Fechamento diário

Fechamento diário









O fechamento diário é constantemente utilizado por empresas que trabalham com o controle diário de lançamentos e pagamento de contas. Ele consiste em realizar o levantamento de todas as entradas e saídas que acontecem diariamente nas grandes administradoras. 


O fechamento diário é importante para o controle financeiro, permitindo que o fluxo de caixa seja eficaz, incluindo constantemente os valores que entraram e saíram. Também é muito relevante para observar quais contas a pagar estão pendentes de pagamento. 


No Condomínio21 é possível realizar o fechamento diário dos condomínios previamente configurados para utilizar essa funcionalidade, além de impedir que sejam criadas receitas e despesas para o dia que está fechado. 


Como fazer - Configuração dos condomínios:


Para a utilização do fechamento diário é necessário configurar os condomínios que utilizarão essa funcionalidade. 


Acesse o menu  Arquivo  > Configurações do Sistema  > Financeiro  > aba Outros .


Observe que a opção  Utilizar fechamento diário está disponível na tela juntamente com o botão  Selecionar   Condomínios





Marque a opção  Fechamento Diário  e observe que a opção  Selecionar   Condomínios  será habilitada para selecionar os condomínios que utilizarão a funcionalidade do fechamento diário.




O sistema exibirá a tela para selecionar os condomínios que utilizarão o fechamento diário. 




Para vincular o condomínio que utilizará a funcionalidade do fechamento diário, clique duas vezes sobre o condomínio desejado. Clique no botão   para selecionar todos os condomínios ou no botão   para selecionar somente o condomínio que está marcado. 



Para retirar o vínculo do condomínio com o fechamento diário, clique duas vezes sobre o condomínio selecionado ou clique no botão  que irá desvincular todos os condomínios, ou clique no botão  que irá desvincular somente o condomínio selecionado. 



Ao selecionar os condomínios que utilizarão o fechamento diário clique em  Gravar




Como fazer - Configuração da exclusão do fechamento por usuário: 


Para excluir um fechamento diário é necessário que o usuário cadastrado no Condomínio21 esteja com a permissão necessária para realizar a exclusão do fechamento diário. 


Acesse o menu  Arquivo  > Controle de Acesso  > Cadastro de usuários  > aba Configurações .


Observe que a opção  Permitir excluir fechamento diário  estará disponível na tela.




Marque a opção  Permite excluir fechamentos diários  e clique em  Gravar . Com essa opção marcada o sistema permitirá que o usuário exclua os fechamentos diários realizados. 


Atenção: essa configuração é por usuário cadastrado no sistema. 


 


Como fazer - Configuração do grupo de acesso:


O administrador do sistema define as permissões/limitações dos usuários na funcionalidade fechamento diário, através do Grupo de acesso. 


Acesse o menu  Arquivo  > Controle de Acesso  > Grupo de acesso .  


Em Nome do Grupo informe o grupo desejado (exemplo: usuários, administrador, consultas).




Defina as permissões e clique em Gravar. 




Definir as permissões:


São apresentadas todas as telas do sistema, distribuídas na coluna menu. Para cada tela são definidas as permissões de acesso. Quando alguma opção estiver marcada, significa que o usuário está apto a visualizar a tela e realizar ações. Quando todas as opções estiverem desmarcadas, o usuário não acessará a tela.


Permissões da tela de Fechamento diário: 


Acesso:  permite acesso a tela.


Total:  permite acesso total as funções da tela do fechamento diário.  


Inserir:  permite acesso para realizar o fechamento diário e realizar a consulta dos históricos dos fechamentos diários. 


Excluir:  permite acesso para realizar a exclusão do fechamento diário, desde que o usuário tenha a permissão para realizar a exclusão em seu cadastro.  


Editar:  permite acesso para realizar o fechamento e realizar a consulta dos históricos dos fechamentos diários.  


Consultar:  permite acesso somente na consulta dos fechamentos diários.


Como fazer - Fechamento diário: Realizar o Fechamento


Acesse o menu  Editar  > Fechamento  > Diário .  


Por padrão o sistema estará com a opção  Todos marcada. Isso significa que o fechamento diário será realizado para todos os condomínios que estão configurados para utilizar essa funcionalidade.




Se fechamento diário for somente para um condomínio, clique no binóculo  e selecione o condomínio desejado.  



Se o fechamento diário for para vários condomínios, clique na lupa  e selecione os condomínios que deseja realizar o fechamento e em seguida clique em  Atualizar



Informe o dia que deseja realizar o fechamento em  Fechar dia




Em seguida clique em  Fechar .




Ao realizar o fechamento para todos ou vários condomínios, o sistema exibirá uma mensagem informando dia foi fechado com sucesso. 




Se o fechamento for realizado para um único condomínio, será apresentada a mensagem abaixo. 




Regras:


O marco para o fechamento diário será a primeira data fechada para o condomínio. Ou seja, ao realizar o primeiro fechamento todas as datas anteriores a ele serão consideradas também como fechadas.


Havendo um período de dias fechados e abertos, quando for realizado o fechamento de um determinado dia, o sistema apresentará a seguinte mensagem:




Ao clicar em  Sim o sistema continuará o processamento. Clicando em  Não o sistema abortará a opção. 


Como fazer - Fechamento diário: Excluir o Fechamento:


Acesse o menu  Editar  > Fechamento  > Diário .  


Por padrão o sistema estará com a opção  Todos marcada. Isso significa que a exclusão do fechamento diário será realizada para todos os condomínios que estão configurados para utilizar essa funcionalidade.




Se exclusão do fechamento diário for somente para um condomínio, clique no binóculo  e selecione o condomínio desejado.  




Se a exclusão do fechamento diário for para vários condomínios, clique na lupa  e selecione todos os condomínios que deseja realizar o fechamento e em seguida clique em  Atualizar



Informe o dia que deseja realizar a exclusão do fechamento em  Fechar dia



Em seguida clique em  Excluir .




Ao finalizar a exclusão o sistema informará que o dia selecionado foi excluído com sucesso.  




Se a exclusão do fechamento for realizada para todos ou vários condomínios, o sistema apresentará a seguinte mensagem. 




Lembrando que a exclusão do fechamento dos condomínios é configurada por usuário. 


Regras - Lançamento de contas a Receber:


O sistema não permitirá movimentação de contas a receber para um dia que está fechado, ou seja, se informada uma data de vencimento em que esse dia está fechado o sistema apresentará a seguinte mensagem: 




Telas que essa mensagem é apresentada ao informar uma data de vencimento em que o dia esteja fechado: 


Lançamento de contas a Recber - todas as abas ( Editar > Lançamentos > Contas a Receber ).


Importação de contas a Receber ( Arquivo > Exportações/ Importações ). 


Lançamento de contas de Serviços ( Editar > Lançamentos > Serviços ). 


Criação de acordo ( Editar > Acordo ). 


Lançamento rápido ( Arquivo > Ferramentas de Administração > Manutenção > Lançamento Rápido ). 


Lançamento de abonos e descontos ( Editar > Estorno de Abonos e Descontos ).


Agrupamento de contas ( Editar > Agrupamento de contas ).


Desmembramento de contas (Editar > Desmembramento de contas).


Consulta de Contas - Botões Alterar, Alterar em Lote, Excluir, Cancelar e Regularizar ( Consultas > Contas a Receber ).


Cancelar Acordo ( Editar > Cancelar Acordo ).


Regras - Lançamento de contas a Pagar:


O sistema não permitirá movimentação de contas a pagar para um dia que está fechado, ou seja, se informada uma data de vencimento em que esse dia está fechado o sistema apresentará a seguinte mensagem:



 

Telas que essa mensagem é apresentada ao informar uma data de vencimento em que o dia esteja fechado: 


Lançamento de contas a pagar - todas as abas ( Editar > Lançamentos > Contas a Pagar ).


Lançamento de imposto avulso ( Editar > Lançamentos > Imposto Avulso ).


Importação de contas a pagar ( Arquivo > Exportações/ Importações ).


Lançamento de abonos e descontos ( Editar > Estorno de Abonos e Descontos ).


Agrupamento de contas ( Editar > Agrupamento de contas ).


Desmembramento de contas (Editar > Desmembramento de contas).


Contas importadas pelo sistema Group Folha ( Arquivo > Exportações/ Importações ).


Contas importadas pelo sistema Group Compras ( Arquivo > Exportações/ Importações ).


Consulta contas a pagar ( Consulta > Contas a Pagar ).


Observações:


As rotinas de fechamento mensal e fechamento de cobrança não foram alteradas, ou seja, elas permanecerão da forma habitual do sistema. 

 

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