Atualmente, quando um condômino paga equivocadamente determinado boleto por mais de uma vez, o Condomínio21 apresenta na tela de Log da leitura do arquivo de retorno uma mensagem informando que o título já se encontra baixado, com isso é possível que a administradora tome as atitudes necessárias para reembolsar o condômino mediante esta informação.

Contudo, visando otimizar e automatizar este processo foi criada uma nova funcionalidade no sistema que permitirá que contas a pagar sejam geradas para a administradora com o mesmo valor do título pago em duplicidade, garantindo assim que o reembolso/ devolução do dinheiro ocorra de forma mais clara e rápida.

Configuração

• Como fazer:
  

1. Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro aba Outros. 
   
2. Marque a opção Gerar contas a pagar de títulos pagos em duplicidade e clique em Gravar.
   

• Com a opção acima marcada será disponibilizado o botão Devolução na tela de Log de Retorno, que quando acionado possibilitará a criação da conta a pagar.
  

Leitura do arquivo de retorno e criação da conta a pagar de reembolso para o condômino

• Como fazer:
  

1. Realize a leitura do arquivo de retorno da forma habitual do sistema Condomínio21, através do menu Baixas/ Cobrança > Cobrança CNAB. 
   
2. Após realizar a leitura caso conste no arquivo um boleto que já tenha sido pago e baixado anteriormente, será exibida na tela de Log Retorno uma informação na coluna Observação de que o título já se encontra baixado, conforme a imagem a seguir:
   

• Selecione o boleto desejado para gerar o reembolso e observe que neste momento o botão Devolução ficará disponível.
  

3. Clique no botão citado. 
   
4. Será apresentada a tela Contas a Pagar – Devolução onde deverão ser informados os dados da despesa que será criada, para confirmar clique em Ok.
   

Descrição dos campos:

• Mês Referência: informe o mês de referência que a despesa fará parte; 
  
• Classe: selecione uma classe de conta do tipo despesa; 
  
• Vencimento: neste campo digite a data de vencimento do lançamento de conta a pagar; 
  
• Tipo Doc.: este filtro lista todos os tipos de documentos existentes no Condomínio21 para seleção; 
  
• Tipo Pgto.: este filtro disponibiliza os tipos de pagamentos cadastrados no Condomínio21 para seleção; 
  
• Natureza: seleção da natureza de despesa (se esta estiver configurada); 
  
• Exporta contábil: parâmetro que deve ser marcado quando a despesa precisar ser exportada para o Group Contábil; 
  
• Documento: data do documento referente a exportação do lançamento para o Group Contábil.
  
• Ao final da operação o sistema confirmará o sucesso do processo e então a despesa já terá sido criada com os dados informados.
  

Observação:

• Não é necessário clicar no botão Processar para confirmar a geração da despesa, uma vez utilizado o botão Devolução e inserido os dados necessários o processo será concluído ao clicar no botão Ok da tela de Contas a Pagar – Devolução. O botão Processar permanece com sua função padrão e deve ser acionado quando houver necessidade de baixar títulos de contas a receber que tenham divergências.
  

Criação do fornecedor

• Como fazer:
  

1. Para criar uma conta a pagar tendo o sacado (proprietário/locatário) como favorecido é necessário que ele também seja um fornecedor, para isso no momento da geração do reembolso o sistema copiará os dados do sacado e criará automaticamente um novo cadastro de fornecedor com estas informações. 
   
2. Para verificar o fornecedor criado acesse o menu Cadastros > Fornecedores.
   

Consultando a despesa criada

• Como fazer:
  

1. Acesse o menu Consultas > Contas a Pagar. 
   
2. Selecione o mês para qual a despesa foi criada e clique em Filtrar. 
   
3. Os dados informados na devolução estarão todos dispostos em um novo lançamento de conta a pagar.
   

4. Clique no botão Alterar Conta para visualizar as informações da despesa gerada. 
   
5. No campo Descrição será possível identificar o boleto que originou o lançamento.
   

Observações:

• Não houve alterações no processo de leitura de arquivo de retorno quando não utilizada a opção de Devolução de títulos pagos em duplicidade; 
  
• Quando selecionados dois ou mais boletos pagos anteriormente, a devolução será criada para cada fornecedor (sacado) separadamente, porém os dados inseridos na tela de Contas a Pagar – Devolução irão compor todos os lançamentos de despesas gerados no processo de reembolso;
  
• Se o CPF/CNPJ do fornecedor já estiver cadastrado, o sistema associará automaticamente o “sacado fornecedor” a nova conta criada; 
  
• Quando o parâmetro “Gerar contas a pagar de títulos pagos em duplicidade” estiver marcado não será permitido excluir a conta a receber que originou a despesa, para que esta ação seja possível será necessário excluir primeiramente a conta a pagar gerada no processo de devolução; 
  
• A despesa criada também poderá ser consultada no Log de Auditoria, desde que as configurações dos Processos de contas a pagar estejam marcadas nesta rotina.