O Group Pay é uma solução completa que captura notas fiscais de despesas dos seus condomínios e facilita o lançamento no Condomínio21. Na prática, o Group Pay captura cobranças ao CNPJ do condomínio diretamente das fontes e analisa todos os documentos e extrai essas informações, inserindo-as no sistema. Além da identificação das informações, os robôs utilizados na ferramenta conseguem capturar o arquivo em PDF da Danfe (NFe) e da Nota Fiscal de Serviço (NFSe), incluindo notas fiscais emitidas por MEI, desde que o município de emissão esteja presente no Portal Nacional de Notas Fiscais.

Neste manual será ensinado o passo a passo para configurar o  Group Pay para posteriormente ser utilizado no Condomínio21. Aqui serão abordadas as configurações obrigatórias, que podem ser feitas por você ou pelas nossas equipes de Implantação e Suporte.

Vamos lá?

Como solicitar a contratação do Group Pay

A contratação será feita, após o contato com um consultor do setor Comercial da Group Software. Para que ele saiba do seu interesse, faça os passos abaixo no Condomínio21.

1. Acesse o menu Módulos -> Contas a Pagar -> Group Pay.
   
2. Clique no botão [Ver Mais].

1. O sistema irá te direcionar para uma tela com mais algumas informações. Nela, clique em [Quero Saber mais] ou em [Quero uma demonstração].
   

1. Caso tenha dúvidas antes de seguir, clique na tag 'nossa equipe' que você será direcionado para o Canal de Atendimento do WhatsApp da Group Software.
   
2. Caso prossiga, será exibida a mensagem informando que foi enviado um e-mail ao nosso setor Comercial. Clique em OK.
   

1. Aguarde o contato de um dos consultores da Group.
   
2. Enquanto isso, caso acesse a opção do Group Pay, a tela abaixo será apresentada. Nela está informando que você pode aguardar ou acelerar o atendimento, através do WhatsApp, clicando com o link em destaque na imagem.
   

1. Nesse processo, será enviado um e-mail automático para os consultores da Group Software, que entraram em contato o quanto antes, para mostrar os benefícios e planos comerciais do Group Pay.

1. Caso você já tenha o Group Pay contratado, os próximos passos desse manual são de como utilizar todas as opções relacionadas a ele.

Ativando o Group Pay para a administradora e no sistema

A ativação do Group Pay no Condomínio21, ocorrerá automaticamente, em poucos dias, após confirmação da contratação junto ao Financeiro.

Credenciando os condomínios no Group Pay

Após o credenciamento da administradora e liberação da funcionalidade ter sido efetivado, será a hora de configurar os condomínios que terão suas notas fiscais captadas.

Para fazer isso, você poderá ativar vários de uma só vez ou um a um. A quantidade de condomínios que você pode credenciar, vai de acordo com o plano contratado.

1. Acesse o menu Módulos -> Contas a Pagar -> Group Pay, se for o primeiro acesso para configuração de condomínios, o Group Pay já trará a tela de configuração de condomínios. 
   
2. Se já tiver condomínios credenciados e precisa liberar novos, clique no menu lateral -> Group Pay -> Credenciar condomínios
   

1. A tela para o Credenciamento e Configuração dos condomínios, será exibida conforme a imagem a seguir:
   

Detalhes dos campos da tela:

1. Plano atual: Na parte superior direita da tela será exibido o plano contratado para o Group Pay.
   

1. Condomínios ativos no Group Pay: Mostra a quantidade de condomínios que já estão ativos no Group Pay.
   

1. Ativar vários condomínios : Nesta tela, todos os condomínios do Condomínio21 serão exibidos, permitindo a seleção múltipla e a ativação para utilização no Group Pay.
   

Colunas de informações na tela: 

4. Condomínios: Será mostrado o nome do condomínio
5. CNPJ: Apresenta o CNPJ do condomínio
6. Usando Group Pay: Contém a opção que deve ser marcada para ativar o condomínio e liberar a sua configuração. Caso já esteja marcada, identificará que o condomínio foi corretamente ativado e liberado para uso.
   

4. Botão Configurar:
   
1.  : Quando exibido dessa maneira, significa que o condomínio ainda não está ativo.
   
2. : Quando exibido dessa maneira, significa que o condomínio já foi ativado e está pronto para ter as informações configuradas para a captação das notas.
   

Como ativar o condomínio:

1. Marque a opção <Ativo> na coluna Usando Group Pay.

1. Aguarde até que o sistema valide o credenciamento. O sucesso da ativação do condomínio você saberá, quando o botão [Configurar] ficar habilitado. 
2. Usando a opção para <Ativar vários condomínios> de uma só vez, a opção <Ativo> ficará marcada automaticamente, bem como a liberação do botão [Configurar] acontecerá da mesma forma.

1. Caso esteja faltando alguma informação que impeça a ativação do condomínio, o motivo será mostrado na linha do nome do condomínio. Basta corrigir a informação e voltar no credenciamento.
   

1. Clique no botão [Configurar].
   

1. Ao acessar essa tela, você poderá configurar a busca automática das notas fiscais do condomínio. Além disso, será possível acompanhar o status do credenciamento inicial. 

1. Nesta mesma tela, você também realizará o credenciamento do certificado digital, além de inserir o login e a senha necessários para acessar as prefeituras ou sites de ISS onde as notas fiscais de serviço estão disponíveis.

Importante: 

Conferindo a situação do Credenciamento do Condomínio na plataforma do Group Pay

No bloco Credenciamento inicial, você poderá acompanhar através da descrição do campo Situação, como está o andamento.

1. INICIADO: Significa que o processo foi iniciado e, em breve, será concluído.
   
2. CONCLUÍDO: Significa que o processo foi finalizado e já é permitido seguir com as configurações de certificado, bem como login e senha das prefeituras.

Se não existir nenhum certificado configurado para o condomínio será exibido o botão [Novo Certificado]. Caso já exista, será exibido o botão [Credenciar Certificado].

Siga o passo a passo descrito no manual citado e retorne à tela de configuração do certificado digital.

1. Após o credenciamento, a situação irá mudar para ‘Concluído’ e uma mensagem de sucesso será exibida no rodapé da tela. Caso ocorra algum erro, a mensagem também será apresentada no mesmo lugar.

Importante: 

1. Se já existir um certificado cadastrado para o condomínio, clique diretamente no botão [Credenciar certificado], sem a necessidade de acessar a tela de ‘Gestão de Certificados’.
2. O certificado deve estar válido para que o credenciamento seja bem-sucedido. No próprio Condomínio21, você pode verificar a validade na tela de ‘Gestão de Certificados’.

1. Se ocorrer algum erro genérico ao clicar no botão [Credenciar certificado], primeiro exclua o certificado cadastrado, adicione-o novamente e tente credenciar novamente. Se o erro persistir, entre em contato com o Suporte da Group Software.

1. Não é possível utilizar certificado por procuração da administradora para buscar notas fiscais dos condomínios. A Receita Federal confronta o CNPJ do certificado, com o CNPJ do condomínio que está na nota. Além desse, o certificado do tipo A3 também não é permitido para o credenciamento de condomínios no Group Pay.
   

Configurando Login e senha dos portais municipais (sites das prefeituras) – Para notas de serviço (NFSe)

1. O sistema preencherá a inscrição municipal de forma automática, caso ela esteja cadastrada no campo <Inscrição> do cadastro do condomínio. Caso não tenha essa informação no cadastro do condomínio, você poderá digitar a inscrição municipal nesse campo, para que seja enviado para o credenciamento.

1. Se a busca das notas fiscais do seu condomínio ocorra através do login e senha de acesso ao site/portal da prefeitura da cidade dele, no campo Login digite o usuário que você utiliza nesse acesso e no campo Senha e digite a senha utilizada para o acesso ao site.
   

1. Por fim, clique em [Salvar].
   

1. O sucesso da operação será mostrado na tela.
   

Importante: 

1. Haverão duas possibilidades de cadastro de login e senha para prefeituras distintas. Essa diferença de cadastro, acontece pela identificação do Acesso 1 e  Acesso 2. Por padrão, sempre estará na aba 'Acesso 1'. 
   

1. Caso o acesso ao site da prefeitura seja via certificado digital, não precisa realizar o cadastro do login e senha. Basta deixar a opção 'Utilizar certificado no cadastro ' e ter a inscrição municipal cadastrada.
   

1. Antes de informar o login e senha, confira realmente se eles estão corretos e válidos. Há prefeituras e portais, como o da prefeitura de Curitiba, que os dados de acesso têm validade, por isso precisam ser constantemente alterados. Se, alguma informação estiver incorreta, os robôs não conseguirão fazer a captura das notas.
   

1. A inscrição municipal do condomínio é obrigatória para o credenciamento das notas fiscais de serviço, cujo acesso aos portais municipais (prefeituras) seja via login e senha.
   

1. Acione o botão [Replicar login e senha] logo após ter salvado o cadastro dessas informações para o condomínio referente.
   

1. O sistema exibirá uma tela para que você selecione os condomínios que devem receber essas mesmas informações. Marque os condomínios desejados e clique em [Salvar]. Pronto! O sistema replicará automaticamente as credenciais para os condomínios selecionados, permitindo que você pule essa etapa quando realizar o credenciamento deles.

Como alterar o login e a senha 

Se o login e a senha de acesso ao portal da prefeitura forem alterados, é necessário atualizar essas informações no Group Pay. Caso contrário, a busca automática não conseguirá localizar as notas fiscais.

Essa atualização pode ser feita diretamente por você, não é necessário acionar o Suporte. Para isso, siga os passos abaixo:

Como fazer:

1. Clique no botão  conforme indicado pela seta na imagem a seguir.
   

1. Os campos de edição dos dados de acesso do condomínio ao portal da prefeitura serão liberados pelo sistema. Insira as informações atualizadas e clique no botão   de confirmação. Em seguida, finalize a ação clicando em [Salvar].
   

2. Após isso, o sistema enviará automaticamente a atualização para os robôs, que passarão a utilizar os novos dados para realizar a busca das notas fiscais de serviço.
   

1. Este processo não altera as informações cadastrais do condomínio já registradas no sistema.
   

Com o intuito de facilitar ainda mais o cadastro da despesa pelo Group Pay, foram criados dois campos na tela de cadastro do fornecedor: Classe de Conta e Classificação de Serviço.

1. Acesse o menu Cadastros > Fornecedor.
   
2. Em seguida, no campo Classe de Conta clique em [Associação de Classes por Condomínio].
   

1. O sistema abrirá a tela conforme imagem, a seguir, mostrando nome do condomínio do lado esquerdo e uma coluna em branco do lado direito, para que você escolha qual classe corresponde ao fornecedor mostrado na tela, para o condomínio em questão. Para isso, clique no botão [...].
   

1. O Condomínio21 abrirá a tela do plano de contas do condomínio. Escolha a classe e clique em [Selecionar] ou clique duas vezes com o teclado sob a linha da classe desejada.

1. A classe escolhida será preenchida na tela principal do relacionamento.

1. Para concluir o processo clique em [Gravar].

Observações:

1. Existem administradoras que utilizam planos de contas distintos para os condomínios. Por essa razão, foi desenvolvida uma tela separada, onde não é permitido selecionar apenas uma classe para o fornecedor. Isso se deve ao fato de que o cadastro de fornecedores no Condomínio21 é feito de forma geral.

1. Se você trabalha com apenas um plano de contas ou se a classe do fornecedor é a mesma para todos os condomínios, é possível replicar a escolha de uma classe para todos eles. Para isso, basta utilizar o botão [Replicar].

1. A exclusão de uma classe ao fornecedor é feita através do acionamento do botão [Limpar Classe do item selecionado].
   
2. Para a classificação de serviço, basta selecionar uma das existentes na tela de cadastro do fornecedor, no campo referente. Ao final, clique em [Gravar].
   

Vincular classe de conta ao fornecedor de forma automática

Para simplificar a associação de classes de contas aos fornecedores, especialmente no primeiro uso do Group Pay, foi desenvolvida uma funcionalidade que automatiza esse processo. A funcionalidade considera a classe de conta e a classificação de serviço mais utilizada para o fornecedor nos últimos três meses. Dessa forma, ao acessar a tela de Fornecedores, você perceberá que o sistema já realizou essa associação automaticamente, dispensando qualquer ação manual.

1. Acesse o menu Arquivo > Ferramentas de Administração aba Manutenção botão [Vincular inf. fornecedor].
   

1. O sistema irá mostrar a tela para você digitar sua senha e em seguida a mensagem conforme a imagem abaixo. Ao clicar em [Sim] fará a associação automática tanto da classe de conta quanto da classificação.

Observação:

1. O ideal é que o processo acima seja realizado em algum momento em que o sistema não esteja sendo acessado por várias pessoas, no fim ou no início do dia, por exemplo.
   

1. Acesse o menu Módulos -> Contas a Pagar -> Group Pay ou acesse o menu lateral e clique em Group Pay -> Cadastrar Despesas.
2. No canto superior direito, clique no botão de [Engrenagens] .
3. Será aberta a tela a seguir:
   

1. Ao clicar na engrenagem será possível selecionar quais as configurações desejadas para criação das contas a pagar.
   
2. Marque a(s) opções que se enquadram no seu dia a dia e ao final clique em [Confirmar] para salvar. Abaixo a descrição da função de cada opção dessa tela.
   

1. Utilizar produto e/ou serviço como descrição: A descrição do lançamento criado no Condomínio21 será o produto ou serviço da nota captada.
   
2. Criar lançamentos com a conta principal do fornecedor: Caso o fornecedor tenha conta corrente cadastrada, o lançamento será gerado com a conta corrente principal do fornecedor vinculada ao lançamento.

1. Considerar anexos GED para todas as parcelas: Caso o cliente tenha o GED contratado, esta opção estará disponível. Se selecionado, todas as parcelas de um lançamento receberão a imagem da nota no GED. Caso contrário, elas serão criadas sem a nota fiscal anexada.

1. Considerar anexos GED para os impostos: Caso o cliente tenha o GED contratado esta opção estará disponível. Com ela marcada, ao realizar um lançamento com retenção de impostos, a imagem da nota será vinculada pelo GED não somente no lançamento principal da nota, mas em suas retenções. 

1. Considerar e incluir o ano de emissão pelo prefixo nas notas fiscais de serviço: Para clientes que utilizam o ano completo como prefixo na numeração das notas fiscais de serviço (como ocorre em algumas notas de prefeituras), esta opção realiza a conversão automática do prefixo. O sistema ajusta os dois últimos dígitos do ano captados pelo portal nacional, substituindo-os pelo prefixo de ano completo, garantindo que as notas sejam identificadas corretamente no processo de lançamento.

1. Incluir descrição do serviço da nota no lançamento: Ao processar Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e), a descrição do serviço informada na nota será automaticamente incluída no lançamento criado no Condomínio21.

1. Tipo de pagamento padrão: Será possível selecionar qual o tipo de pagamento padrão para geração da conta a pagar. Porém, pode ser alterado em tela na hora da criação. 

1. Tipo Doc. Pagamento: Será possível selecionar qual o tipo de documento padrão para geração da conta a pagar. Podendo ser alterado em tela na hora da criação. 

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