Visando facilitar a rotina das administradoras quanto a emissão de alguns relatórios relevantes do Condomínio21, está disponível neste sistema a funcionalidade de “criação de templates” (modelos) de relatórios.

Com este processo é possível escolher na tela do relatório os filtros e modelos constantemente utilizados e “congelar” esta tela para que posteriormente, ao invés de lembrar e escolher novamente quais os filtros e opções são necessários para chegar no resultado ideal e desejado, o template já estará salvo com estes dados, dessa forma, apenas as informações de datas precisarão ser manipuladas nele, como resultado há um ganho de tempo na emissão destes relatórios.

A utilização de templates estão disponíveis para os seguintes relatórios: A Receber por Unidade, Inadimplência Detalhada, Inadimplência Consolidada e relatório de Acordos.

Conhecendo as configurações

• Configuração Geral
  

A funcionalidade de criação e utilização de templates é habilitada através de uma opção presente nas configurações do sistema, que abrange todos os condomínios e por padrão ela estará desmarcada.

1. Acesse o menu  Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro aba  Documentos, marque a opção  Utiliza Templates e clique em  Gravar .
   

• Para deixar de utilizar os templates, basta desmarcar esta opção quando desejado.
  

• Configurações individuais por usuário
  

Com a configuração Utiliza Templates marcada, ficará disponível no cadastro dos usuários uma opção que irá definir qual o usuário terá a permissão para gravar os modelos dos relatórios.

É importante frisar, que este usuário também poderá ser vinculado a um template e quando ele acessar a tela de um dos relatórios que possuam um modelo pré-definido os campos dela estarão habilitados para o uso.

1.   Acesse o menu  Arquivo > Controle de Acesso > Cadastro de Usuário aba  Configurações.  

2. Observe que a configuração  Permitir gravar templates de relatórios estará disponível, marque-a para os usuários que terão permissão para gravar, alterar e desativar os templates.

Dica:

Defina um usuário específico, para que fique responsável somente pela criação de templates e que este não precise utilizá-los.

Criação de Templates

Os procedimentos citados a seguir, é padrão para todos os relatórios que contemplam a funcionalidade tratada neste documento.

1. Realize o login no sistema Condomínio21 utilizando o usuário que foi configurado para criar os templates e em seguida acesse o menu  Relatórios e escolha um dos disponíveis para esta funcionalidade, citados no início deste item. 

2. Observe que em todos eles o botão  Gravar TPL estará disponibilizado no canto inferior da tela.

• Contudo, antes de acionar o botão identificado na imagem acima é necessário realizar e principalmente avaliar quais as configurações e filtros desejados para o uso do template antes de salvá-lo, pois uma vez gravada a tela o template não poderá ser alterado. Vale ressaltar ainda, que todos os campos de datas, independente do modelo relatório ficarão abertos para edição, não ficando assim bloqueados quando o modelo for criado. 
  

• Os campos disponíveis para gravação do template, por relatório, são:
  

• Relatório: A receber por unidade
  
• Campo Modelo; Campo Exibir (tipos de contas)
  
• Campo Situação 
  
• E todos os demais filtros que são disponibilizados de acordo com o modelo do relatório selecionado.
  

• Relatórios: Inadimplência Detalhada e Consolidada 
  
• Campos das seções 
  
• Inadimplentes a (quantidade de dias de inadimplência) e Exibir (tipos de contas e considerar situação na época)
  
• Campos de Reajustes (inclusive o de detalhamento de acréscimos)
  
• Campos de Taxas Adicionais
  

• Relatório: Acordos 
  
• Campo Situação das Parcelas
  
• Campos da seção Detalhamento de Acordo e Detalhar acréscimos das contas originais
  
• Campo de Termo de confissão de dívida.
  

1. Selecione os filtros desejados e clique no botão  Gravar TPL . 

2. Será exibida a tela onde deverão ser informados o nome do modelo que está sendo criado e os usuários que terão permissão para visualizá-lo. 

3. Digite o  Nome e uma  Observação (opcional) e clique em  Gravar.

• Em seguida, no bloco  Definição selecione um  Grupo de Acesso e clique em  Filtrar . Os usuários disponíveis para o grupo serão exibidos, com isso marque na coluna  Permitir aqueles que poderão visualizar o relatório considerando somente os filtros do template e clique em:
  

• Descrição dos campos na aba Cadastro: 
  
• Código: campo preenchido automaticamente pelo sistema, que identifica o código de cada template; 
  
• Nome: descrição do template; 
  
• Modelo: campo preenchido automaticamente, que não pode ser alterado, pois considera o relatório que está sendo utilizado para criação do template; 
  
• Condomínio: considera o condomínio em que o usuário estiver logado, ou todos os condomínios cadastrados no sistema, caso a opção de “Replicar o template para todos os condomínios” tenha sido marcada; 
  
• Inativo: opção que desabilita o uso do template. Quando esta opção é marcada, caso haja usuários com permissão para visualizar tal modelo, estes serão desvinculados automaticamente; 
  
• Replicar Template para todos os condomínios: esta opção deverá ser marcada, se por ventura o template criado, tenha que estar disponível para todos os condomínios, desta forma os usuários vinculados para visualizá-lo verão ele quando acessar qualquer condomínio; 
  
• Grupo: apresenta um filtro com todos os grupos de acesso do sistema e seus respectivos usuários com permissão de uso do condomínio em questão; 
  
• Botões Marcar e Desmarcar Todos : habilitam ou desabilitam as opções de vinculação dos usuários na coluna “Permitir” da seção “Definição”.
  

1. Após realizar os passos citados acima a aba Usuários Definidos será preenchida com o nome e grupo do usuário com permissão para visualizar o respectivo.
   

• Já a aba  Log apresentará os dados do usuário que criou, alterou e desativou o template, bem como as datas de criação, alteração e desativação do mesmo.
  

Observações Importantes:

• Poderão ser criados, mais de um template por relatório; 
  
• Um usuário não poderá ser vinculado para mais de um template de um mesmo relatório, somente no caso em que um dos templates seja destinado para o uso em todos os condomínios; 
  
• O usuário que possui permissão para gravação dos templates, também poderá ser vinculado para visualizá-lo, dessa maneira ao acessar a tela os campos estarão liberados, porém carregados de acordo com o template, porém este usuário caso esteja vinculado a um template de um mesmo condomínio, ele não conseguirá criar novos templates do relatório o qual ele está vinculado. 
  
• Os usuários que não possuírem permissão para gravação e nem mesmo visualização dos templates, irão acessar os relatórios da forma habitual do sistema; 
  
• Os dados de reajustes (correções, multa e juros) quando utilizados para gravação de templates, seguirá a configuração por condomínio e não a configuração do condomínio utilizado no momento da gravação do mesmo.
  

Utilização de Templates:

Ao acessar as telas dos relatórios que possuem templates, os campos salvos para os mesmos estarão bloqueados. Dessa maneira, o usuário vinculado para utilizá-lo, não poderá alterar os filtros podendo assim manipular somente os campos de data (caso necessário) e visualizar o documento.

1. Acesse o sistema com o usuário que possui vínculo com o template de algum relatório. 

2. Acesse o menu  Relatórios . 

3. Selecione um dos quatro relatórios que possuem 

4. Note que alguns campos estarão bloqueados, porém para emitir o relatório basta realizar o procedimento habitual do sistema.

Exemplo prático:

-Usuário com permissão de gravação: geral

-Usuário vinculado para visualização:  group

-Template: relatório A Receber por Unidade

O usuário geral realiza a criação de um template, seguindo o padrão da tela abaixo, considerando o modelo:

Classe , as  Contas atuais e a  Exibição do código da classe de conta.

Ao clicar no botão Gravar TPL  o sistema irá “congelar” e gravar os campos que o usuário geral  selecionou, para que esta tela seja o template a ser utilizado, posteriormente. Neste exemplo, o usuário vinculado para o uso foi o  group.

Quando o usuário  group  acessar a tela do relatório A Receber por Unidade , os campos gravados no template pelo usuário geral  estarão bloqueados para ele, com isso o relatório poderá ser emitido considerando somente os dados destes campos, além das informações selecionados nos campos de data que ficam desbloqueados.

Alteração de Templates

A alteração dos templates poderá ser realizada diretamente nas telas dos relatórios que possuem algum modelo cadastro ou pela tela Associação de Templates  criada especificamente para este procedimento. Os usuários que poderão realizar este processo serão somente os que possuem permissão para criar templates, além disso, vale ressaltar que esta rotina de alteração de template é a mesma para todos os relatórios que contemplam esta funcionalidade.

1. Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Associação de Templates.
   

• Os campos disponíveis para alteração são: Nome, Observações e Definição de usuários, além destes ainda será permitido replicar o template para os demais condomínios e realizar a desativação também por esta tela. 
  
• As alterações realizadas através das telas dos relatórios também seguirão o mesmo procedimento citado acima, sendo possível através do botão  Gravar TPL . 
  
• Após alterar o template clique em  Gravar . O log será atualizado com usuário e a data da alteração realizada.
  

Desativação/ Ativação de Templates

Para desativar algum template, será preciso estar acessando o Condomínio21 com um usuário que tenha permissão para tal ação. Como já citado anteriormente, para desativar um template basta marcar a opção Inativo  disponível na aba Cadastro  da tela do template, contudo ao realizar este procedimento todos os usuários associados a ele, perderão este vínculo. A desativação também será atualizada no Log da tela.

Para ativar um template, basta realizar o procedimento contrário, desmarcando a opção  Inativo e lembrando de vincular novamente os usuários que terão permissão para visualizá-lo.