá ser informado um período inicial e final de pagamento dos boletos. Por padrão, as duas opções de pagamento estarão desmarcadas quando a tela de ‘Consulta de boletos’ for apresentada. Para utilizar apenas uma data específica, basta marcar a opção de qual data irá considerar. 

Marcando somente a primeira opção, serão listados os boletos pagos a partir da data informada. Usando somente a segunda opção, serão apresentados todos os boletos com pagamento até a data informada.

Liquidação: neste campo também poderá ser informado um período inicial e final de liquidação dos boletos. Este campo será mais utilizado para baixas manuais de boletos, para quando a data de pagamento for diferente da data de liquidação.

Marcando somente a primeira opção, serão listados os boletos liquidados a partir da data informada. Usando somente a segunda opção, serão apresentados todos os boletos com liquidação até a data informada.

Conhecendo os botões da tela de Consulta de boletos

Filtrar: este botão quando acionado mostrará na tela, a lista de boletos obedecendo aos critérios realizados nos filtros.

Limpar filtros: utilizando este botão o sistema limpará a seleção utilizada nos filtros da tela de ‘Consulta de boletos’, retornando ao seu estado padrão de apresentação.  

Cancelar boletos: este botão é apresentado no rodapé direito da tela de ‘Consulta de boletos’ e tem como função cancelar o nosso número do boleto que for selecionado para tal. É importante salientar, que não ocorrerá o cancelamento do lançamento de receita e sim do boleto. Com isso, ele ficará disponível novamente para emissão/geração no status de Não Emitido/ Não Gerado. 

Quando o boleto estiver registrado na ContaGroup e ele for cancelado, será enviada uma requisição específica de exclusão do nosso número.

O botão Cancelar boletos ficará disponível quando selecionadas uma das seguintes situações: Emitido ou Registrado.  

Para cancelar um boleto, selecione-o na tela e clique no botão referente Cancelar boletos.

Confirme o cancelamento na primeira mensagem que será apresentada.

Sair: há dois botões disponíveis no Módulo de Cobrança CNAB que fecham as telas. Um apresentado na tela de ‘Consulta de boletos’ e o outro presente na barra de opões que quando acionado fecha todo o módulo.

Discriminando as situações dos boletos

Emitido: ao selecionar esta situação serão exibidos todos os boletos emitidos do condomínio.

Baixado: esta situação apresenta todos os boletos que estejam pagos.

Cancelado: boletos que estejam cancelados serão exibidos quando esta situação for selecionada.

SubJudice: boletos que estiverem em judice, serão listados quando esta situação for utilizada.

Excluído: boletos que forem excluídos, ou ainda lançamentos que forem alterados e tiverem o nosso número zerado, serão apresentados nesta situação.

Acordado: boletos originais de acordo serão exibidos quando esta situação for utilizada. Os boletos uma vez acordados ficarão sempre nesta situação e não serão baixados quando os títulos do acordo forem pagos.

Baixado parcialmente: títulos que tiverem uma baixa parcial de seu valor serão apresentados quando esta situação for selecionada.

Registrado: situação apresentada somente para seleção com condomínios na ContaGroup. A seleção desta situação, apresentará todos os boletos registrados no banco e retornados como tal.

Entrada Rejeitada: situação apresentada somente para seleção com condomínios na ContaGroup. Os boletos que tiverem o registro rejeitado no banco serão exibidos nesta seleção.

Pendente ContaGroup: boletos que estiverem pendentes na ContaGroup para registro no banco serão exibidos nesta seleção.

Inconsistência ContaGroup: boletos que apresentarem inconsistência na ContaGroup, serão listados e apresentados quando esta situação for selecionada.

Apresentando o histórico do boleto

Quando utilizados os filtros listados e apresentados nos itens acima, o sistema irá preencherá a tela de ‘Consulta de Boletos’ com os respectivos títulos. A soma da Quantidade de boletos será realizada e exibida na tela. 

A seguir é mostrado um exemplo de como os boletos ficarão disponibilizados na tela. Observe que não foi utilizado o filtro Situação, por isso todos os boletos para o sacado escolhido foram exibidos. 

Para verificar o histórico de um determinado boleto, clique duas vezes sobre a linha em que ele estiver disposto. 

Será apresentada uma nova tela contendo além dos dados exibidos na tela anterior, porém de forma mais clara e específica, a composição do boleto (classes de contas que o compõem) e o histórico do boleto que conterá os dados detalhados das ações realizadas no boleto, quem às fez e em que dia e hora aconteceram.

Para fechar a tela de Histórico de boleto clique no botão Sair.

Observações sobre o novo Módulo de Cobrança CNAB