Importe Contas a Pagar

Importe Contas a Pagar




É possível realizar importação de contas a pagar de arquivos externos para o Condomíno21. A importação aceita arquivos texto que utilizem delimitadores ou possuam largura fixa e também arquivos do formato Excel.




Como fazer: Importar Contas a Pagar

  1. Acesse o menu Arquivo à Exportações/Importações à Importação de Contas a Pagar.
  2. Clique em Novo e informe uma descrição para o campo Importação
  3. Escolha a decisão a ser tomada caso já exista a conta a ser importada no campo Lançamento Existente. O sistema apresenta a possibilidade de escolher Manter, que não usará os valores lidos do arquivo e manterá os que já foram salvos anteriormente, ou escolher Substituir, que irá substituir os valores salvos anteriormente pelos valores lidos do arquivo. 
  4. Escolha o Tipo de Arquivo entre Arquivo Texto ou Excel.



Aba Configuração de Leitura:

Arquivo Excel

  1. Para arquivos Excel os campos Utiliza Delimitador, Utiliza separador decimalFormato de data serão desabilitados. 
  2. Na aba Condomínios, informe a Ordem do campo Condomínio no arquivo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um condomínio, marque a opção Utilizar condomínio fixo e selecione o condomínio através do botão Binóculo do campo Condomínio Fixo. 

b. Outra opção disponível é o uso de tabelas de conversão, que poderá ser utilizada quando se deseja converter o valor relativo ao condomínio contido no arquivo para um dos condomínios cadastrados no sistema. Para isso, basta selecionar a tabela através do Binóculo do campo Tabela de Conversão. 

c. Para cadastrar uma nova tabela, clique no atalho de cadastro e a tela Tabelas de Importação:




d. Na tela Tabelas de Importação, clique em Novo, informe a Descrição e clique em Adicionar. Preencha o Dado de Origem com o valor que está no arquivo e o Dado de Destino com o código do campo, existente no Condomínio21, para o qual será convertido o valor do arquivo, neste caso o código do condomínio. Em seguida clique em Gravar


  1. Na aba Classe da Conta informe a Ordem do campo que contém a Classe de Contas no arquivo.



a. Caso deseje importar contas para uma classe específica, marque a opção Utilizar Classe de Conta Fixa e selecione o Plano de Contas e a Classe de Contas

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d


  1. Na aba Centro de Custos informe a Ordem do campo Centro de Custo do arquivo e se será a importada como Centro de Custo ou Modelo de Apropriação na opção Importar como.



a. Caso deseje importar contas para um Centro de Custo específico, marque a opção Utilizar Modelo/Centro de Custo Fixo:

Para utilizar:

• Modelo de Apropriação: selecione o plano de centro de custo e, em seguida o modelo de apropriação nos dois primeiros binóculos. 

• Centro de Custo fixo: selecione o plano de centro de custo no primeiro binóculo e o centro de custo no terceiro.

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d


  1. Na aba Fornecedor informe a Ordem de posição que o código do fornecedor ocupa no arquivo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um fornecedor, marque a opção Utilizar fornecedor fixo e selecione o fornecedor através do botão Binóculo.

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d.

c. É apresentada também a opção de se utilizar uma query (Consulta) no campo SQL pesquisa, onde o comando SQL será executado caso no arquivo de importação seja enviada outra informação ao invés do código do fornecedor. Por exemplo, o número do CPF/CNPJ, este campo deverá ser preenchido com o seguinte comando “select numcedente from cedentes where CGC=?” sendo que a “?” será substituída pelo valor recebido no arquivo, passando a não ser necessário utilizar tabela de conversão.


  1. Na aba Favorecido informe a Ordem de posição que o código do favorecido ocupa no arquivo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um favorecido, marque a opção Utilizar Favorecido fixo e selecione o condomínio através do botão Binóculo

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d

c. É apresentada também a opção de se utilizar uma query (Consulta) no campo SQL pesquisa, onde o comando SQL será executado caso no arquivo de importação seja enviada outra informação ao invés do código do favorecido. Por exemplo, o número do CPF/CNPJ, este campo deverá ser preenchido com o seguinte comando “select numcedente from cedentes where CGC=?” sendo que a “?” será substituída pelo valor recebido no arquivo, passando a não ser necessário utilizar tabela de conversão. 


  1. Na aba Valor informe a Ordem de posição que o Valor ocupa no arquivo.



a. Caso deseje usar um valor fixo para as contas, marque a opção Utilizar valor Fixo e digite o Valor.


  1. Na aba Data Venc. /Mês Ref. informe a ordem que a data de vencimento e o mês de referência ocupam no arquivo.



a. Para utilizar valores fixo marque as opções: Utilizar data de vencimento fixa e Utilizar mês ref. fixo e selecione os valores. 


  1. Na aba Nota Fiscal, informe a Ordem que o Nº da nota e Data de emissão da nota ocupam no arquivo.



a. Para utilizar valores fixos marque as opções: Utilizar Nº da N. F. fixo e Data de Emissão da N F. fixo e selecione os valores.

 

  1. Na aba Descrição, informe a ordem que a descrição da conta ocupa no arquivo.



  1. Para utilizar valor fixo marque a opção Utilizar Descrição Fixa e digite a descrição para a conta.


  1. Clique em Gravar para salvar o modelo de importação. 
  2. Para selecionar o arquivo, clique no botão [...]
  3. Escolhido o arquivo, clique em Executar leitura do arquivo. As contas serão exibidas na aba Visualização e os problemas ocorridos, caso existam, serão exibidos na aba Log de Importação.



Arquivo Largura Fixa

  1. Para arquivos de largura fixa, não se deve marcar a opção: Utilizar delimitador. Quando se me marca esta opção, os campos “Ordem do Campo” são substituídos pelos campos “Posição Inicial”, para que o sistema saiba onde o campo a ser lido será inicializado no arquivo.     
  2. Para escolher o separador decimal do arquivo marque a opção Utiliza separador Decimal e escolha entre Ponto ou Vírgula     
  3. Escolha o Formato de Data utilizado no arquivo: 

- DD/MM/AAAA 

- DDMMAAAA 

- DD/MM/AA 

- DDMMAA 

- AAAA/MM/DD 

- AAAAMMDD

  1. Na aba Condomínio informe a Posição inicial que o registro relativo ao condomínio se encontra no arquivo a ser importado e o Tamanho do campo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um condomínio, marque a opção: Utilizar condomínio fixo e selecione o condomínio através do botão Binóculo do campo Condomínio Fixo. 

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d. do item Arquivo Excel


  1. Na aba Classe de Contas informe a Posição inicial que o registro relativo ao código da classe de contas se encontra no arquivo a ser importado e o Tamanho do campo.



a. Caso deseje importar contas para uma classe específica, marque a opção Utilizar Classe de Conta Fixa e selecione o Plano de Contas e a Classe de Contas.

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d do item Arquivo Excel


  1. Na aba Centro de Custo informe a Posição inicial que o registro relativo ao código do Centro de Custo se encontra no arquivo a ser importado e o Tamanho do campo. Informe também se a importação será por Centro de custo ou usará Modelo de Apropriação.



a. Caso deseje importar contas para um centro de custo específico, marque a opção Utilizar Modelo/Centro de Custo Específico

Para utilizar: 

• Modelo: selecione o plano de centro de custo e, em seguida o modelo de apropriação nos dois primeiros binóculos. 

• Centro de Custo fixo: selecione o plano de centro de custo no primeiro binóculo e o centro de custo no terceiro. 

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2d do item Arquivo Excel


  1. Na aba Fornecedor informe a Posição inicial que o registro relativo ao código do Fornecedor se encontra no arquivo a ser importado e o Tamanho do campo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um fornecedor, marque a opção Utilizar fornecedor fixo e selecione o condomínio através do botão Binóculo.

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c a 2.d do item Arquivo Excel.

c. É apresentada também a opção de se utilizar uma query no campo SQL pesquisa, onde o comando SQL será executado caso no arquivo de importação seja enviada outra informação ao invés do código do fornecedor. Por exemplo, o número do CPF/CNPJ, este campo deverá ser preenchido com o seguinte comando “select numcedente from cedentes where CGC=?” sendo que a “?” será substituída pelo valor recebido no arquivo, passando a não ser necessário utilizar tabela de conversão.


  1. Favorecido informe a Posição inicial que o registro relativo ao código do Favorecido se encontra no arquivo a ser importado e o Tamanho do campo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um favorecido, marque a opção Utilizar favorecido fixo e selecione o condomínio através do botão Binóculo.

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d do item Arquivo Excel.

c. É apresentada também a opção de se utilizar uma query no campo SQL pesquisa, onde o comando SQL será executado caso no arquivo de importação seja enviada outra informação ao invés do código do favorecido. Por exemplo, o número do CPF/CNPJ, este campo deverá ser preenchido com o seguinte comando “select numcedente from cedentes where CGC=?” sendo que a “?” será substituída pelo valor recebido no arquivo, passando a não ser necessário utilizar tabela de conversão.


  1. Valor informe a Posição inicial que o registro relativo ao valor da conta se encontra no arquivo a ser importado e o Tamanho do campo.



a. Caso deseje usar um valor fixo para as contas, marque a opção Utilizar valor Fixo e digite o Valor. 


  1. Na aba Data Venc./Mês Ref informe a Posição inicial que o registro relativo à data de vencimento da conta se encontra no arquivo a ser importado e o Tamanho do campo. Informe também a Posição inicial e o Tamanho do campo relativo ao mês de referência da conta.



a. Para utilizar valor fixo marque as opções: Utilizar Nº da N. F. fixoData de Emissão da N F. fixo e selecione os valores.


  1. Nota Fiscal informe a Posição inicial e o Tamanho referente ao Número da Nota fiscal e também a Posição inicial e o Tamanho referente à data de vencimento da nota.



a. Para utilizar valor fixo marque as opções: Utilizar Nº da N. F. fixoData de Emissão da N F. fixo e selecione os valores. 


  1. Na aba Descrição informe a Posição Inicial e o tamanho que a Descrição da conta ocupa no arquivo.



a. Para utilizar valor fixo marque a opção Utilizar Descrição Fixa e digite a descrição para a conta. 


  1. Clique em Gravar para salvar o modelo de importação.
  2. Para selecionar o arquivo, clique no botão [...]. 
  3. Escolhido o arquivo, clique em Executar leitura do arquivo. As contas serão exibidas na aba Visualização e os problemas ocorridos, caso existam, serão exibidos na aba Log de Importação.


Arquivo Delimitado

  1. Para arquivos que utilizem delimitadores, marque a opção Utilizar delimitador e preencha o campo com “T” para Tab ou “;”. Quando se me marca esta opção, os campos “Posição Inicial” são substituídos pelo campo “Ordem do Campo” para que o sistema saiba onde o campo está localizado no arquivo.     
  2. Para escolher o separador decimal do arquivo marque a opção Utiliza separador Decimal e escolha entre Ponto ou Vírgula.     
  3. Escolha o Formato de Data utilizado no arquivo: 

- DD/MM/AAAA 

- DDMMAAAA 

- DD/MM/AA 

- DDMMAA 

- AAAA/MM/DD 

- AAAAMMDD     

  1. Na aba Condomínios, informe a Ordem do campo Condomínio no arquivo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um condomínio, marque a opção Utilizar condomínio fixo e selecione o condomínio através do botão Binóculo do campo Condomínio Fixo

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d do item Arquivo Excel.


  1. Na aba Classe da Conta informe a Ordem do campo que contém a Classe de Contas no arquivo.



c. Caso deseje importar contas para uma classe específica, marque a opção Utilizar Classe de Conta Fixa e selecione o Plano de Contas e a Classe de Contas

d. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d do item Arquivo Excel.   


  1. Na aba Centro de Custos informe a Ordem do campo Centro de Custo no arquivo e se será a importada como Centro de Custo ou Modelo de Apropriação.



a. Caso deseje importar contas para um centro de custo específico, marque a opção Utilizar Modelo/Centro de Custo Específico

Para utilizar: 

• Modelo: selecione o plano de centro de custo e, em seguida o modelo de apropriação nos dois primeiros binóculos. 

• Centro de Custo fixo: selecione o plano de centro de custo no primeiro binóculo e o centro de custo no terceiro. 

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d do item Arquivo Excel.     


  1. Na aba Fornecedor informe a Ordem de posição que o código do fornecedor ocupa no arquivo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um fornecedor, marque a opção Utilizar fornecedor fixo e selecione o condomínio através do botão Binóculo

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d do item Arquivo Excel

c. É apresentada também a opção de se utilizar uma query no campo SQL pesquisa, onde o comando SQL será executado caso no arquivo de importação seja enviada outra informação ao invés do código do fornecedor. Por exemplo, o número do CPF/CNPJ, este campo deverá ser preenchido com o seguinte comando “select numcedente from cedentes where CGC=?” sendo que a “?” será substituída pelo valor recebido no arquivo, passando a não ser necessário utilizar tabela de conversão.


  1. Na aba Favorecido informe a Ordem de posição que o código do favorecido ocupa no arquivo.



a. Caso deseje importar o registro para somente um favorecido, marque a opção Utilizar Favorecido fixo e selecione o condomínio através do botão Binóculo

b. Outra opção é utilizar a Tabela de Conversão conforme explicado nos itens 2.c e 2.d do item Arquivo Excel

c. É apresentada também a opção de se utilizar uma query (Consulta) no campo SQL pesquisa, onde o comando SQL será executado caso no arquivo de importação seja enviada outra informação ao invés do código do favorecido. Por exemplo, o número do CPF/CNPJ, este campo deverá ser preenchido com o seguinte comando “select numcedente from cedentes where CGC=?” sendo que a “?” será substituída pelo valor recebido no arquivo, passando a não ser necessário utilizar tabela de conversão.


  1. Na aba Valor informe a Ordem de posição que o Valor ocupa no arquivo.



a. Caso deseje usar um valor fixo para as contas, marque a opção Utilizar valor Fixo e digite o Valor.


  1. Na aba Data Venc. /Mês Ref. informe a ordem que a data de vencimento e o mês de referência ocupam no arquivo.



a. Para utilizar valores fixo marque as opções Utilizar data de vencimento fixaUtilizar mês ref. fixo e selecione os valores.     


  1. Na aba Nota Fiscal, informe a Ordem que o Nº da nota e Data de emissão da nota ocupam no arquivo.



a. Para utilizar valores fixos marque as opções: Utilizar Nº da N. F. fixoData de Emissão da N F. fixo e selecione os valores.     


  1. Na aba Descrição, informe a ordem que a descrição da conta ocupa no arquivo.


a. Para utilizar valor fixo marque a opção Utilizar Descrição Fixa e digite a descrição para a conta.     


  1. Clique em Gravar para salvar o modelo de importação.     
  2. Para selecionar o arquivo, clique no botão [...].    
  3. Escolhido o arquivo, clique em Executar leitura do arquivo. As contas serão exibidas na aba Visualização e os problemas ocorridos, caso existam, serão exibidos na aba Log de Importação.


Aba Visualização:

  1. Na aba Visualização, serão exibidos os dados que foram lidos do arquivo, para importar os registros, clique no botão Importar dados e a conta será importado.



Aba Log de Importação:

  1. Caso o sistema encontre alguma inconsistência na leitura do arquivo, listará estas inconsistências na aba Log de Importação:





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