Visando agilizar e dar mais segurança ao processo de autorização de pagamento de despesas dos condomínios, o Condomínio21 possui uma funcionalidade que permite um controle maior sobre os pagamentos que estão sendo realizados, definindo responsáveis diferenciados por hierarquia ou valor de alçada, que deverão avaliar e aprovar as despesas antes que elas sigam para a Tesouraria. Enquanto a despesa não for autorizada, ela não poderá ser baixada no sistema.

A autorização do pagamento será realizada somente pelos usuários que possuem permissão e estes serão identificados por níveis. Por estar associada ao  Group GED , esta funcionalidade ainda pode reduzir o tempo entre o lançamento e a baixa da despesa, já que reduz o trâmite de documentos dentro da empresa, que passam a ser visualizados através do  Group GED , na própria ferramenta de autorização.

Cada condomínio pode exigir controles em níveis diferentes, em razão de seu porte econômico ou geográfico. Por este motivo, o processo de autorização de pagamentos de despesas por alçada permite que seja configurada, por condomínio, a quantidade de níveis de aprovação necessários para se efetuar o pagamento de uma despesa. Desta forma, um condomínio pequeno pode necessitar de apenas um nível, enquanto que um condomínio maior, com despesas que envolvam somas mais consideráveis, pode exigir que três pessoas façam a liberação, por exemplo: um coordenador, um supervisor e um gerente.

Cada responsável pela liberação pode ainda ter um limite de valor para o qual tenha alçada. Desta forma, podemos ter, por exemplo, um gerente que libere contas de até R$5.000,00 e outro gerente que libere contas até R$10.000,00. Estes valores são definidos de acordo com a realidade da sua administradora.

Etapa 1: Definir níveis de autorização por condomínio e usuários autorizados

Nesta etapa, configuramos como o sistema deve se comportar em cada condomínio e quais são os usuários que podem fazer as autorizações por nível. Estas configurações somente precisam ser feitas uma vez ou quando um novo condomínio ou usuário forem cadastrados no sistema.

Relação Nível de Autorização X Condomínio

• Uma conta necessitará de apenas 1 autorização, quando em seu condomínio o nível configurado seja 1. 
  
• Uma conta necessitará de 2 autorizações, quando em seu condomínio estiver configurado o Nível 2. 
  
• Uma conta necessitará de 3 autorizações, quando em seu condomínio estiver configurado o Nível 3 e assim por diante . 
  

Relação Nível de Autorização X Usuário

• O usuário de nível 1 poderá autorizar contas que estão  pendentes de autorização no nível 1. 
  
• O usuário de nível 2 poderá autorizar contas que estão pendentes de autorização no nível 1 e 2. 
  
• O usuário de nível 3 pode autorizar contas que estão pendentes de autorização no nível 1 ,2 e 3 e assim por diante. 
  
• Ressaltando que se o valor da alçada tiver sido informado, o limite do valor será respeitado .
  

Como fazer :

2. Acesse o menu  Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro , aba  Outros e marque o parâmetro  Permissões Especiais por Alçada . 
   
3. Ao habilitar o parâmetro acima, serão disponibilizadas duas outras opções que compõem a seção referente à alçada, são elas:
   

• Permitir vincular cheque a conta não autorizada : com essa opção marcada será permitido vincular uma despesa não autorizada a um cheque. 
  
• Permitir baixar na conciliação bancária uma conta não autorizada : com esse parâmetro marcado, uma conta que não passou pelo processo de autorização por alçada poderá ser ainda assim baixada na Conciliação Bancária.
  

Importante :

• Estes dois parâmetros devem ser utilizados durante o processo de transição, enquanto ainda houver despesas já encaminhadas para pagamento antes do início da utilização desta feature.
  

3. Acesse o menu  Arquivo > Configuração do Sistema , aba  Segurança . Marque a opção  Autorizar Pagamento de Despesa .
   

4. Acesse o menu  Arquivo > Controle de Acesso > Níveis de autorização por Condomínio .
   

• Descrição das Colunas :
  

- Coluna Condomínio : serão exibidos todos os condomínios que o usuário logado tem permissão para visualizar.

- Coluna Nível : nesta coluna deve ser informada a quantidade de níveis necessários para autorizar processos por alçada no condomínio em questão. Os valores aceitos são entre 0 e 9.

6. Para cada condomínio, digite a quantidade de autorizações exigidas. Em seguida clique em  Gravar . 
   
7. O próximo passo é definir o nível de autorização por usuário. Acesse o menu  Arquivo > Controle de Acesso > Permissões Especiais por Alçada e clique no botão  Novo .
   

10. Clique no ícone de busca e seleção (binóculo) para informar o usuário. 
    
11. Em seguida, marque a opção  Autorizar Pagamento de Despesa . 
    
12. Selecione o nível que o usuário selecionado terá permissão para autorizar.
    
13. Na coluna  Valor de Alçada   (R$), informe o valor máximo de despesa que este usuário poderá autorizar. Se a aprovação tiver valor ilimitado ou se não for necessário ter o controle de aprovações por valor, deixe este campo com o valor R$0,00.
    

Etapa 2: Processo de autorização de despesas

Com as configurações habilitadas e os níveis de alçada definidos, passa-se para o processo de autorização do pagamento.

Como fazer :

2. Acesse o menu  Editar > Autorizar pagamento de despesas . Esta opção será visualizada apenas quando o parâmetro da configuração  Permissões especiais por alçada estiver marcada
   
3. Somente contas  Em aberto poderão ser filtradas. Os lançamentos de despesas terão três tipos diferentes de status de autorização. São eles:
   

• Pendente : contas a pagar que ainda não foram autorizadas (em todos os níveis) ou desautorizadas por algum usuário. 
  
• Autorizado : contas a pagar que foram autorizadas em todos os níveis por um ou mais usuários. 
  
• Não autorizado : contas a pagar que foram desautorizadas por algum responsável.
  

 

Importante :

• As despesas podem ser autorizadas em diversos níveis de acordo com o que foi configurado para o condomínio. Dessa forma, a conta somente ficará com o status de  Autorizado quando obtiver a última autorização, caso contrário a conta ficará com o status de Pendente até que todas as autorizações tenham sido concedidas.
  

4. Marque a opção  Pendente e clique no botão  Filtrar .
   
5. Clique sobre a despesa que deseja aprovar o pagamento e em seguida no botão  Autorizar Pagamento .
   

5. Quando o botão  Autorizar Pagamento for acionado, será apresentada a tela para que sejam informados o login e a senha do usuário que está autorizando a despesa, configurado conforme descrito na Etapa 1.
   

6. Digite os dados solicitados.
   

7. Caso o condomínio exija mais do que um nível de autorização, a conta continuará como Pendente até que todos os níveis sejam autorizados pelos responsáveis. Quando isto ocorrer, a conta passará para a situação Autorizada.
   

Etapa 3: Processo de desautorização de despesas

No processo de Autorização de Pagamento da Despesa, ainda há o procedimento de  Desautorização , que pode ocorrer apenas se a conta ainda estiver  Em aberto e não tiver sido enviada ao Borderô Eletrônico. 

Importante :

• Uma despesa poderá ser  desautorizada mesmo que tenha passado por todos os níveis de autorização necessários. A condição para a desautorização é que o responsável tenha permissão para autorizar despesas no nível mais alto exigido para o condomínio. O status da conta será identificado como  Não Autorizado .
  

Como fazer :

2. Ainda na tela de  Autorizar Pagamento de Despesa , marque a situação  Autorizado e clique no botão  Filtrar . 
   
3. Selecione a conta que deseja realizar o procedimento e clique em seguida no botão  Desautorizar.
   

3. Em seguida será apresentada a tela para que sejam informados o login e a senha do usuário logado.
   

5. Digite o login e senha 
   
6. O sistema solicitará que seja informado o motivo da desautorização, mas o preenchimento não é obrigatório. Digite a observação e em seguida clique no botão  Gravar . Se não quiser informar o motivo, clique no botão  Sair .
   

6. A tela de confirmação do processo será exibida e a conta ficará com a nova situação de  Não Autorizado .
   

Etapa 4: Consultando autorizações

O Condomínio21 permitirá que as autorizações e desautorizações realizadas sejam auditadas posteriormente, se necessário. O histórico poderá ser obtido através da própria opção de Autorização de pagamentos ou da emissão do  Relatório de Autorização de Pagamento .

Como fazer :

1. Na tela de Autorização de Pagamentos, clique no botão  Histórico . Observe que o sistema exibe todo o processo realizado na conta selecionada.  
   

2. Acesse o menu  Relatórios > Contas > Autorização de pagamento de despesas , essa opção somente estará disponível no menu se caso o  parâmetro Permissões especiais por alçada estiver marcado.
   

3. Selecione os filtros desejados para que o relatório seja emitido. Observe que o relatório apresentará todo o histórico da conta, por usuário, desde aquele que lançou a despesa até os que autorizaram o pagamento.