O tempo que as administradoras gastam na rotina do envio dos boletos para os condôminos pode ser diminuído com o uso da opção “Enviar boleto preferencialmente por E-mail” que está disponível no cadastro de Pessoas do Condomínio21.

Esta opção consegue identificar qual proprietário e/ou locatário prefere receber seu título por e-mail, com isso o sistema irá exibir na tela de emissão dos títulos quais as pessoas preferem receber os boletos por e-mail ou impressos, sendo permitido ainda realizar a emissão do título separadamente pela preferência da pessoa ou em conjunto, realizando uma mesma ação para todos. É importante ressaltar que esta funcionalidade está disponível para os condomínios que possuem integração ativa com o Comunidades21 Online.

• Como fazer:
  

1. Acesse o menu Cadastros > Pessoas/ Proprietários/ Locatários. 
   
2. Marque a opção Enviar boleto preferencialmente por E-mail e clique em Gravar.
   

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• Com a marcação do parâmetro relatado acima, serão habilitadas as opções Impressão, E-mail e Todos na tela de Emissão de Recibos/Boletos (menu Baixas/Cobranças). Além disso, na frente da unidade de cada sacado, terá o ícone da sua preferência para recebimento do título, sendo a figura da impressora destinada aqueles que preferem ter o título impresso e do envelope destinada aqueles que preferem receber o título por e-mail.
  

Princípios do funcionamento

• Seleção e apresentação das pessoas e títulos e suas preferências:
  

• As opções Boleto Bancário, Recibo de Pagamento e Demonstrativos não contemplam esta funcionalidade, dessa maneira, a preferência sempre será “impressão” caso uma destas seja selecionada. 
  
• Os boletos da Group Print também não contemplam esta funcionalidade, uma vez que eles não são enviados por e-mail. 
  
• Por padrão a opção Todos do bloco Tipo de envio ficará marcada, com isso serão apresentadas todas as pessoas na tela independente da sua preferência para recebimento do boleto; 
  
• Ao selecionar a opção E-mail no bloco Tipo de envio serão apresentados na tela somente as pessoas que possuem esta preferência configurada;
  

• Ao selecionar a opção Impressão no bloco Tipo de envio serão apresentadas somente as pessoas que possuem esta preferência, ou seja, todas as pessoas que estão com configuração Enviar boleto preferencialmente por E-mail desmarcada em seu cadastro.
  

• Impressão/Envio dos boletos:
  

Opção Todos

• Quando todas as pessoas forem selecionadas para impressão do boleto, independente de sua preferência e o botão Imprimir for acionado, o sistema irá apresentar uma mensagem informando que há boletos selecionados com a preferência distinta e que estes serão desconsiderados para a impressão.
  

• Confirmando a mensagem (botão Sim) o sistema irá prosseguir com a impressão dos títulos, mas “somente” daqueles que estarão com o ícone da impressora disposto na coluna Tipo. 
  
• Caso contrário, negando a mensagem o sistema não irá concluir a ação de imprimir os boletos, porém dará a opção para alterar “somente naquele momento” a preferência das pessoas marcadas para envio do e-mail para impressão, assim todos os títulos poderão ser impressos. Ressaltando que neste processo o cadastro da pessoa não será alterado, a preferência irá mudar somente na tela de Emissão de Recibos e Boletos.
  

Para que isso seja possível, basta clicar uma única vez sobre a coluna Tipo na tabela onde os boletos estão listados, que o ícone envelope será alterado para impressora, podendo então continuar com o processo de impressão. É importante salientar, que esta ação também poderá ser realizada quando a impressão for de apenas um título.

• Quando todas as pessoas forem selecionadas para envio do boleto por e-mail, acionando o botão Enviar E-mail, o sistema apresentará a mensagem informando que há lançamentos selecionados com a preferência de impressão.
  

• Clicando em Sim na mensagem apresentada o sistema enviará o e-mail somente para as pessoas que possuem tal preferência configurada. 
  
• Negando a mensagem, o sistema voltará para a tela de Emissão de Recibos/Boletos, dessa maneira será possível alterar “somente neste momento” a preferência das pessoas para que todos os boletos possam ser enviados por e-mail. Para isso, basta clicar duas vezes sobre a coluna Tipo assim todos os ícones serão o envelope, clicando no botão Enviar E-mail novamente, todos as pessoas serão listadas para tal ação.
  

Opção Impressão

• Com a opção Impressão selecionada no bloco Tipo de envio, ao acionar o botão Imprimir o sistema irá realizar esta ação para as pessoas apresentadas, da forma habitual do sistema.
  

• Já com a opção Impressão selecionada e acionando o botão Enviar E-mail, uma mensagem de alerta será exibida, informando que para concluir tal procedimento a preferência deverá ser alterada, com isso a ação a ser tomada será a mesma citada anteriormente no item da opção Todos, ou seja, clicar duas vezes sobre a coluna Tipo para que o ícone seja alterado.
  

Opção E-mail

• Com a opção E-mail selecionada, ao acionar o botão Enviar E-mail os boletos serão disponibilizados desta forma, para todas as pessoas que tiverem esta preferência configurada.
  

• Porém, acionando o botão Imprimir estando com a opção E-mail selecionada, a ação não será permitida diretamente, a mensagem de alerta será exibida informando que a preferência deverá ser alterada para impressão.