Com o intuito de aprimorar a funcionalidade e o processo de emissão de cartas de cobranças, existe uma funcionalidade no sistema Condomínio21, que permite o envio deste documento por e-mail, facilitando dessa maneira um pouco mais a rotina das administradoras, no que se refere ao ganho de tempo com o manuseio das cartas.

Para aderir à essa funcionalidade, existe também a aba E-mail na tela atual das Cartas de Cobrança e nela serão escolhidos o destinatário (Locatário, Proprietário e Imobiliária) para quem a carta será enviada e também o campo para anexar um outro documento ao e-mail.

Ressaltamos que a aba fica disponível somente para os condomínios que estiverem configurados para enviar dados para o Comunidades21 Online e para os modelos de cartas A, B, CEF e Boleto. Além disso, os dados da carta de cobrança corresponderão à seleção dos dados nas abas Filtros e Filtros Avançados.

Como fazer :

1. Acesse o menu  Relatórios > Cartas de Cobrança . 
   
2. Selecione um dos modelos de carta citados na apresentação acima e observe que a nova aba  E-mail será habilitada.
   

• Clique na aba  E-mail e selecione o destinatário da carta. 
  
• Caso seja preciso anexar algum outro arquivo, clique no botão e escolha o mesmo. 
  
• Em seguida clique em Enviar . 
  

Observação :

• Se porventura, o destinatário escolhido for  Imobiliária , o e-mail será enviado para o endereço eletrônico informado no cadastro da imobiliária vinculada à unidade
  

3. Posteriormente, será exibida a tela  Enviar carta de cobrança por E-mail , selecione a carta e clique em OK. 
   

• O status da carta de cobrança segue o mesmo padrão do Envio de boletos por e-mail, apresentado na Etapa 3 do item anterior, bem como a tela de Log criada especificamente para esta funcionalidade, contendo os dados do processo. 
  
• Acesse o menu  Arquivo > Log > Email > Consulta de cartas de cobrança . Selecione as opções e filtros necessários e clique em  Filtrar .
  

4. Serão apresentados dados como: usuário, remetente, o status e inclusive o caminho do arquivo anexado ao e-mail. 
   
5. Após o processo de envio, a carta será recebida por e-mail em formato PDF e seguindo o modelo cadastrado no sistema para tal processo.
   

Observações :

• Quando o endereço de cobrança da unidade estiver configurado para tipo de endereço sacado a carta será enviada para o e-mail que estiver cadastrado no endereço de cobrança, residencial ou comercial, dependendo do que estiver selecionado no filtro  Endereço da aba  Filtros Avançados . 
  
• Quando o tipo de endereço estiver configurado para unidade a carta será enviada para o e-mail informado na aba Dados Complementares do cadastro da unidade. 
  
• As opções do campo  Operação na tela de  Filtros estão com a mesma funcionalidade, porém sofreram uma alteração na nomenclatura, passando então a opção “Imprimir carta cobrança” para “Emitir carta cobrança” e a opção “Reimprimir” passando para “Reemitir”. 
  
• A carta de cobrança no formato Boleto não será enviada com senha, pois como se trata de um documento que a inadimplência é apresentada a sua visualização não pode ser impossibilitada.
  

Regras do destinatário

Para realizar o envio de cartas de cobrança por e-mail, deve-se verificar o destinatário selecionado na aba  E-mail , disponível na geração de  Relatório de carta de Cobrança .

É possível enviar a carta de cobrança para o e-mail do proprietário, para o locatário e para a imobiliária responsável pela unidade.

 

Regras de envio :

1. Locatário e proprietário distintos:
   

2. Inadimplência para Locatário e proprietário:
   

3. Ao selecionar o  Locatário como destinatário para envio da carta será apresentado o documento com a inadimplência desta pessoa.
   

Relatório de Carta de Cobrança para o locatário

4. Ao selecionar o  Proprietário como destinatário para envio da carta serão apresentados documentos com a inadimplência do proprietário e do locatário.
   

Relatório de Carta de Cobrança destinatário proprietário

Serão enviadas duas cartas de cobrança:

• 1ª com inadimplência do proprietário:
  

• 2ª com inadimplência do locatário:
  

5. Ao selecionar o  Imobiliária como destinatário para envio da carta serão apresentados documentos com a inadimplência do proprietário e do locatário.
   

Relatório de Carta de Cobrança destinatário imobiliária

Serão enviadas duas cartas de cobrança:

• 1ª com inadimplência do proprietário:
  

• 2ª com inadimplência com locatário: