Para que a pasta seja enviada para assinatura, é necessário que a opção “Enviar pasta para a Assinatura Digital” esteja marcada. Caso contrário, o sistema realizará a geração padrão da pasta, sem encaminhamento para assinatura.

As opções “Mês Inicial” e “Mês Final”, que permitem a geração da pasta por período, serão exibidas apenas quando houver a seleção individual de um condomínio. Caso contrário, essa possibilidade não estará disponível.

Na tela de Geração da Pasta Digital, acessada por meio do menu Assinatura Digital, serão apresentados apenas os condomínios que estiverem ativos para essa funcionalidade.

Também será possível enviar a pasta para assinatura por meio da tela de geração do processo padrão, acessada em Pasta Digital > Geração de Relatórios. Nessa tela, a opção “Enviar pasta para a Assinatura Digital” estará desmarcada por padrão. Entretanto, ao marcá-la, o comportamento será o mesmo da tela específica destinada ao envio para assinatura.

A Assinatura Digital da Pasta de Prestação de Contas (PPC) permite que os documentos sejam assinados de forma totalmente on-line, com validade jurídica, por meio do Group Sign.

Neste manual, você aprenderá como realizar o processo de assinatura, acompanhar o status dos documentos e garantir mais agilidade, segurança e praticidade na prestação de contas do condomínio.

1. Apresentação e Contratação

Para que se possa utilizar a Assinatura Digital da PPC, é necessário realizar a contratação do Group Sign que é a Certificadora Digital da Group Software. 

Para saber um pouco mais sobre esse funcionalidade acesse o menu Editar > Assinatura Digital ou Relatórios > Assinatura Digital e clique no botão [Saber mais].

Após ler um pouco mais sobre os benefícios dessa funcionalidade, inicie o processo de contratação acionando o botão [Quero contratar] ou [Solicitar minha integração] na tela que será exibida. Após isso, aguarde um pouco que algum consultor do setor Comercial da Group receberá a solicitação e entrará em contato com você.

2. Ativação/Desativação da Assinatura Digital

Após a contratação do Group Sign, o sistema ficará liberado para enviar a PPC para a assinatura. Porém, antes de fazer esse processo, é necessário realizar as configurações prévias. Incialmente, para utilizar a assinatura digital, é necessário ativar a funcionalidade para os condomínios que seguirão essa rotina.

Para isso, siga os passos abaixo:

Acesse o menu Assinatura Digital e selecione Configurar Assinaturas.

Clique no campo Status da Assinatura e ative a assinatura para o condomínio desejado.

Caso prefira ativar para vários condomínios ao mesmo tempo, acione o botão [Ativar/Desativar Vários], escolha a ação desejada, no caso [Ativar], selecione os condomínios desejado e os transfira para a coluna ‘Selecionados’. Ao final clique em [Confirmar]. Para desativar, basta fazer o processo contrário.

O sistema habilitará o comando Configurar, para os condomínios que foram ativados. Clique nele para realizar as configurações relacionadas aos signatários e do documento como um todo.

Com a assinatura digital ativada, defina os assinantes para o documento:

Após clicar em Configurar o sistema irá apresentar a tela conforme imagem abaixo. 

1. Ativação da assinatura para a PPC: O campo de ativação por padrão estará ativo, pois até então, somente a Pasta de Prestação de Contas é o documento que poderá ser enviado para a assinatura digital. Ative a assinatura do documento, se ainda não estiver ativa, clicando sobre o botão.
2. Data de configuração: Campo informativo, que mostra apenas a data e hora em que ocorreu a ativação da assinatura para o condomínio que está sendo trabalhado na tela. No primeiro acesso não será mostrado, mas depois que salvar as configurações da tela, passará a ser exibido quando entrar novamente nessa tela.

Configurando os assinantes

Informações importantes:

1. Será permitido informar até dez assinantes.
2. Os assinantes são os representantes legais cadastrados para cada condomínios.
3. Somente serão exibidos para seleção, assinantes com vigência ativa e que estejam com a opção <Incluir nos relatórios> marcada em seu cadastro.
4. O ‘Tipo’ do representante vinculado a ele em seu cadastro, será mostrado na frente do seu nome.
5. Selecione o primeiro assinante desejado. 

1. Para os demais acione o comando +Adicionar assinante presente no canto superior direito da tela.
   

Observação:

1. A ordem de seleção dos representantes, nesse campo, somente reflete na assinatura da PPC se nas configurações for selecionada a opção <Enviar em ordem de assinatura>, no próximo tópico há uma explicação detalhada sobre ela.
   

O representante obrigatoriamente precisa ter um e-mail válido cadastrado, caso não tenha, o Condomínio21 mostrará o campo ‘Adicionar E-mail’, conforme imagem abaixo.

4. Configurações dos documentos

Nesse bloco estão as configurações relacionadas as assinaturas que serão feitas através do Group Sign e ainda as configurações relacionadas ao Group COM que é o local onde os signatários poderão acessar em primeiro momento, para realizarem a assinatura da pasta.

Ao Final clique no botão [Salvar] para gravar tanto as configurações dos Assinantes, quanto do documento.

Conhecendo os campos:

1. Prazo para assinatura
   

Escolha dentre as opções do filtro, qual o prazo que você deseja que o documento fique disponível para assinatura. Depois que o prazo for atingido, caso não seja selecionada a opção ‘Indeterminado’, o documento ficará como expirado e nenhum signatário conseguirá mais assinar a PPC.

1. Lembrete de assinatura por e-mail enviado pelo Group Sign
   

Selecione o período em que será enviado um lembrete, para o e-mail do signatário, o lembrando que a PPC estará disponível para assinatura. Após a assinatura dele, o lembrete não é mais enviado.

1. Ordem de envio para os assinantes
   

Permite que você escolha se:

1. Enviar em ordem de assinatura: Seguirá ordem cadastrada para os representantes, descrita no bloco anterior desse manual. Nessa opção, somente após o anterior assinar é que o próximo recebe o e-mail.
2. Enviar para todos os assinantes ao mesmo tempo: O Group Sign irá enviar a PPC para todos os signatários ao mesmo tempo, ou seja, no Group COM a pasta ficará disponível para assinatura de todos no mesmo momento ou ainda, todos eles receberão os e-mails juntos.
   

Observação: Você pode replicar as configurações, apenas do documento, para os outros condomínios. Para isso, clique no botão [Replicar configurações do documento], selecione os condomínios para qual deseja replicar e ao final clique em [Gravar]. Somente serão exibidos os condomínios que já estiverem ativos para a assinatura.

As configurações dos Assinantes não serão replicadas, pois cada condomínio, normalmente, possui seus representantes.

5. Envio do Documento para Assinatura

1. Acesse o menu Relatórios > Assinatura Digital.
   
2. Clique em Enviar para a Assinatura.
3. Será aberta a tela abaixo, a mesma de geração de pasta atual, e nela haverá o bloco ‘Assinatura Digital com o Group Sign’. Nele conterá os passos necessários para o envio da pasta para a assinatura.
4. Selecione os condomínios desejados.
5. Selecione o mês da pasta que será enviada para a assinatura. Nesse passo, você poderá fazer a geração para mais de um mês de referência. 
6. Clique no botão [Enviar para Assinatura].

Atenção:

• Para que a pasta possa ser enviada para assinatura, a opção “Enviar pasta para a Assinatura Digital” precisa estar marcada. Caso contrário, o sistema fará a geração padrão da pasta.
• As opções ‘Mês Inicial’ e ‘Mês Final’ para gerar a pasta por período, somente aparece se for selecionado individualmente um condomínio. Caso contrário, essa possibilidade não será contemplada.
• Na tela de Geração da pasta digital chamada através do menu Assinatura Digital, irá apresentar somente os condomínios ativos para essa função.
• Será permitido enviar a pasta para a assinatura, através da tela de Geração da pasta digital do processo padrão, ou seja, a que é acessada através do menu Pasta Digital > Geração de Relatórios. A diferença, é que nela a opção “Enviar pasta para a Assinatura Digital” estará por padrão desmarcada. Caso seja marcada, o comportamento será o mesmo da tela destinada somente para o envio.

Após acionar o botão [Enviar para assinatura] o sistema enviará:

• A pasta para o Group COM, para que o processo da assinatura se inicie por lá.
• E enviará um e-mail para os assinantes cadastrados.

Em seguida, no segundo e-mail enviado terá um link para assinatura. Clique em "Assine aqui". 

Você receberá um e-mail com o código, que deverá ser inserido na aba aberta. 

Após inserir o código corretamente, se a validação for concluída com sucesso, a assinatura digital estará pronta para ser iniciada.

Atenção:

1. O Group Sign irá reconhecer campos que estiverem com o layout de assinatura, conforme o exemplo abaixo. Ou seja, com um traço e nome do representante abaixo.
   

Assinatura:

1. Clique em "Signature" e você verá um campo em branco onde poderá adicionar sua assinatura. Você pode escolher entre:
2. Assinar manualmente, clicando em "Desenhar". 

1. Adicionar uma imagem de sua assinatura. 

1. Selecionar um tipo de assinatura predefinida. 

1. Após escolher a assinatura, clique em "Salvar" para concluir. 

1. Caso deseje recusar o documento, você pode incluir um motivo para a rejeição. Lembre-se: todos os assinantes terão acesso às assinaturas e aos motivos de recusa, que serão visíveis para todos os envolvidos. 

6. Acompanhamento da Assinatura Digital

Após o envio do documento, acompanhe o status das assinaturas:

1. Acesse o menu Editar > Assinatura Digital > Gestão de Assinaturas ou o menu Relatórios > Assinatura Digital > Gestão de Assinaturas.
2. Nessa tela será possível acompanhar os status das assinaturas das pastas de todos os condomínios ativos na funcionalidade.

1. Haverá primeiramente um dashboard, mostrando:

1. Total de documentos: Total de pastas enviadas para a assinatura independente do status.
2. Pendente de assinatura: Total de pastas enviadas para a assinatura que ainda não tiveram o processo finalizado, ou seja, ainda há assinaturas pendentes.
3. Documentos assinados: Total de pastas enviadas para a assinatura e que foram totalmente assinadas.
4. Documentos recusados: Total de pastas enviadas para a assinatura e que foram recusadas por algum assinante.
5. Documentos cancelados: Total de documentos que foram cancelados por algum usuário do Condomínio21, ou seja, que interrompeu o processo.

Você poderá utilizar os filtros disponíveis para navegar entre as pastas por Condomínio, Status e Mês de Referência. Para isso, selecione as informações desejadas e clique no botão [Filtrar].

O botão [Atualizar] serve para que o sistema se comunique com o Group Sign e verifique se há novas informações dos documentos enviados, ou seja, será feita uma sincronização para atualizar as informações.

Na grade o sistema exibirá todos os documentos enviados. E com eles, as informações do condomínio a qual pertence, as informações do documento listando que se trata da pasta, o mês de referência dela e o usuário quem fez o envio, os status da assinatura dos documentos e algumas ações que podem ser feitas pelo usuário.

Vamos iniciar mostrando os possíveis status:

1. Assinatura Pendente: será mostrado enquanto todas as assinaturas não forem concluídas.
2. Documento Assinado: exibido quando todas as assinaturas forem finalizadas.
3. Assinatura Cancelada: exibido caso o processo de assinatura seja cancelado manualmente dentro do próprio Condomínio21.
4. Documento Recusado: apresentado se ao menos um assinante recusar assinar.
5. Prazo expirado: se o prazo definido para assinatura na configuração do documento estiver expirado. 

As ações, são:

1. Ver documento:  O botão Ver documento ficará disponível para todos os status. Você poderá ver o documento enviado para a assinatura. Isso acontecerá quando ele clicar no botão mostrado em destaque abaixo. Ao acionar esse botão o Condomínio, abrirá o arquivo da pasta em PDF, no browser da internet. Caso o documento já tenha sido assinado, ele será mostrado já com as assinaturas. 
   

1. Ver assinaturas: O botão [Ver assinaturas] destacado na imagem abaixo, ficará disponível para todos os status, com exceção do status Prazo expirado.

1. Ao acionar o botão, você poderá ver todo o histórico da assinatura, conforme imagem abaixo.
   
2. As informações que serão mostradas na tela ‘Histórico de Assinaturas’ são: Informações da pasta, dados do representante, data da assinatura e recusa ou cancelamento.

1. Cancelar processo da assinatura: O botão [Cancelar assinatura] ficará disponível apenas para o status Assinatura pendente. Acione o botão exibido abaixo, confirme a operação na mensagem que será exibida e no fim o status mudará para ‘Assinatura cancelada’.
   

1. Ver motivo da recusa: O botão [Ver motivo de recusa] ficará disponível somente para o status Assinatura recusada.

1. O GroupSign enviará o motivo da recusa para o Condomínio21 e ele será exibido na tela ‘Histórico de Assinaturas’, contendo as informações do documento, do representante e o motivo da recusa.
   

Atenção:

1. Para reiniciar o processo de pastas recusadas ou canceladas, deverão ser feitos novos envios, ou seja, repetir o processo.
   

Manual de Assinatura Digital Group Com 

Nota: Apenas os perfis autorizados (Administrador, Administrador Master, Conselheiros, Síndico, Subsíndico, Presidente, Vice-Presidente) têm acesso a essa funcionalidade. Caso não esteja visível, consulte o administrador do sistema. 

Ações Disponíveis:

Aplicar Filtros

Histórico de Assinatura

Assinar Documento

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2.    Observação: Essa configuração é individual e feita nas preferências da conta do usuário. As notificações continuarão sendo enviadas aos demais usuários autorizados, não se tratando de uma configuração geral.