O Group Pay – Busca de Notas por E-mail é uma funcionalidade que utiliza Inteligência Artificial para facilitar a captação de notas fiscais e boletos recebidos por e-mail. A partir do encaminhamento ou do acesso à caixa de e-mails da administradora, o sistema identifica automaticamente os documentos fiscais, realiza um pré-lançamento e os disponibiliza no Condomínio21, trazendo mais agilidade e menos trabalho manual no processo de contas a pagar.

Funcionalidade disponível a partir da versão 45.92 / 2.6.84.01.

Tipos de Busca por E-mail

O Group Pay oferece duas formas de buscar automaticamente notas fiscais e boletos por e-mail. Antes de configurar, é importante entender como cada uma funciona:

E-mail único

Nessa opção, a administradora configura o encaminhamento automático dos e-mails recebidos para um endereço exclusivo do Group Pay.

1. Receber os e-mails encaminhados; 
2. Identificar automaticamente notas fiscais e boletos anexados; 
3. Enviar apenas esses documentos fiscais para o Condomínio21.

Acesso à caixa de e-mails da administradora

Nessa opção, o Group Pay acessa diretamente a caixa de e-mails da administradora por meio da tecnologia IMAP.

O Group Pay irá:

1. Acessar a caixa de e-mails configurada;
   
2. Identificar notas fiscais e boletos automaticamente;
   
3. Enviar apenas os documentos fiscais para o Condomínio21.
   

Como configurar a busca por e-mail

1. Acesse o menu Módulos > Contas a Pagar > Group Pay.
2. No menu sanduíche, clique em Credenciar Condomínios.
   

1. Acesse a aba ‘Busca por E-mail’.
   

1. Leia atentamente as explicações de cada tipo de busca e escolha entre E-mail único ou Acesso à caixa de e-mail da administradora.

Observação: Os botões    apresentado ao lado das opções, abrem telas informativas.

Ao escolher a opção E-mail único, siga os passos abaixo:

1. No campo E-mail da administradora, informe o e-mail utilizado para receber notas fiscais e boletos.
2. No campo E-mail para encaminhamento, será exibido um endereço gerado pelo Group Pay.
3. Copie esse endereço, através do botão , e configure o encaminhamento automático na caixa de e-mails da administradora para o e-mail do Group Pay.
4. Após configurar o encaminhamento, volte ao Group Pay.

Atenção: sem o encaminhamento configurado corretamente, o processo não poderá continuar.

5. Clique no botão [Testar redirecionamento].
6. Confirme a mensagem informando que o encaminhamento já foi configurado.
7. Aguarde até 15 minutos para a validação do teste.
   

Status do teste

Durante o teste, o sistema exibirá uma das seguintes tags:

1. Teste em andamento – O Group Pay está validando o acesso.
2. Acesso ao e-mail validado – O teste foi concluído com sucesso.
3. Erro no acesso ao e-mail – O teste não obteve sucesso.
   

Caso o e-mail da administradora seja do Gmail, haverá um passo adicional, para saber mais sobre como configurar o GMail, acesse o manual Group PAY - Como configurar o redirecionamento/ encaminhamento de e-mail nos provedores.

Enquanto essa confirmação não for feita, será exibida a tag: Aguardando confirmação da configuração do redirecionamento de e-mail para concluir o processo no sistema.

Configuração - Acesso à caixa de e-mail da administradora

Essa opção se baseia no uso da tecnologia IMAP. 

1. Clique no link Termos de uso.
   
2. Leia o termo completo. 
   
3. Clique em [Concordo com os termos].

1. Acesse as configurações do e-mail da administradora.
2. Habilite ou autorize o uso de IMAP.
3. No Group Pay, preencha todos os campos obrigatórios:
   
1. E-mail: e-mail da administradora.
2. Senha: senha de acesso ao e-mail.
1. Para Gmail ou Microsoft, pode ser necessário utilizar senha de aplicativo.
4. IMAP: endereço do servidor IMAP do provedor.
5. Tipo de Criptografia/Porta: conforme o provedor de e-mail.
   
6. Clique em [Testar acesso].
   
7. Aguarde até 15 minutos para o retorno do teste.
   

Os status exibidos são os mesmos da opção de e-mail único: 

1. Teste em andamento – O Group Pay está validando o acesso.
2. Acesso ao e-mail validado – O teste foi concluído com sucesso.
3. Erro no acesso ao e-mail – O teste não obteve sucesso.

Observação: Caso não saiba o endereço do IMAP, clique no botão de ajuda  para consultar os referentes aos principais provedores. Caso ainda reste dúvidas, acesse o manual Group PAY - Como configurar o redirecionamento de e-mail por IMAP

Informações sobre os testes de redirecionamento e acesso:

O teste é utilizado para confirmar se o Group Pay consegue acessar corretamente a caixa de e-mails da administradora.

Se o teste falhar, verifique: 

1. Se o e-mail ou senha informados estão corretos; 
2. Se o encaminhamento ou o IMAP estão configurados corretamente.

Caso o problema persista, entre em contato com o Suporte para abertura de um chamado.

Como visualizar e trabalhar com as notas fiscais captadas por e-mail

1. Acesse Módulos > Contas a Pagar > Group Pay.
2. A tela de Gerenciamento de Notas Fiscais será exibida automaticamente.
1. Se necessário, utilize o menu sanduíche e clique em Cadastrar despesas.
3. Utilize os filtros disponíveis para localizar as notas captadas.
4. Clique em Filtrar para exibir os documentos.
   

5. Para cadastrar a despesa, siga o fluxo normal do Group Pay. 
   

6. As informações virão, em sua maioria, preenchidas automaticamente.
   

7. Finalize o cadastro.
   

Na coluna Tipo de Busca serão identificadas as fontes de origem da nota.

1. Notas captadas por fontes externas aparecerão com o identificador 
2. Notas e boletos captados por e-mail aparecerão identificados com  

Importante:

1. O Group Pay utiliza IA (Inteligência Artificial) para reconhecer automaticamente notas fiscais e boletos recebidos por e-mail. Como se trata de um processo inteligente e evolutivo, pode ser necessário “ensinar” a IA a identificar determinados modelos de documentos.
   

2. Caso uma nota fiscal ou boleto enviado por e-mail não seja reconhecido pelo sistema, orientamos que entre em contato com o Suporte e reporte a situação. A equipe direcionará a demanda ao time de desenvolvimento para que a IA seja treinada a reconhecer esse novo modelo de documento.
   

3. O prazo para reconhecimento de notas ou boletos enviados por e-mail no Condomínio21 é de até 2 horas após o envio.
   

4. Importante observar que a IA de busca por e-mail não reconhece:
   

   • Recibos manuais;

   • Documentos com múltiplas páginas;

   • Imagens com baixa qualidade;

   • Arquivos em formatos diferentes de PDF.

   Ou seja, apenas arquivos no formato PDF são processados.

   Além disso, para que o documento seja corretamente identificado e vinculado ao condomínio, é indispensável que constem na nota fiscal ou boleto:

   • A Razão Social do condomínio, exatamente conforme cadastrada no Cond21;

   • O respectivo CNPJ.