Atualmente o Condomínio21 realiza a geração de lançamentos de desconto para acerto entre a administradora e o condômino quando os valores baixados dos boletos de contas a receber ficam divergentes do esperado, dessa forma a administradora ressarce o condômino o valor pago à maior embutindo este desconto em um próximo título.

Visando otimizar este processo para as administradoras que emitem títulos anuais ou carnê de títulos e não conseguem incluir novos descontos em boletos já criados e enviados aos condôminos, foi implementada uma nova funcionalidade no sistema que permitirá gerar contas a pagar dessas diferenças negativas, possibilitando assim que a administradora garanta ao condômino receber o valor divergente e realizar o controle financeiro de despesas de forma clara e eficiente.

Configuração

• Como fazer:
  

1. Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro aba Outros. 
   
2. Para que esta rotina possa ser utilizada, marque a opção Gerar contas a pagar de descontos não concedidos na baixa de contas a receber e clique em Gravar.
   

Processo de abono e geração da conta a pagar

• Como fazer:
  

1. Após realizar a baixa de um boleto sem aplicar os descontos cadastrados no Condomínio21, este entrará no processo de geração de contas de abonos e descontos, uma vez que o valor liquidado ficará divergente do que seria o correto. 
   
2. Acesse o menu Editar > Pesquisa de Abonos e Descontos. 
   
3. Selecione o mês de referência e mantenha a opção Contas a Receber 
   
4. Clique no botão Filtrar para que os lançamentos com diferenças possam ser exibidos.
   

5. Se o Valor da diferença apresentado for negativo será possível gerar uma despesa para a administradora, caso contrário o sistema irá funcionar da forma habitual, gerando um novo lançamento de contas a receber (abono) para o sacado. 
   
6. Selecione o lançamento e clique no botão Autorizar.
   

7. Após autorização acesse o menu Editar > Estorno de Abonos e Descontos. 
   
8. No bloco Contas a Receber marque a nova opção Gerar conta a pagar de diferença negativa de conta a receber para: e note que os campos Classe específica, Tipo de Pagamento e Tipo de Documento serão habilitados para seleção.     
   

9. Escolha a classe de despesa (como dica deve ser uma classe específica para este tipo de situação), selecione o tipo de pagamento, o tipo de documento e informe ainda a data de vencimento da conta a pagar que será gerada e o seu mês de referência.
   
10.  Em seguida clique em Filtrar.
    

• Selecione o lançamento exibido na tela e acione o botão Gerar Contas.
  

• Não havendo divergências de informações o sistema irá apresentar a mensagem de sucesso.
  

• Durante a geração o sistema fará os seguintes processos: 
  

• Para que uma despesa seja gerada é preciso um fornecedor, dessa forma o sistema irá criar automaticamente um fornecedor com os dados do sacado; 
  
• Irá criar um lançamento de despesa sendo o favorecido o sacado.
  

Criação do fornecedor

• Como fazer:
  

1. Após realizar o processo citado acima acesse o menu Cadastros > Fornecedores e verifique a criação de um novo fornecedor com todos os dados do sacado (presentes no cadastro de Pessoas/Proprietários/Locatários).
   

Importante:

• O CPF/CNPJ do sacado é uma informação obrigatória para que a despesa seja gerada, com isso, é importante que além deste dado os demais estejam devidamente informados no cadastro do sacado. Se caso o CPF/CNPJ da pessoa não estiver cadastrada mostrará uma mensagem no momento da geração da conta, enfatizando a necessidade de cadastrar esta informação.
  

Consultando a despesa criada

• Como fazer:
  

1. Acesse o menu Consultas > Contas a Pagar. 
   
2. Selecione o mês para qual a despesa foi criada e clique em Filtrar. 
   
3. Observe que o lançamento de conta a pagar, em nome do sacado (novo fornecedor), estará disponível com todos os dados informados na tela de Estorno de Abono e Descontos (classe, tipo de pagamento, tipo de documento e data de vencimento). Além disso, note que o valor da diferença negativa é justamente o valor da despesa, porém agora positivo.
   

• Clique no botão Alterar Conta para melhor visualizar as informações da conta a pagar criada. Para identificar a despesa, foi inserido no campo Descrição um texto onde informa que a conta se trata da devolução de um desconto e também o número do lançamento da conta a receber que originou esta despesa.
  

Observações:

• O tratamento da despesa originada por uma diferença negativa de desconto, funcionará da forma padrão do sistema, não alterando em nada a rotina de alteração, baixa, inserção de dados, visualização de relatórios, entre outros. 
  
• A criação de contas a pagar para a administradora está disponível somente para estornos de contas a receber, para isso os novos campos inseridos na tela de Estorno de Abonos e Descontos ficarão desabilitadas quando selecionada a opção Contas a Pagar.