No sistema Condomínio21, o processo de baixas em contas virtuais é bem simples. Podem ser realizadas baixas em contas virtuais definidas para as classes do centro de custo, ou seja, um tipo de associação entre a classe de centro de custo e uma conta virtual específica.

Algumas administradoras de condomínios possuem a necessidade de realizar a baixa de um lançamento em mais de uma conta virtual. Isto ocorre frequentemente quando se trabalha com centro de custos, sendo necessário realizar uma divisão/apropriação do montante final. Esta divisão pode ocorrer através de transferências entre as contas virtuais do condomínio, mas esse processo pode se tornar moroso, já que a divisão e as transferências tinham que ser feitas manualmente. Com esta funcionalidade toda esta operação será otimizada, pois as transferências ocorrerão de forma automática após as baixas dos lançamentos (receitas e despesas) dependendo unicamente da associação realizada entre as classes dos centros de custo e as contas virtuais de destino.

A seguir serão apresentados todos os passos necessários para a utilização da nova funcionalidade incluindo mais algumas explanações sobre este item.

Etapa 1: Configurar a associação de centro de custo x conta virtual

Foi criado um parâmetro para habilitar a funcionalidade descrita acima, dessa maneira o funcionamento habitual do sistema não será prejudicado caso este fique desmarcado.

Para que o novo parâmetro seja habilitado outras duas configurações já existentes no sistema Condomínio21, precisam ser marcadas, são elas:

1. Utilizar contas virtuais presente no menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas aba Outros.
   
2. Centro de Custo existente no menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro aba Outros.
   

Caso uma das duas opções seja desmarcada, automaticamente o novo parâmetro será desabilitado.

Como fazer:

2. Acesse o menu Cadastros > Condomínio > Configurações avançadas aba Outros. 
   
3. Marque a opção Associar centro de custo à conta virtual e depois clique em Gravar.
   

Etapa 2: Associação do centro de custo à conta virtual

Com a opção Associar centro de custo à conta virtual marcada será exibido um botão que permitirá a realização da associação das classes do centro de custo às contas virtuais.

Como fazer:

1. Acesse o menu Cadastros > Condomínio > Configurações avançadas aba Cobrança. 
   
2. Clique no botão Associação Centro de Custo X Conta Virtual. 
   
3. Será exibida a tela para que o usuário possa realizar a associação de centro de custo com a conta virtual. Na coluna Conta Virtual, será apresentada uma lista com todas as contas deste tipo cadastradas no condomínio em questão. Escolha a conta referente à classe e em seguida clique em Gravar.
   

      3. Será exibida a tela para que o usuário possa realizar a associação de centro de custo com a conta virtual. Na coluna Conta Virtual, será apresentada uma lista com todas as contas deste tipo cadastradas no condomínio em questão. Escolha a conta referente à classe e em seguida clique em Gravar.

Observações:

• Nos campos Condomínio, Nome e Máscara do plano de custo serão exibidos os dados de acordo com o condomínio para o qual estiver sendo realizada a configuração. Estes campos não poderão ser alterados, assim como as colunas Código, Descrição, Custo (m2).
  
• A coluna Conta será exibida apenas para os centros de custos filhos (classes) e o preenchimento da coluna não será obrigatório.
  

Etapa 3: Lançamento de Contas a Pagar

Utilizando este novo processo, será identificada na tela de apropriação de centro de custo, no lançamento/baixa de contas a pagar, a nova coluna conta virtual.

Como fazer – Sem ativação do Modo Baixa:

2. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Pagar. 
   
3. Crie uma despesa e ao término deste lançamento clique no botão Gravar.
   

3. Será mostrada a tela de Apropriação de Centro de Custo. Clique em uma das linhas da grade ou no botão Modelo (caso haja um modelo de apropriação já definido).
   

5. Selecione uma classe do plano de centro de custo e observe que a coluna Conta Virtual será preenchida automaticamente, com os dados de acordo com a definição realizada no cadastro da associação. 
   
6. Digite o valor que totalize o lançamento e clique em Apropriar.
   

6. De volta à tela de Lançamento de Contas a Pagar clique em Gravar.
   

7. Nesse momento as transferências não foram geradas, pois a baixa da despesa não foi realizada e também seu lançamento não teve o Modo de Baixa habilitado. Com isso, para que as transferências sejam realizadas primeiramente deve ocorrer a liquidação desta despesa. Na próxima etapa será mostrada a baixa de contas a pagar.
   

Etapa 4: Lançamento de Contas a Pagar com Modo de Baixa e Liquidação de Contas a Pagar

Independentemente do modo utilizado para realizar a baixa de contas a pagar, com a utilização desta nova funcionalidade, sempre será permitido realizar uma Transferência das contas virtuais informadas na apropriação dos centros de custos para a conta virtual da despesa, dependo apenas da confirmação da operação.

Como fazer: Considerando o lançamento de Contas a Pagar com o Modo de Baixa Habilitado

1. Realize os procedimentos de criação de uma despesa relatados na etapa anterior, porém marque a opção Modo de Baixa. 
   
2. Em seguida, marque a opção Baixar e clique no botão Gravar. 
   
3. Será apresentada uma tela para confirmação da operação, clique em OK. 
   
4. Escolha a Conta Virtual referente à baixa da despesa e confirme a operação. Nesta etapa do processo, o valor da despesa será debitado integralmente desta conta, efetivando a baixa.
   

      7. Após a apropriação, será exibida uma mensagem de confirmação com as opções Sim e Não. Confirmando a operação no botão Sim as transferências do valor debitado serão geradas automaticamente neste momento, conforme as associações definidas; clicando em Não, somente ocorrerá a baixa da despesa sem as transferências desse débito para as contas virtuais associadas aos centros de custo.

Confirmando a operação, o sistema fará a transferência debitando o valor nas Contas Virtuais vinculadas às classes de centro de custo da apropriação e creditando na Conta Virtual selecionada no momento da baixa, recompondo o seu saldo. 

1. Todas as transferências automáticas poderão ser verificadas acessando o menu Editar > Transferências > Transferências.
   

Regras:

• À transferência não ocorrerá caso a conta virtual selecionada na baixa seja igual à conta virtual associada ao centro de custo. 
  
• Em cada operação será gerada uma transferência diferente para as contas virtuais de destino e se houver mais de um centro de custo associado à mesma conta virtual os valores serão agrupados. 
  
• Os valores a serem transferidos irão corresponder aos valores apropriados em cada centro de custo, independentemente se a apropriação for realizada por valor ou por percentual. 
  
• Se a coluna conta virtual associada ao centro de custo estiver em branco, não ocorrerá a transferência do valor referente àquela apropriação, ou seja, o valor será debitado da conta virtual definida na baixa.
  

Observação:

• O processo de transferência também poderá ser conferido nos relatórios de movimentações de contas correntes. Nestes serão mostrados corretamente o crédito e débito em cada conta especifica.
  

Exemplo prático:

Na situação abaixo, foram escolhidas quatro classes de centro de custo ou centro de custos filhos, e cada uma delas com uma conta virtual distinta, assim será verificado e mostrado em qual situação a transferência automática ocorrerá.

** Os valores de R$400,00 e R$ 500,00 foram somados e agrupados, pois ambos foram apropriados na mesma conta virtual.

Importante:

Alteração de Contas a Pagar:

• Em alterações de Contas a Pagar (menu Consultas > Contas a Pagar) caso alguma informação da tela de apropriação de centro de custo seja modificada, ao confirmar a alteração será feita a atualização das informações de acordo com a alteração realizada. 
  
• Se a conta alterada estiver com a situação baixada, as transferências realizadas anteriormente serão excluídas e serão geradas novas transferências.
  

Cancelamento de Contas a Pagar:

• Ao cancelar a baixa de uma despesa que contenha transferências automáticas associadas a ela, essas serão excluídas, ou seja, será desfeito todo o processo de apropriação do lançamento. Com isso, os saldos das contas virtuais de origem e de destino serão restabelecidos.
  

Outras opções de Baixas de Contas a Pagar:

• Com o parâmetro “Associar centro de custo à conta virtual” marcado, quando ocorrer a baixa de uma despesa utilizando uma das opções abaixo e esta possuir a associação de centro de custo com contas virtuais, o sistema também irá gerar as transferências conforme os padrões definidos.
  

1. Liquidação com cheque: Menu Baixas/Cobrança > Impressão de Cheques. 
   
2. Liquidação por conciliação bancária: Menu Baixas/Cobrança > Conciliação Bancária.
   

Etapa 5: Lançamento e Baixa de Contas a Receber

A apropriação de centro de custo também poderá ocorrer nas receitas tanto em seu lançamento quanto diretamente na sua liquidação. Atualmente no sistema Condomínio21 é possível ativar o Modo de Baixa durante os lançamentos dos tipos Manual e de Outras Receitas. Dessa forma, o sistema também irá gerar as transferências nesta situação e quando a liquidação da receita for realizada na tela de Baixa.

Como fazer: Ativando o Modo de Baixa

3. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Receber. 
   
4. Opte pelo lançamento Manual ou de Outras Receitas e marque a opção Ativar Modo de Baixa.
   
5. Insira os dados da conta e grave a operação.
   

4. Escolha a conta de destino da baixa e confirme a operação.
   

5. Na mensagem de advertência apresentada, clique em OK.
   

6. Logo em seguida, será exibida a tela para seleção da Conta Virtual para baixa da receita, selecione a mesma e clique em Confirmar.
   

8. A tela de apropriação de centro de custo será apresentada logo em seguida e seu comportamento será o mesmo do relatado na Etapa 2 deste item. 
   
9. Selecione uma classe de centro de custo, insira o valor total do lançamento (neste caso o percentual de 100%) e em seguida clique em Apropriar.
   

9. Para continuar com a transação de transferência clique em Sim e caso contrário clique em Não na mensagem de confirmação exibida.
   

10. A transferência automática da baixa do lançamento de contas a receber também poderá ser identificada acessando o menu Editar > Transferências > Transferências.
    

11. A liquidação realizada da forma habitual através do acesso ao menu Baixas/ Cobrança > Baixas de Contas a Receber, também irá gerar a transferência automática quando esta se fizer necessária, assim todos os passos serão os mesmos dos citados acima.
    

Observação:

• As regras citadas na Etapa 3 do Contas a Pagar procedem da mesma maneira para o Contas a Receber, assim as transferências automáticas serão realizadas somente se elas forem seguidas.
  

Importante:

Alteração ou Cancelamento de Contas a Receber:

• O comportamento tanto para a alteração quanto para o cancelamento de contas a receber que possuírem transferências associadas ao lançamento, será o mesmo do relatado para o Contas a Pagar, assim caso alguma informação da tela de apropriação de centro de custo seja modificada haverá uma atualização com todas as novas informações. Caso ocorra o cancelamento do lançamento as transferências serão excluídas.
  

Outras opções de Baixas de Contas a Receber:

• Quando ocorrer o lançamento de uma receita com a associação de centro de custo com a conta virtual e esta conta for baixada através das opções abaixo, o sistema também irá gerar as transferências conforme os padrões definidos.
  

1. Liquidação por arquivo de retorno: Menu Baixas/Cobrança> Cobrança CNAB (opção de Retorno).
   
2. Liquidação por conciliação bancária: Menu Baixas/Cobrança> Conciliação Bancária.