O Group Pay é uma solução completa que captura notas fiscais de despesas dos seus condomínios e facilita o lançamento no Condomínio21.

Notas Fiscais  - Gerenciamento e controle dos documentos captados

Após a configuração e o credenciamento dos condomínios (Processo relatado no artigo Group PAY - Como realizar as configurações para a busca automática de notas fiscais)  e depois do prazo estabelecido para a busca das notas fiscais, você poderá ver os pré-lançamentos e gerenciá-los na tela principal do Group Pay. Além disso, é através do acesso a essa tela que você conseguirá fazer a geração do lançamento final da conta a pagar.

1. As notas fiscais mostradas nessa tela, são por mês de busca das notas, ou seja, não é o mês de referência delas, mas sim pelo mês em que foram captadas pelos robôs.
   

1. Acesse o menu Módulos -> Contas a Pagar -> Group Pay ou acesse o menu lateral e clique em Group Pay -> Cadastrar Despesas.
2. Será aberta a tela abaixo mostrando o mês atual e um botão para realizar as configurações prévias do Group Pay para com as notas fiscais
   

Conhecendo os campos da tela de Gerenciamento das notas fiscais 

Na tela de Gerenciamento de Notas Fiscais, é onde você verá todos os documentos captados pelos robôs do Group Pay. Portanto, é importante que você saiba o que cada um deles faz ou qual seu objetivo.

1. Botão de Configurações: Mostra as configurações que refletem na geração final do lançamento da despesa. Mais informações acesse o artigoGroup PAY - Como realizar as configurações para a busca automática de notas fiscais.

1. Notas e documentos captados em: Por padrão, sempre mostrará o mês atual nesse campo. Isso significa que quando você Filtrar para mostrar as notas fiscais, o sistema irá preencher a tela com todas as notas fiscais buscadas dentro desse mês, independente da sua referência.

1. Todos os meses: Caso você queira ver as notas captadas em todos os meses, marque essa opção antes de clicar no botão [Filtrar].

1. Condomínios: Permite filtrar pelos condomínios ativos no Group Pay. Por padrão, estará selecionados todos eles, para que você veja as notas de todos..

1. Busca por fornecedor ou CNPJ: Possibilita a você buscar por um fornecedor específico, seja pelo seu nome ou CNPJ.

1. Nº da nota: Possibilita que você digite o número de uma nota fiscal específica.

1. Tipo de nota: Disponibiliza as opções de filtro: Todos, NFe e NFSe. O filtro permite selecionar as notas de acordo com o tipo.

1. Tipo de busca: Disponibiliza as opções de filtro: Todos, DDA, E-mail e Nota Fiscal. Nessa primeira versão do Group Pay, ele buscará somente Notas Fiscais. Os demais estarão disponíveis nas próximas fases.

1. Histórico de Notas: Permite visualizar todas as notas fiscais processadas pelos robôs do Group Pay, incluindo aquelas cuja despesa foi criada por essa funcionalidade ou as que foram excluídas na tela de gerenciamento de notas fiscais do sistema

1. Botão "Selecionar Todos": Seleciona todas as despesas exibidas na tela.

1. Botão "Filtrar": Aplica o filtro de acordo com as seleções realizadas, para que as notas sejam apresentadas na tela.

Atenção: Serão buscadas as notas fiscais com vencimento a partir de 01/01/2024 até o dia em que estiver utilizando a funcionalidade (data que estiver no computador).

1. Busca genérica de qualquer informação na tela: Para buscar de forma rápida qualquer informação na tela do Group Pay, seja o número da nota, nome do fornecedor e outros, basta clicar nas teclas Ctrl +F do seu teclado, que será aberta uma pequena tela para que você digite o texto desejado. A media em que você digitar,  o sistema irá começar a filtrar as notas correspondentes.
   

1. Condomínio: Nome fantasia (resumo) do condomínio cuja nota pertence.

1. Fornecedor: Nome do fornecedor conforme indicado na nota fiscal.

1. CNPJ/CPF: CNPJ ou CPF do fornecedor..

1. Nota Fiscal: Número da nota fiscal captada.

1. Valor: Valor da nota capturada. 

1. Vencimento: Se a nota captada contiver a data de vencimento fornecida pela Receita Federal, Portal Nacional ou prefeitura, essa informação será exibida na coluna correspondente. Caso contrário, a coluna permanecerá vazia, pois nem todas as notas fiscais incluem a data de vencimento.
   
2. Emissão: Data de emissão da nota fiscal.
   

1. Tipo de Nota: Mostra se é nota fiscal de serviço (NFS-e) ou se é uma nota fiscal de produto (NF-e)

1. Tipo de Busca: Informação do tipo de nota captada sendo: E-mail, DDA e Nota Fiscal.

1. Coluna com esse  ícone  significa que a nota fiscal que foi encontrada pelo robô, coincide com uma despesa que já foi cadastrada no sistema.

1. Coluna com esse ícone  significa que o fornecedor da nota não estava cadastrado no sistema e por isso o robô do Group Pay, fez a inserção automática. 

1. Coluna com esse ícone significa que o fornecedor teve o cadastro realizado de forma parcial, ou seja, não foi possível incluir todas as informações dele no sistema.

1. Cadastrar Despesas : Botão para gerar as despesas das notas no Condomínio21. Mais informações no tópico Criando a despesa - Cadastramento de Notas Fiscais no Group Pay deste manual.

1. Somente vincular documento : Botão para vínculo da imagem no GED da despesa, em notas identificadas como já lançadas no Condomínio21. Mais informações no tópico Vincular imagens GED das Notas Fiscais no Group Pay deste manual.

1. Ícone do PDF da nota fiscal:  Ao clicar será aberto o PDF da nota fiscal correspondente. 

1. Conforme dito acima, clique no botão [Cadastrar] da linha da nota fiscal que deseja criar a conta a pagar.
   

1. Será aberta a tela semelhante a imagem abaixo:

1. Nela já estarão pré-selecionados para facilitar o uso: 
   
1. Classe de conta (caso já tenha sido feita a vinculação dela ao fornecedor);
   

1. A classificação de serviços (caso já tenha sido feita a vinculação dela ao fornecedor);

1. O tipo de pagamento (caso tenha feito a configuração prévia na tela de Gerenciamento das notas);

1. O tipo Doc.Pgto (caso tenha feito a configuração prévia na tela de Gerenciamento das notas);

1. A conta corrente que por padrão é a principal. Caso haja vínculo entre a classe de conta para com a conta corrente, será mostrada a conta vinculada para a classe de conta em questão.

1. A conta virtual que por padrão é vazia, mas caso haja vínculo com alguma classe, será mostrada a conta referente a ela.

1. As parcelas caso existam.

1. Os impostos caso a nota fiscal possua tal informação.
   

1. Escolha as informações desejadas ou altere as que preferir e no final clique em [Gerar Conta] que o lançamento da despesa estará criado e você poderá acessar a tela de Pesquisa de Contas a Pagar no menu Consultas, que verá o lançamento nela.

Importante:

1. É extremamente relevante fazer as configurações prévias, para que você ganhe autonomia e economia de tempo nesse processo. Uma vez que com praticamente todas as informações preenchidas, o tempo para cadastrar uma despesa será diminuído em um percentual muito significante.

1. Condomínio: Preenchido automaticamente com o nome do condomínio.

1. Fornecedor: Nome do fornecedor conforme indicado na nota capturada.

1. Favorecido: Nome do fornecedor, que pode ser alterado para o nome do favorecido correspondente. Para isso, basta clicar na lupa  e selecionar o que desejado.

1. Mês Ref.: Mês de referência para a criação da conta a pagar. Inicialmente, será o mês atual do computador, mas pode ser modificado através do clique no botão do calendário.

1. Nota Fiscal: Preenchido com o número da nota fiscal selecionada. Esse campo não permite edição.

1. Conta Fav.: Preenchido com a conta principal do favorecido. Caso não tenha uma conta principal, ficará sem preenchimento, porém você pode escolher qual a conta do favorecido que será creditado o valor da nota fiscal.

1. Venc.: Preenchido com a data de vencimento da nota. Caso não haja essa informação, a data do computador será usada, com a possibilidade de alteração para outra data desejada, através do clique no botão do calendário.

1. Série NF: Preenchido com a série da nota fiscal. Caso a nota não tenha série, será preenchida com a numeração 1. Porém, caso veja que o número está incorreto e queira alterá-la, o campo fica disponível para edição.

1. Emissão: Preenchida com a data de emissão da nota. Caso não tenha essa informação ou o robô não tenha conseguido pegar, o campo será preenchido com o dia atual, ou seja, a data do computador. Porém, essa data pode ser alterada na própria tela do Group Pay, caso necessário.

1. Valor Bruto: Exibe o valor bruto da nota fiscal, que não pode ser alterado.
   

1. Classe de Contas: Campo obrigatório. Informar qual é a classe de contas para a geração do lançamento. Caso o fornecedor já possua alguma associada, ela será exibida automaticamente preenchida.
   

1. Sugestão de classes de contas: O Group Pay possui a mesma funcionalidade da tela de lançamento de contas a pagar manual que permite a você consultar qual a sugestão de classes de contas e descrição dos lançamentos realizados nos últimos seis meses para o fornecedor. Dessa maneira, o sistema te ajuda a ser mais assertivo na escolha da classe de conta.
   

Para usar essa funcionalidade, clique no botão  . O sistema abrirá a tela com as sugestões dos lançamentos feitos para o fornecedor,  no condomínio referente. Clique na linha desejada e, em seguida, no botão OK. O sistema irá preencher a classe a descrição, conforme a seleção realizada por você. 

Atenção: A opção de Sugestão de classes de contas, não ficará disponível para o uso de duas ou mais classes de contas para a despesa.

1. Valor: Exibe o valor da nota fiscal, para a classe selecionada. Caso sejam selecionadas mais classes, ele é modificado.

1. Centro de Custo: Se o condomínio utilizar centros de custo, você poderá selecionar o centro de custo desejado sendo ele obrigatório nesse cenário. Caso o condomínio não trabalhe com isso, o campo estará desabilitado. 

1. Botão Adicionar mais classes de contas: Esse botão trará uma tela para configuração de mais de uma classe de contas. Mais informações no tópico Adicionando mais classes de contas nas Notas Fiscais no Group Pay deste manual.

1. Botão Ver mais: Esse botão trará a tela de classes de contas configuradas. Mais informações no tópico Adicionando mais classes de contas nas Notas Fiscais no Group Pay deste manual.

1. Bloco Parcelas: Nesse bloco virá as informações de parceladas da nota fiscal. Caso não tenha parcelas será exibida a mensagem: “Esta nota originalmente não possui parcelas.”. E o botão + Parcelar onde será possível parcelar a nota fiscal. 

1. Bloco Retenção de impostos: Nesse bloco virá as informações dos impostos que vieram retidos na nota fiscal. Caso não tenha impostos retidos virá com a mensagem: “Essa nota originalmente não possui impostos retidos.”. Com o botão + Adicionar retenção, onde será possível adicionar impostos caso deseje.
   

1. Código de barras: Nesse bloco será possível capturar/informar o código de barras para vínculo no lançamento de contas a pagar. Clique no botão  para habilitar o campo para captura/inserção. E no botão  para validar/salvar o código. O botão  é para exclusão do código de barras digitado.  Mais detalhes no tópico Código de Barras das Notas Fiscais no Group Pay deste manual.
   

1. Modo de Pagamento e Liquidação: Nesse bloco é possível selecionar ou digitar informações, que permitem que a despesa já seja criada na situação ‘baixada/paga’. O funcionamento praticamente o mesmo da que existe na tela de lançamentos de contas a pagar padrão. Abaixo, haverá mais detalhes sobre esse bloco.

1. Valor total: Valor total da nota fiscal.

1. Valor Total Líquido: Valor líquido após a retenção do imposto. 

1. Botão Cancelar: Para cancelar a geração do lançamento.

1. Botão Gerar Conta: Para efetivar a geração do lançamento da conta a pagar.  
   

1. Bloco Informações Bancárias e Outras

1. Conta corrente: Será possível selecionar para vínculo no lançamento de contas a pagar. Mas por padrão, estará a conta principal do condomínio.
   
1. O sistema irá verificar se existe configuração para a classe de contas escolhida em Editar -> Configuração de Contas -> aba Outras -> Relacionar Plano de Contas/Conta Corrente. 
   

1. Se houver, o lançamento será gerado com as configurações de classe de contas existentes. 

1. Se não houver configuração, o lançamento será gerado com os dados preenchidos em tela. 

1. Se não houver dados preenchidos em tela, então o lançamento será gerado com a conta corrente principal do condomínio. 
   

1. Conta virtual: Esse campo estará habilitado, caso o condomínios esteja configurado para trabalhar com conta virtual. Segue as mesmas diretrizes de preenchimento do campo conta corrente, com exceção do preenchimento automático da conta principal, uma vez que para contas virtuais não há uma principal. Diante disso, caso não haja associação de classes para a conta virtual, a opção estará vazia e não será preenchida pelo sistema. Você precisará selecionar a conta virtual desejada.
   

1. Tipo de pagamento: Inicialmente, preenchido com o padrão selecionado na tela de configurações, podendo ser alterado. Caso não tenha nenhum selecionado, será mostrado vazio. Mas o sistema não permitirá a gravação da despesa, sem a seleção dessa informação.

1. Tipo Doc. Pgto.: Inicialmente, preenchido com o padrão selecionado na tela de configurações, podendo ser alterado. Caso não tenha nenhum selecionado, será mostrado vazio. Mas o sistema não permitirá a gravação da despesa, sem a seleção dessa informação.

1. Tipo chave PIX transferência: Permite selecionar o tipo da chave Pix do favorecido. Ou caso, ele já tenha uma chave marcada como principal e o tipo de pagamento seja PIX, o sistema irá selecionar automaticamente.

1. Chave PIX: campo que mostra a chave pix cadastrada como principal na conta corrente do favorecido ou permite que você digite qual a chave, de acordo com o tipo selecionado.
   
2. Pix QR Code: permite que você digite ou cole o link do Pix Copia e cola do boleto, referente ao pagamento da nota fiscal. Basta clicar no botão  e depois salvar o que for inserido por você na tela abaixo.
   

1. Classificação de Serviço: Selecionar o tipo de classificação de serviços para lançamentos da EFD-Reinf. Caso o fornecedor já possua vinculado, ela será exibida automaticamente preenchida. Esse campo é obrigatório, quando selecionado um imposto do tipo INSS. 

1. Descrição: Campo não obrigatório. Através da lupa  pode-se selecionar o histórico cadastrado no Cond21, ou digitar a informação que deseja. Caso esteja usando a configuração <Utilizar produto/serviço como descrição marcada> o campo estará desabilitado. Além disso, caso esteja com a configuração “Incluir descrição do serviço da nota no lançamento” a descrição estará preenchida automaticamente, caso seja uma nota fiscal de serviço (NFSe).
   

1. Serviços: Ao marcar essa opção, você poderá identificar que essa nota se trata de um serviço prestado para o condomínio e, então, escolher o código do serviço, bem como a Série da Nota de Serviço que pode ser diferente da Série da Nota e o Tipo de Documento. A descrição do Serviço será preenchida automaticamente com a descrição que estiver presente na nota fiscal encontrada, mas pode ser editada. As opções disponíveis para seleção, são de informações previamente cadastradas no Condomínio21. Clique em Salvar, para fazer com que ao gerar a despesa, essas informações fiquem gravadas para ela.

1. Exporta contábil: Essa opção será mostrada, apenas para os condomínios que estão configurados para integrar com o sistema Group Contábil. Caso ele não esteja, ela não será exibida.
1. Por padrão, ela será mostrada marcada e com a data do documento pré-selecionada, com o primeiro dia do mês de referência da nota fiscal, mas poderá ser alterada a qualquer momento, clicando no botão do calendário. Gerando a despesa com essa opção marcada, significa que ela será considerada para a exportação do lançamento para o Group Contábil.

1. Com todas as informações selecionadas e conferidas, basta você clicar em [Gerar conta] para a despesa ser criada no Condomínio21, contendo é claro o documento da nota fiscal anexado automaticamente pelo GED ao lançamento.
   

1. Mas antes de gerar a conta, é preciso que você conheça no detalhe cada uma das funcionalidades da tela. Para isso, a seguir são relatadas todas as informações que você precisa saber, para usar o Group Pay de acordo com a sua rotina. É muito importante, a leitura de cada um dos tópicos.

Se você trabalha com o lançamento de notas fiscais atribuindo uma classe de conta específica para cada produto ou serviço, este tópico é especialmente relevante para você. Por outro lado, se você realiza o lançamento da nota inteira em uma única classe de conta, a funcionalidade descrita a seguir pode não ser tão útil, mas é importante entender como ela funciona.

Como fazer: 

1. Ao clicar em + Adicionar mais classes de contas na tela de cadastramento de Notas Fiscais, será aberta a tela de Classes de Conta. Se houve seleção de classe de conta e centro de custo na tela anterior, estes virão preenchidos, se não, a tela será aberta para seleção das classes. O valor vem preenchido com o valor total da nota. 
   

1. Ao clicar em Nova o sistema trará uma nova linha abaixo da classe em tela e limpará o campo de valor total, para que seja preenchido o valor de cada classe. 
   

1. Clique na lupa para seleção da classe de contas ou centro de custo.
   

1. Clique no botão   para exclusão da classe de contas inserida. Ao clicar será exibida a mensagem abaixo. Clicando em não abortará o processo, e clicando em sim a classe será excluída. 
   

1. Ao clicar em Sim, se o valor total da nota fiscal não tiver sido distribuído entre as classes de contas corretamente, será exibida a mensagem informando que 'O valor da soma das classes precisa ser igual ao valor total da nota fiscal'.
   

1. Ao finalizar a configuração das classes de contas clique em [Sim], ou no X para cancelar. 
   

1. Ao clicar em Ver Mais será possível visualizar as classes configuradas. Os campos aparecerão bloqueados, apenas para conferência. 
   

Observações:

1. Ao adicionar mais de uma classe de contas, o bloco de parcelas ficará bloqueado exibindo a mensagem “Não é possível realizar o parcelamento, quando selecionada mais de uma classe de conta.”.

1. Ao adicionar mais de uma classe de contas, o bloco de retenção de impostos ficará bloqueado exibindo a mensagem: “Importante: Atualmente, a retenção de impostos não pode ser aplicada a múltiplas classes de conta. Para continuar, selecione apenas uma classe de contas para a nota fiscal.”.
   

Parcelando as Notas Fiscais no Group Pay

Por padrão, o sistema identificará as notas fiscais sem parcelas como tendo apenas uma única parcela, ou seja, apenas o lançamento atual. No entanto, o sistema também é capaz de reconhecer se há parcelas originais associadas à nota. Se você deseja parcelar uma nota que originalmente não possui mais de duas parcelas, siga os passos abaixo:

Como fazer: 

1. Ao clicar em + Parcelar na tela de cadastramento de Notas Fiscais, será aberta a tela de Parcelamento de Nota Fiscal.

1. Escolha a quantidade de parcelas desejadas, preencha em Nº Parcelas: e selecione o vencimento da primeira parcela. Os demais vencimentos das parcelas serão a cada um mês do vencimento anterior. Caso queira, a data pode ser alterada. 
   

1. Clique em [Gerar Parcelas].
   

1. Caso queira o valor também pode ser alterado, desde que o valor total das parcelas fique igual ao valor total das notas. Temos os mesmos botões para inserção do código de barras nas parcelas, igual na tela principal. Se o valor ficar diferente será apresentada a mensagem: “O valor total das parcelas está diferente do valor da nota. Corrija para salvar.”. Enquanto os valores estiverem divergentes, o botão salvar não será habilitado. 

1. Após as configurações de data de vencimento, valores e código de barras. Clique em salvar, para gravar as informações. 

1. Após salvar, será possível visualizar as parcelas geradas e teremos a informação de quantas parcelas foram geradas para nota conforme abaixo:

Observações:

1. Ao cadastrar mais de uma parcela não será possível adicionar mais de uma classe de contas. Será apresentada a seguinte mensagem no bloco de classes de contas: “Importante: Atualmente, não é possível adicionar mais classes para notas com parcelamento!”.
   

1. Se houver retenção de imposto após o cadastro das parcelas, os valores das parcelas serão recalculados abatendo o valor dos impostos. Ao clicar em ver parcelas você poderá ver os novos valores das parcelas.

Retendo impostos das Notas Fiscais no Group Pay

O sistema tentará identificar automaticamente os impostos retidos na nota fiscal e, inclusive, fará a seleção dessas informações. No entanto, se você precisar corrigir algum dado ou adicionar uma nova retenção, siga os passos abaixo:

Como fazer: 

1. Ao clicar em + Adicionar retenção na tela de Cadastramento de Notas Fiscais, será incluído na tela o combo de imposto para seleção.
   

• Lupa para seleção da natureza de rendimento. 

• Bloqueio do cadastro de imposto.

• Botão para exclusão do imposto cadastrado.
  

1. Selecione o imposto desejado. Se houver alíquota cadastrada no imposto, ao selecionar, ela virá preenchida e o valor será calculado em cima do valor base.
   
2. Caso queira, pode alterar o valor base e as demais informações.
   

1. Caso seja um imposto que é transmitido pela EFD-Reinf, temos a opção de seleção da natureza de rendimento na tela. Entretanto, ela ficará vazia, apenas se não houver natureza de rendimento associada ao imposto ou ao fornecedor, sendo a do imposto prioritária para a seleção automática. Caso não haja natureza vinculada para o imposto, o sistema irá considerar a natureza associada ao fornecedor.
   

1. Caso queira excluir o imposto, clique no  e a mensagem abaixo será exibida para confirmação. Ao clicar em não, o imposto não será excluído. E ao clicar em sim o imposto será excluído da tela. 
   

      Observações:

1. Ao adicionar impostos ao lançamento, ou se vier impostos retidos pela nota fiscal, o campo de adição de mais classes de contas ficará bloqueado com a seguinte mensagem: “Importante: Atualmente, não é permitido selecionar múltiplas classes de conta para notas que possuem retenção de impostos.”.

1. Caso o imposto que venha retido na nota fiscal não esteja cadastrado no Condomínio21, o Group Pay fará o cadastro automático. E todos os campos virão bloqueados para edição, sendo necessário clicar em  para habilitar a edição. Para impostos que foram cadastrados pelo Group Pay, não será possível alterar o imposto.  

1. Caso haja classe de contas associada para o imposto em seu cadastro, o sistema gerará os lançamentos para ela. Essa mesma regra vale para a fornecedor, data de vencimento e data de apuração do determinados exclusivamente para o imposto.  

Código de Barras das Notas Fiscais no Group Pay

1. Ao clicar no botão de edição  na tela de Cadastrar Despesa no bloco código de barras, será possível inserir o código de barras para o lançamento de contas a pagar. 
   

1. Faça a leitura ou digitação do código de barras. 
   
2. Ao final  use o botão  para confirmação do código de barras ou o botão  para excluir o código de barras. 
   

1. Ao clicar em confirmar o sistema fará a validação do código de barras, e caso seja um código de barras inválido a mensagem abaixo será apresentada, e não será salvo o código de barras digitado.

1. O código continuará no campo para edição dos campos inválidos e salvar.

1. Após correção, clique no botão de confirmação e o código ficará vinculado para geração da despesa.

Observação:

1. De acordo com a regra aplicada no Condomínio21, o código de barras associado à nota fiscal é incluído apenas no lançamento principal da despesa, não sendo utilizado para impostos ou parcelas.

Realizando a baixa da despesa pelo Group Pay

Se em sua administradora vocês costumam fazer o lançamento da despesa já realizando sua baixa, a rotina criada no bloco ‘Modo de Pagamento e Liquidação’ foi criado para sanar essa necessidade.

1. Marque a opção <Modo de Pagamento e Liquidação> para liberar os campos do bloco.

1. Por padrão, os campos Dt. Pgto. e Dt. Liquid.  estarão preenchidos com a data do dia (do computador).

1. Caso queira que a data de liquidação não seja considerada, desmarque a opção neste campo. 

1. Se porventura tiver que digitar valores de Multa, Juros ou Desconto faça e verifique que o valor Total Baixa será atualizado automaticamente a medida em que os valores são informados.
   

1. Ao clicar em [Gerar Conta] o sistema irá criar a despesa com a situação Baixada e com o valor de pagamento seguindo o ‘Total Baixa’, além de considerar todas as demais informações que forem digitadas. Essa funcionalidade, é semelhante a que se tem atualmente no Condomínio21, na tela de Lançamento de contas a pagar aba Manual.
   

Vincular imagens GED das Notas Fiscais no Group Pay

As despesas que foram identificadas com cadastro no Condomínio21 virão com o ícone  preenchido na tela de Gerenciamento de Notas Fiscais.  Para identificação da despesa no Condomínio21, o Group Pay verifica e confronta as seguintes informações da nota x despesa: CNPJ do condomínio, CNPJ do fornecedor, Valor da nota fiscal, Número da nota fiscal e caso tenha data de vencimento informado na nota fiscal, a data de vencimento. 

1. Na tela de Gerenciamento de Notas Fiscais do Group Pay, clique em   e será aberta a tela de Vínculo de documento de despesa.
   

Nessa tela temos as seguintes informações:

1. Condomínios: Mostra o condomínio da nota fiscal.

1. Vencimento: Filtro para buscar notas de acordo com o vencimento. 

1. Botão Abrir Documento: Fará a abertura do PDF da nota fiscal. 

1. Botão Filtrar: Para busca conforme filtros da tela. 

Na grade temos:

1. Fornecedor: Nome do fornecedor da despesa.

1. CNPJ/CPF: CNPJ/CPF do fornecedor da despesa.

1. Nota Fiscal: Número da nota fiscal.

1. Mês Ref.: Mês de Referência da despesa no Condomínio21. 

1. Vencimento: Vencimento da despesa no Condomínio21. 

1. Valor: Valor da despesa no Condomínio21. 

1. Situação: situação da despesa no condomínio21. 

1. Parcela: Mostra o número da parcela, caso for um lançamento desse tipo.

1. Imposto: Mostra a palavra ‘Sim’ se o lançamento for desse tipo.

1. Selecione a despesa que deseja anexar o PDF da nota fiscal e clique em Vincular. 

1. Após o vínculo a mensagem abaixo será exibida:

1. Após clicar em Ok, a tela de vínculo da nota será fechada e voltará para a tela de Gerenciamento de Notas Fiscais do Group Pay. 

1. Notas fiscais adicionadas nos lançamentos de contas a pagar.

Observações:

1. Quando a despesa já estiver cadastrada no Condomínio21, o botão [Cadastrar] não ficará habilitado mostrando a mensagem abaixo.
   

1. Somente quando a despesa já estiver cadastrada no Condomínio21, o botão Vincular estará disponível para utilização. Caso não tenha despesa no Condomínio21, será exibida a mensagem abaixo:
   

Excluindo Notas Fiscais no Group Pay

Como fazer: 

1. Ao selecionar um lançamento na tela de gerenciamento de notas fiscais e clicar em Excluir, o sistema apresentará a seguinte mensagem:
   

1. Ao clicar em [Não], o processo será abortado.

1. Ao clicar em [Sim], a nota será excluída e não será mais exibida na tela. 

Observações:

1. A exclusão poderá ser feita com mais de uma nota fiscal ao mesmo tempo.
   
2. Para restaurar uma nota fiscal excluída, consulte o tópico abaixo.
   

Histórico de notas fiscais buscadas e excluídas no Group Pay

1. Clique no botão Histórico de Notas da tela de Gerenciamento de Notas Fiscais.
   

1. Será aberta a tela a seguir:
   

Nesta tela, é possível fazer uso dos seguintes filtros: 

1. Condomínio: Selecione um, múltiplos ou todos os condomínios. 

1. Notas e documentos captados em: É possível selecionar o mês de captação da nota fiscal, ou todos.

1. Tipo de ação realizada: Você pode escolher entre as opões abaixo, que refletem se foi uma ação de exclusão da nota ou de criação: 
   
1. Filtrar por Todas as ações;

1. Por Despesa criada;

1. Ou nota excluída.

1. Clique em Filtrar para que as notas sejam apresentadas na grade da tela.

1. Ao clicar no botão    é aberto o arquivo PDF da nota fiscal capturada, para visualização.
   

1. As notas são identificadas, conforme a ação realizada sobre elas:
1. Despesa criada no Cond21 através do Group Pay: Notas identificadas com a cor azul, tiveram sua despesa cadastrada através do processo de Cadastrar Despesas do Group Pay, ou, o documento foi anexado à uma despesa já existente no Cond21 através do processo de vincular documentos do Group Pay.
   

1. Nota Fiscal foi excluída na tela principal do Group Pay: De cor alaranjada, entra nessa identificação notas excluídas na tela de gerenciamento de notas, pelo botão  .
1. Ao selecionar notas e clicar em [Restaurar notas excluídas], elas irão deixar de exibir na tela de histórico, e exibirão novamente na tela principal de Gerenciamento de notas fiscais do Group Pay.
   

 Observações:

1. Não será permitido cadastrar despesas na tela de histórico de notas fiscais;

1. Notas da cor azul (Despesa criada no Cond21 através do Group Pay) só podem ser consultadas, não sendo possível sua restauração pois já foram cadastradas pela tela de Gerenciamento de Notas Fiscais;

Outras informações relevantes do Group Pay

1. Nas configurações do Group Pay temos as opções “Considerar anexos GED para todas as parcelas” e “Considerar anexos GED para os impostos”. Se ambas estiverem marcadas na hora da vinculação do lançamento, se a nota tiver parcelas e impostos, o anexo GED irá para todos os lançamentos. 

1. Ao finalizar o preenchimento das informações na tela de Cadastro da despesa e você clicar em [Gerar conta], caso esteja habilitado o parâmetro Trava de Lançamentos/Exclusão em Meses Fechados em Arquivo -> Configuração do Sistema -> Financeiro -> aba Outros e o mês do lançamento estiver fechado. A geração do lançamento não será permitida.

1. Caso as notas fiscais deixem de ser buscadas, confira se o certificado digital está vencido e faça a troca.

1. Não haverá busca manual de notas fiscais, o horário que isso acontecerá será o que foi informado nesse documento.

1. Caso você não tenha o Group GED contratado, as notas fiscais não serão anexadas automaticamente ao lançamento, mas ela poderá ser visualizada normalmente pelo seu software de abertura de PDFs.

1. Caso algum município de um dos seus condomínios, não esteja liberado para uso no Group Pay, abra um ticket fazendo a solicitação.

1. Quando ocorrer erros na ativação ou credenciamento dos condomínios, a mensagem informando do que se trata ficará disponível na tela por alguns minutos. Entretanto, será gerado um arquivo de log da operação na pasta de instalação do sistema, que servirá como guia para abertura do ticket junto ao Suporte.

1. O cadastro do condomínio deve estar completo e correto para que o credenciamento ocorra da melhor maneira possível. Não deixe de informar o número no endereço do condomínio. Caso ele não tenha, informe um número fictício.