Durante o lançamento da despesa caso a data de vencimento esteja fora do prazo esperado para o período de dias configurado o sistema solicitará que um usuário com permissão realize a liberação do lançamento da conta a pagar. 

As rotinas relacionadas às despesas serão alteradas para solicitar a senha de permissão, como: lançamento, alteração e importação de despesas, lançamento de imposto avulso, desmembramento e agrupamento, estorno de abonos e descontos e despesas provindas das integrações com o Group Folha e Group Compras.

Etapa 1: Configuração

Um novo processo de Permissões Especiais foi criado para que a administradora possa escolher a utilização ou não da nova funcionalidade. 

• Como fazer:
  

2. Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Geral aba Segurança. 
   
3. Marque a opção Lançamento de despesa depois da data limite e clique em Gravar.
   

Etapa 2: Cadastro da quantidade de dias mínimo antes do vencimento para o lançamento da despesa

Foi criado um novo parâmetro que receberá a quantidade mínima de dias que limita o lançamento da despesa. Este parâmetro somente ficará habilitado quando a configuração citada na etapa anterior estiver marcada.

Como fazer - Configuração:

2. Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro aba Despesas. 
   
3. Observe que a opção Quantidade mínima de dias antes do vencimento para lançamento de despesa já estará disponível, com isso informe uma quantidade de dias válida (números positivos, negativos e zero de -99 a 999) e em seguida clique em Gravar.
   

• O preenchimento da quantidade mínima de dias não será obrigatório;
  

Etapa 3: Definição de autorização de lançamento por usuário

Após realizar a configuração citada na etapa anterior, será necessário vincular a permissão aos usuários que poderão realizar a criação das despesas independente da data que estejam sendo lançadas.

Como fazer:

3. Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Permissões Especiais. 
   
4. Clique no botão Novo e selecione um usuário. 
   
5. Observe que a permissão Lançamento de despesa depois da data limite estará disponível na coluna Processos não autorizados clique sobre a permissão e transfira a mesma para a coluna Processos autorizados clicando no botão com o sinal de maior (>).
   

4. Verifique que a permissão logo mudará de coluna, com isso clique em Gravar para finalizar o cadastro.
   

Etapa 4: Rotinas de despesas - Lançamento de contas a pagar

Todas as opções destinadas ao lançamento de contas a pagar serão alteradas para solicitar a liberação de criação do lançamento. Assim, todos os lançamentos realizados nas abas Manual, Nota Fiscal, Impostos da Nota Fiscal, Automático e Resumo pedirão senha caso a diferença de dias entre a data de criação e a data de vencimento atinja o limite mínimo definido no parâmetro “Quantidade mínima de dias antes do vencimento para lançamento de despesa”. 

4.1. Lançamento aba Manual / Nota Fiscal e Impostos da Nota Fiscal

Os lançamentos das contas a pagar realizados manualmente serão validados ao Gravar a operação.

Como fazer – Aba Manual:

3. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar aba Manual. 
   
4. Insira os dados do lançamento e confirme principalmente a data de vencimento da nota. 
   
5. Por fim, clique em Gravar.
   

Neste lançamento está sendo considerado o prazo mínimo de 15 dias antes do vencimento.

5. Caso a data de vencimento atinja o limite para ser lançada, o sistema apresentará uma tela com os campos Nome e Senha, onde deverão ser informados os dados do usuário com permissão para que o lançamento seja realizado com sucesso. 
   
6. Informe os dados e clique em OK.
   

6. Se as informações estiverem corretas o sistema irá gravar o lançamento, caso contrário irá informar que o lançamento não poderá ser realizado, pois o usuário informado não possui permissão.
   

Importante:

• Será permitido informar o login e senha de um usuário diferente do que estiver logado no sistema, ou seja, realizando a operação. Por exemplo: Se o usuário João estiver logado no Condomínio21 e não possuir permissão para lançar despesas com uma data limite definida, no momento do lançamento ele poderá informar os dados da Maria que é uma usuária que possui tal tipo de permissão. 
  
• A validação da data mínima ocorrerá independente do uso do Modo Baixa ou não no momento do lançamento da despesa.
  

Como fazer – Aba Manual com Retenção de Impostos:

9. Realize o lançamento da despesa e marque a opção Retenção de Impostos. 
   
10. Selecione o imposto desejado e clique no botão com as setas para baixo para incluí-lo. 
    
11. Em seguida clique em Gravar.
    

Neste lançamento está sendo considerado o prazo mínimo de 15 dias antes do vencimento, neste caso o vencimento do imposto de ISS está diferente do vencimento da nota atingindo assim o limite para o cadastro.

10. O padrão de validação segue o mesmo do lançamento de despesas sem retenção de impostos, onde a tela de Permissão Especial será exibida caso a data limite cadastrada seja atingida.
    

Como fazer – Aba Impostos da Nota Fiscal:

1. Após ter realizado o cadastro de uma nota fiscal com retenção de impostos, como mostrado no item acima, acesse a aba Impostos da Nota Fiscal. 
   
2. Clique no botão Novo. 
   
3. O sistema irá preencher automaticamente a primeira grade da tela com os dados da última nota fiscal lançada. 
   
4. Selecione o imposto no filtro, presente na tela, e clique no botão com as setas para baixo.
   

13. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar e escolha a aba Nota Fiscal. 
    
14. Insira os dados do lançamento e confirme principalmente a data de vencimento. 
    
15. Insira o item da nota fiscal, digite o valor e em seguida clique em Gravar.

14. A tela de Permissão Especial também será exibida caso a data limite para lançamento da nota tenha sido ultrapassado, dessa maneira, após inserção do nome e senha do usuário permitido para realizar o procedimento o lançamento será criado com sucesso.
    

Como fazer – Aba Impostos da Nota Fiscal:

4. Após ter realizado o cadastro de uma nota fiscal com retenção de impostos, como mostrado no item acima, acesse a aba Impostos da Nota Fiscal. 
   
5. Clique no botão Novo. 
   
6. O sistema irá preencher automaticamente a primeira grade da tela com os dados da última nota fiscal lançada. 
   
7. Selecione o imposto no filtro, presente na tela, e clique no botão com as setas para baixo.
   

Exemplo prático:

4.2. Demais lançamentos e validações das despesas

Todos os demais tipos de lançamentos e contabilização das despesas solicitarão permissão para cadastro quando o intervalo entre a data de criação e a data de vencimento atingir o limite cadastro.

• Aba Automático (menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar > Automático): ao realizar o Resgate das Despesas Regulares o sistema irá verificar se dentre os lançamentos existe algum que esteja fora do limite definido para criação da nova despesa, caso encontre será exibida uma mensagem de aviso informando da necessidade da senha para liberar o cadastro. Nesta mensagem será exibido o nome da classe e o valor da despesa.
  

• Aba Resumo (menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar > Resumo): ao realizar o resgate das despesas do mês anterior, o sistema irá realizar a mesma verificação descrita acima para a aba Automático, assim caso algum lançamento esteja fora do limite definido para criação do mesmo, uma mensagem de aviso contendo o ID do lançamento da despesa será apresentada, informando que é necessária a permissão especial para liberação do cadastro.
  

• Lançamento de imposto avulso (menu Editar > Lançamento de Imposto Avulso): o lançamento de imposto avulso também foi alterado para solicitar a senha de permissão especial. O funcionamento será da mesma maneira do lançamento de contas a pagar. A validação da data limite para lançamento do imposto ocorrerá quando o botão Gravar for acionado, em seguida será exibida a tela para inserção dos dados do usuário.
  

• Alteração de Contas a Pagar (menu Consultas > Contas a Pagar): ao realizar a alteração da data de vencimento de uma conta já gerada, o sistema irá identificar se a diferença de dias entre essa data e a data de lançamento é inferior/atinge ao limite definido no parâmetro “Quantidade mínima de dias antes do vencimento para lançamento de despesa”. Caso seja, será solicitado a senha para finalizar a alteração.
  

• Desmembramento de contas a pagar (menu Editar > Desmembramento de Contas): o processo de desmembramento de contas a pagar também funcionará com o novo recurso de permissão especial. Após realizar o desmembramento da despesa e Processar a operação, será exibida a mensagem informando que as contas que estão sendo desmembradas estão acima da data limite para realizar o processo, isso caso a data limite tenha sido atingida.
  

• Agrupamento de contas a pagar (menu Editar > Agrupamento de Contas): quando ocorrer o agrupamento de despesas, o sistema Condomínio21 irá realizar a mesma validação descrita acima para o desmembramento da conta.

• Estorno de abonos e descontos (menu Editar > Estorno de Abonos e Desconto): quando o valor da diferença do estorno do abono ou desconto for positiva e maior que zero, o sistema também irá validar a diferença de dias entre a data de vencimento e a data da ocorrência do lançamento para apresentar a tela de permissão especial de liberação do processo. Será exibida uma mensagem ao clicar no botão Gerar Contas, informando a necessidade da senha para finalização do estorno.

• Importação de contas a pagar (menu Arquivo > Exportações/Importações > Importação de contas a pagar): quando este processo for utilizado o sistema irá analisar todas as contas que serão importadas para o Condomínio21 que estão presentes no arquivo de importação. Esta análise ocorrerá quando o botão Executar leitura do arquivo for acionado. Assim, caso exista ao menos um lançamento que esteja fora do limite definido no parâmetro “Quantidade mínima de dias antes do vencimento para lançamento de despesa”, o sistema não importará nenhuma conta e exibirá a mensagem solicitando a senha de permissão especial.

• Integração Group Folha e Group Compras (menu Arquivo > Integrações > Integração Group Folha / Integração Group Compras): ambas as integrações com os sistemas Group Folha e Group Compras terão a validação quanto a data de vencimento em relação à data de lançamento quando o botão Processar for acionado, na tela específica de cada uma. Dessa maneira, a validação de existência de alguma conta que esteja sendo importada fora do limite cadastrado para tal irá ocorrer neste momento, assim caso exista pelo menos um lançamento nesta situação o sistema Condomínio21 não importará nenhuma conta até que a liberação ocorra através da inserção do nome e senha na tela de permissão especial.