Visando contribuir com a produtividade das administradoras, existe uma funcionalidade no Condomínio21 que possibilita importar para o sistema unidades e suas respectivas pessoas de forma automática.

Com esta funcionalidade, o processo de cadastro de unidades, proprietários e locatários de um novo condomínio passa a ser feito de forma ágil, bastando fornecer ao sistema uma planilha ou arquivo no formato texto contendo as informações a serem utilizadas no cadastro.

Esta planilha ou arquivo texto pode apresentar os dados cadastrais em qualquer ordem, sendo necessário apenas indicar ao sistema em qual coluna está cada informação. A partir daí o Condomínio21 fará a leitura.

Assim que o arquivo for lido pelo sistema, será feita, automaticamente, uma análise dos dados que apontará as inconsistências para que sejam corrigidas na planilha ou arquivo texto pelo usuário, garantindo assim a integridade dos dados ao serem importados. Estas situações encontradas durante a importação serão exibidas na aba Log de Importação.

A tela de importação apresenta uma legenda com painel em cores que sinalizam e facilitam a identificação destas inconsistências.

Esta feature permite que a primeira cobrança de um novo condomínio seja realizada com maior agilidade e em um prazo menor, uma vez que o trabalho de digitação desses cadastros não precisará ser feito.

Importante:

• Para realizar a importação é necessário a existência de um condomínio cadastrado através do menu Cadastro > Condomínios. 
  
• Esta nova funcionalidade possibilitará a importação de arquivos em: formatos .TXT, .CSV e .XLSX. Se a administradora receber os dados de um novo condomínio em um layout diferente daquele usado na última importação, bastará criar uma nova configuração com o novo layout. 
  
• *Esta feature é um diferencial Corporate.
  

Como fazer:

3. Acesse a tela Importação de Pessoas e Unidades através do menu Arquivo > Exportação/ Importação > Importação de Pessoas e Unidades. 
   
4. Selecione o botão Novo para habilitar os campos necessários para criar uma nova configuração de importação. 
   
5. Informe o Nome da configuração de importação. Utilize um nome que facilite a identificação no futuro, caso seja necessário importar uma nova planilha em formato semelhante. Escolha o Tipo de Arquivo (Texto ou Excel) e o Tipo de Importação (“Pessoas” ou “Pessoas e Unidades”).
   

• Pessoas: serão importados somente dados de proprietários. 
  
• Pessoas e Unidades: serão importados os dados da unidade e seus respectivos proprietários e locatários.
  

7. Clique no botão [+] Adicionar Campo para inserir as colunas. 
   
8. Clique em [...] do campo “Campo:” da nova coluna para exibir a tela de busca rápida. 
   
9. Na tela de Busca Rápida selecione o nome da coluna e clique em Selecionar. 
   
10. Repetir os passos acima (de “d” a “f”), sucessivamente para todas as colunas que foram inseridas. Ao final, clique no botão Gravar.
    

9. Depois de clicar no botão Gravar, o campo Arquivo será habilitado. Através dele, deverá ser localizado o arquivo no qual estão os dados a serem importados para o sistema. 
   
10. Clique no botão [...] para selecionar o arquivo de importação.
    

Figura 1 Exemplo de uma planilha de importação de dados de pessoas

10. Clique no botão Executar leitura do arquivo.
    

11. Se houver linha de cabeçalho (títulos de colunas) na planilha, indique no campo “Iniciar a leitura do arquivo a partir da linha” o número da linha a partir da qual a importação deve ser realizada. Exemplos: 
    

Nesta planilha, o campo “Iniciar a leitura do arquivo a partir da linha” deverá receber o valor 2. Desta forma, o sistema irá ignorar a linha 1, que contém a linha de cabeçalho.

Na planilha abaixo, o campo “Iniciar a leitura do arquivo a partir da linha” deverá receber o valor 3. Desta forma, o sistema irá ignorar as linhas 1 e 2, já que nesta planilha o cabeçalho ocupa duas linhas.

Neste último exemplo abaixo, o campo “Iniciar a leitura do arquivo a partir da linha” deverá receber o valor 1 (que é o padrão do sistema). Desta forma, o será realizada a importação dos dados a partir da primeira linha, pois esta planilha não tem linha de cabeçalho.

12. Quando o sistema concluir a leitura do arquivo, os dados serão apresentados na aba Visualização para que possa ser feita uma conferência visual antes que a importação dos dados seja feita.
    

Na aba Visualização é apresentada uma legenda e um log para facilitar a correção dos dados inconsistentes. Cada cor corresponde a uma situação diferente. Serão destacados somente os campos que apresentarem algum tipo de inconsistência. Desta forma, será fácil identificar o que precisa ser corrigido na planilha antes de processar a importação.

• Vermelho: São erros críticos que impossibilitam a importação do arquivo. 
  
• Amarelo: São advertências que alertam sobre uma inconsistência, mas não impedem a importação do arquivo. 
  
• Fundo Branco/Fonte azul: São textos que foram substituídos através da tabela de conversão.
  

13. Na aba Log de Importação é informada, detalhadamente, cada inconsistência encontrada pelo sistema e em qual linha essa inconsistência foi identificada.
    

Importante:

• Se for necessário fazer correções na planilha ou no arquivo texto, é imprescindível fazer uma nova leitura do arquivo, clicando no botão correspondente.
  

14. Depois que não houver mais nenhuma inconsistência crítica (itens em vermelho), clique no botão Importar Dados para processar a importação.  
    

Tabelas de conversão

Alguns dados da planilha podem ser convertidos durante a importação para que fiquem compatíveis com os valores que são aceitos pelo sistema sem que seja necessário alterar manualmente todos os dados do arquivo.

Exemplo: o sistema exige que o campo “Tipo de Pessoa” seja “F” quando for física ou “J” quando for jurídica. Se na planilha esse campo estiver preenchido com variações das palavras “Física” e “Jurídica”, basta criar uma tabela de conversão para que o sistema possa fazer a adaptação durante a importação dos dados.

Como fazer:

15. Clicar no botão Tabela de conversão e adicionar os dados de origem (neste exemplo: “Física”, “física”, “jurídica”, “jurídica”, etc) e os dados do destino (neste exemplo: “F”, “J”).
    

18. Clique no botão [+] Adicionar Campo para incluir a nova coluna. 
    
19. Clique em [...] do campo “Campo:” da nova coluna para exibir a tela de busca rápida e selecionar o campo que será convertido (neste exemplo será o campo “Proprietário – Tipo de pessoa”).
    
20. Clique em [...] do campo “Tabela de conversão:” da nova coluna para exibir a tela de busca rápida e selecionar a tabela de conversão que será usada.
    

19. Conclua a configuração das demais colunas, clique no botão Gravar e execute as outras etapas descritas acima a partir do item “h)” deste manual para fazer a leitura do arquivo e a importação.
    

Valor fixo

Se for necessário repetir o mesmo valor em um determinado campo para todas as unidades e/ou pessoas importadas, é possível utilizar o campo “Valor fixo:”. Utilizando esse recurso, o sistema não fará a leitura da planilha para buscar esta informação.

Exemplo: todas as pessoas do condomínio são do tipo pessoa física.

Como fazer:

23. Clique no botão [+] Adicionar Campo para incluir a nova coluna.
    
24. Clique em [...] do campo “Campo:” da nova coluna para exibir a tela de busca rápida e selecione o campo que será convertido (neste exemplo será o campo “Proprietário – Tipo de pessoa”). 
    
25. Digite o valor que será repetido no campo “Valor fixo:” da nova coluna (neste exemplo será “F”).
    
26. Conclua a configuração das demais colunas, clique no botão Gravar e execute as outras etapas descritas acima a partir do item “h)” deste manual para fazer a leitura do arquivo e a importação.
    

Importação de Pessoas e Unidades

Todos os passos mencionados até agora serão utilizados para os dois tipos de importação “Pessoas” e “Pessoas e Unidades”. Entretanto, a configuração da importação de Pessoas e Unidades possui uma particularidade que é a indicação do tratamento que deverá ser dado às informações do locatário.

Há casos em que um novo condomínio (imóveis novos entregues por uma incorporadora) ainda não estão locados e, neste caso, os dados de locatário não existirão na planilha de importação. Há duas formas de tratar esta situação usando o campo “Valor padrão para locatário não informado”. As opções são: “Repetir proprietário” e “Unidade vazia”. Se for escolhida a primeira opção, ao importar o cadastro da nova unidade, o Condomínio21 irá repetir nos dados do locatário os mesmos dados importados para o proprietário. Se for escolhida a segunda opção, o Condomínio21 lançará o locatário com o código correspondente a Unidade vazia.

Importação usando arquivo do tipo Texto (.TXT)

Ao configurar a importação de um arquivo texto, alguns parâmetros adicionais devem ser definidos. Estes campos não ficam disponíveis na configuração de importação de planilha Excel.

• Separador decimal: informar ao Condomínio21 se os campos de valores utilizam Ponto ou Vírgula para separar os decimais. 
  
• Formato de data: informar ao Condomínio21 o formato de data utilizado no arquivo texto. 
  
• Exemplo: ano/mês/dia. Delimitador de campo: informar ao Condomínio21 qual é o caractere que separa um campo de outro.
  

Exemplo: se os campos forem separados por ponto e vírgula, serão apresentados da seguinte forma no arquivo texto:  Joao da Silva; F;145.