A partir da versão 45.90/2.6.59.00 no Condomínio21 foi implementada uma melhoria para que seja possível realizar a geração de contas a receber automaticamente pelo cadastro de serviços da administradora. Esta funcionalidade está liberada para o perfil Corporate. Neste manual falaremos mais sobre o seu cadastro e geração dos lançamentos.  

 

Cadastros  

Para utilização desta funcionalidade, é necessário configurar o condomínio da administradora e as classes de despesas que serão utilizadas como base para criação dos lançamentos de contas a receber.  

 

Como fazer:  

 

- Selecione o condomínio criado para gestão da administradora em Arquivo -> Configuração do Sistema -> Geral, e clique em gravar. 

 

 

- Acesse o menu Cadastro -> Plano de Contas, selecione o plano de contas utilizado pelos condomínios. Habilite as classes de despesas referentes aos serviços prestados pela administradora para o condomínio, na coluna Serviço da Administradora, e clique em gravar. Caso queira incluir uma informação no plano de contas, foi disponibilizado o campo Observações. 

 

 

- Foram incluídos novos campos para armazenar os valores a serem utilizados na fórmula: 

- Arquivo -> Configuração do Sistema -> Financeiro -> aba Índices campo Salário Mínimo. Esse cadastro é válido para todos os condomínios.  

- Editar -> Configuração de Contas -> aba Taxas Adm. Campo Valor do lado direito da tela. Esse valor é cadastrado por condomínio.  

 

Cadastro de funcionário  

Foi incluído no cadastro do fornecedor o campo de Funcionário do condomínio que será utilizado no cadastro da fórmula do serviço.  

 

Como fazer:  

- Cadastro -> Fornecedores 

- Clique em Editar 

- Marque Funcionário do Condomínio 

- Clique em Selecionar 

- Selecione os condomínios do qual o Fornecedor é funcionário.  

- Mova para a coluna Condomínios selecionados. 

- E clique em Atualizar. 

- Depois clique em Gravar no cadastro do fornecedor.

 

 

      Observação: 

- Ao importar um lançamento de contas a pagar do sistema GFolha, o sistema fará o vínculo automático do funcionário para o condomínio. 

Como fazer:  

- Arquivo -> Integrações -> Integração Group Folha 

- Filtrar lançamentos a serem importados.  

- Processar. 

 

- Após o processamento o vínculo já foi realizado no cadastro do fornecedor, como podemos verificar abaixo: 

 

 

 

 

Cadastro do Serviço  

Como fazer:  

 

- Agora no Cadastro -> Condomínios, o botão Serviços Contratados estará habilitado para todos os condomínios que utilizarem o plano de contas configurado no passo anterior.  

 

- Ao acionar o botão Serviços Contratados, será aberta a tela para configuração dos serviços. Todas as classes habilitadas no plano de contas estarão disponíveis para configuração.

 

 

Na tela de Cadastro de serviços temos os seguintes campos: 

 

Campo para habilitar o serviço da Administradora para o condomínio.  

Serviço: Campo com a descrição da classe de contas.  

Campo para selecionar a classe de contas do plano de contas da administradora que será utilizada para gerar a receita.  

Classe de Conta de Receita: Ao selecionar a classe de contas no campo anterior, o campo é preenchido com a descrição da classe de contas.  

Valor Fixo: Valor fixo a ser cobrado pelo serviço cadastrado. Caso este campo seja preenchido e tenha uma fórmula cadastrada. O cadastro da fórmula será sobrescrito pelo valor cadastrado.  

Fórmula: Será aberta tela para cadastro da fórmula. No tópico Cadastro da fórmula falaremos com mais detalhes.  

Desconto Valor: Valor fixo para ser concedido de desconto sobre o valor da receita a ser gerado.  

Desconto %: Valor percentual de desconto a ser aplicado sobre o valor gerado.  

- Se for cadastrado um desconto, ao digitar um valor para o outro campo o sistema exibirá a mensagem que já existe um desconto cadastrado, e ao cadastrar outro, o anterior será excluído e se deseja continuar.  

Periodicidade do desconto (mês): Quantidade de meses para concessão do desconto. 

Data Débito: Ficará disponível para a seleção duas opções: 

- Último dia do mês: Último dia do mês em que a receita está sendo gerada, considerando a data do computador.  

- Data do evento: Dia em que a receita foi gerada, considerando a data do computador. 

Descrição: A descrição informada nesse campo será a descrição do lançamento de contas a receber a ser gerado.  

Ainda na tela de Cadastros de serviços temos os botões: 

 

Selecionar todos: Que vai selecionar todas os registros apresentados em tela. 

Limpar Tudo: Ao acionar ele irá limpar todas as configurações realizadas em tela e gravadas no banco de dados. A limpeza só ocorrerá ao clicar em gravar. 

Gravar: Ao acionar as configurações realizadas ou limpas serão salvas.  

Cancelar: Ao acionar limpará todas as alterações realizadas em tela.  

Replicar: Ao acionar será aberta tela para seleção dos condomínios para replicação das configurações que já tenham sido salvas anteriormente.  

Sair: A tela será fechada. Caso o botão seja acionado com alterações em tela, as alterações serão descartadas.  

 

- Marque o serviço desejado para o condomínio selecionado na tela. 

- Selecione a classe de contas do condomínio da administradora. 

- Informe o valor fixo ou a fórmula. 

- Informe o Desconto Valor ou Desconto %. 

- Selecione qual a Data Débito. 

- Caso deseje, informe a descrição.  

- Após as configurações, clique em gravar.  

- Mensagem exibida: 

 

  

Cadastro da fórmula  

Como fazer:  

- Dentro da tela de Cadastro de serviços, clique no botão referente a fórmula e a tela para cadastro será disponibilizada.  

 

- Na tela temos disponíveis os botões: 

SM: Botão referente ao salário mínimo. Será considerado o valor cadastrado na aba financeiro no cálculo da fórmula. 

PCOND: Botão Por condômino, retornará à quantidade de condôminos (proprietários) no condomínio cadastrado, para cálculo da fórmula. 

PCPF: Botão Pessoa Física, informará a quantidade de funcionários pessoa física, configurados para o condomínio.  

PCNPJ: Botão Pessoa Jurídica, informará a quantidade de funcionários pessoa jurídica, configurados para o condomínio.   

TXA: Botão referente a Taxa Administrativa cadastrada nas configurações de contas do condomínio. 

PFUNC: Botão Funcionário, com esta opção o sistema retornará todos os funcionários pessoa física e pessoa jurídica do condomínio. 

VLDESP: Botão Valor da Despesa usará o valor da despesa vinculada a classe de contas no cálculo.  

BOLREG: Botão Boletos Registrados, retornará à quantidade de boletos que foram emitidos, baixados ou cancelados no mês de referência.  

C: fará a limpeza da fórmula digitada. 

Além do teclado numérico, temos o botão Exibir Exemplos. Onde contém exemplos de fórmula.  

 

- Digite a fórmula desejada, por exemplo, quero cobrar 10% do salário mínimo acrescidos de R$ 100,00. Então digite conforme abaixo.  

 

- Depois clique em aceitar. 

- Caso a fórmula esteja fora do padrão, será exibida a mensagem abaixo: 

- E depois clique em gravar.  

 

Replicando as configurações 

Como fazer:  

- Dentro da tela de Cadastro de serviços, clique no botão Replicar. 

- Será aberta a tela para seleção dos condomínios que utilizam o mesmo plano de contas. Selecione os condomínios que deseja replicar a configuração e mova para a coluna de selecionados.

 

- Após clique em Gravar. 

- Ao clicar em gravar, as configurações serão replicadas e a mensagem será exibida: 

 

 

Limpando as configurações de serviços 

Como fazer:  

- Na tela de cadastro de serviços clique no botão Limpar tudo. 

- O sistema emitirá uma mensagem perguntando se deseja continuar com a operação, ao clicar em sim para confirmar.  

 

- As configurações serão apagadas.  

 

 

Cadastro de Clientes no condomínio da Administradora 

Como fazer:  

- Ao habilitar um serviço no cadastro do condomínio, o condomínio fica apto para criação do cliente no condomínio da administradora.  

- Assim que a rotina de criar lançamentos for acionada, por alguma baixa de contas a pagar para as classes configuradas dentro do sistema. O sistema fará a criação do cliente.  Enquanto não tiver lançamentos baixados, o cliente não será criado.  

- Confira em Cadastro -> Clientes. 

Veja na tabela abaixo quais campos serão inseridos no cadastro do cliente conforme o cadastro do condomínio.  

 

Cadastro do condomínio	Cadastro do Cliente
Tipo (Física/Jurídica)	Tipo (Física/Jurídica)
Código do condomínio + Resumo	Nome
Nome	Razão Social
CEP	CEP
Endereço	Endereço
Bairro	Bairro
Cidade	Cidade
UF	UF
Telefone	Telefone
E-mail	E-mail

      Observação: 

- Caso o cliente tenha sido cadastrado manualmente, a rotina de lançamentos automáticos fará a criação novamente.  

 

Geração dos lançamentos 

A geração de lançamentos será automática através um serviço contido no executável Condominio21Integrador, que deve estar em execução no seu servidor. Lembrando que para a criação do lançamento o mês de referência da administradora deve estar em aberto (Editar -> Fechamento -> Mensal). O lançamento de contas a pagar no condomínio do cliente tem que estar baixado. (Exceto para a configuração BOLREG que o lançamento pode estar em aberto e só é gerado ao realizar o fechamento do mês).  

 

Como fazer:  

 

- Cadastro -> Condomínios -> Serviços Contratados e faça a configuração. Exemplo valor fixo: 

 

- Realize a baixa do lançamento de contas a pagar para a classe configurada para o serviço. A baixa pode ser feita de forma manual ou pelo borderô.  

- Ao identificar a baixa do lançamento para a classe configurada, o sistema fará o lançamento da conta a receber no condomínio da administradora, conforme a configuração realizada.  

 

 

Exemplos: 

- Fórmula cadastrada: 50 * PCond (por condômino) com 10% de desconto. O condomínio possui 8 proprietários. Lançamento gerado: 

 

 

- Fórmula cadastrada: 5% TXA (taxa administrativa). Levando em consideração que a taxa cadastrada é de R$ 1.500,00. Lançamento gerado: 

      Observação: 

- Se os valores da taxa administrativa ou salário mínimo não estiverem configurados, e forem utilizados na fórmula, serão considerados com valor zero.  

- Se o resultado do cálculo for zerado, o lançamento será criado zerado no condomínio da administradora.  

- O lançamento é gerado baixado no condomínio da administradora e na cobrança 1.  

- O lançamento será gerado com a conta corrente cadastrada conforme vínculo de classes de contas X conta corrente, ou com a conta principal do condomínio. E caso o condomínio não possua conta corrente, o lançamento será gerado sem conta corrente vinculada.  

- A data de criação, pagamento e liquidação será a mesma, conforme configurado na tela de serviços. 

- O mês de referência do lançamento será o mesmo do lançamento de contas a pagar. 

- Os lançamentos não terão vínculos de unidade, o vínculo será apenas com o cliente que é o condomínio responsável pelo serviço. 

- A descrição do lançamento, será a descrição configurada no cadastro do serviço. 

- O sistema fará uma busca dos lançamentos com vencimento em até D-7, com a situação baixado para geração dos lançamentos de contas a receber.  

- O sistema criará um lançamento de contas a receber por cada lançamento de contas a pagar baixado. Exceto quando for usado o parâmetro BOLREG. Para o BOLREG será gerado um único lançamento assim que o mês em questão for fechado.  

 

Exclusão dos lançamentos  

Para a exclusão dos lançamentos de contas a receber no condomínio da administradora será necessário cancelar a baixa do lançamento de contas a pagar no condomínio responsável pelo serviço.  

 

Como fazer:  

- Consultas -> Contas a pagar 

- Selecionar os lançamentos e clicar em Cancelar Baixas.  

- Assim que o serviço for executado novamente, os lançamentos serão excluídos.  

 

 

      Observação: 

- Para utilização desta funcionalidade, utilizaremos de um serviço contido no executável Condominio21Integrador, que deve estar em execução no seu servidor.  

- O serviço é executado de um em um minuto.