Administradoras que contém carta de condomínios controlada por gerente ou mesmo por síndico, poderão se beneficiar com a criação das contas a pagar de despesas regulares mediante aprovação.

A partir da versão 44.43/2.6.35.01 do Condomínio21 as despesas regulares serão normalmente cadastradas, porém serão resgatadas com o status 'Pendente' e somente após aprovação da pessoa responsável por liberar a criação dessas contas a pagar, é que elas ficarão disponíveis no status 'Aprovado', sendo possível então trabalhar com essa despesa no sistema, seja para exportar ao borderô, realizar pagamento e consultas, bem como visualizá-las nos relatórios.

Obs.: As contas a pagar existentes antes da atualização da versão, ficarão todas com o status “Aprovado” a e caso seja necessária uma exclusão ou cancelamento, isso poderá ser feito pela tela de Pesquisa de contas a pagar.

Como fazer - Configuração:

A funcionalidade de aprovar a criação das despesas regulares será mediante parâmetro, ou seja, caso ele não seja marcado, o funcionamento padrão de resgatar as despesas continuará da forma padrão.

1. Acesse o menu: Arquivo > Configurações do Sistema > Financeiro > aba Despesa.

1. Observe que a nova opção Aprovação da criação de despesas regulares está disponível na tela. Marque-a e clique em Gravar. Ao marcá-la todas as despesas regulares que forem resgatadas a partir de então, ficarão disponíveis como lançamento de contas a pagar, somente após aprovação.

Como fazer - Configuração da Permissão especial: 

Após marcar a opção Aprovação da criação de despesas regulares é necessário habilitar a permissão especial desse processo, para que o Condomínio21 vincule essa funcionalidade a pessoas específicas.

1. Acesse o menu: Arquivo > Configurações do Sistema > Geral > aba Segurança. 

1. Observe que no bloco Permissões especiais está disponível na tela a opção Aprovar a criação de despesas regulares. Marque-a e clique em Gravar. Ao marcar essa opção, o sistema permite que apenas usuários específicos aprovem a criação de despesas regulares.
   

Observações: 

Para saber mais sobre as permissões especiais clique aqui. 

Como fazer - Configuração do Usuário: 

Com a permissão especial liberada é hora de definir quais usuários poderão fazer a aprovação da criação das despesas regulares.

1. Acesse o menu: Arquivo > Controle de Acesso > Permissões especiais. 

1. Clique em Novo e escolha o usuário, através do binóculo de seleção, que será definido como aprovador das despesas regulares. 
   

Feito isso clique em Gravar. 

Como fazer - Resgate das Despesas Regulares:

1. Acesse o menu: Editar > Lançamento > Contas a Pagar > aba Automático. 

1. Clique em Resgatar Despesas Regulares. O sistema irá fazer o resgate deixando a despesa com a situação Pendente para que seja realizada a aprovação.
   

Observações: 

Ao clicar em Resgatar Despesas Regulares será apresentado a mensagem abaixo, ao clicar em Sim as despesas serão resgatadas da forma padrão do Condomínio21 e ao clicar em Não o sistema irá abortar o processo de resgate. 

Como fazer - Aprovação das Despesas Regulares: 

Após o resgate das despesas regulares, seleciona as contas que deseja aprovar e clique em Aprovação de Pendentes. 

Quando o botão Aprovação de Pendentes for acionado, será apresentada a tela para que sejam informados o login e a senha do usuário que está aprovando a despesa.

Após ser informado o usuário o sistema irá apresentar a tela para que seja aprovada ou reprovadas as despesas resgatadas. 

Os filtros disponíveis na tela são:

1. Condomínio:  É possível selecionar um condomínio ou todos os condomínios. 

1. Mês de Referência: É possível selecionar um mês de referência específico ou todos. 

1. Classe de Conta: É possível selecionar uma classe de conta específica ou todas as classes. 

1. Fornecedor: É possível selecionar um fornecedor específico ou todos os fornecedores. 

1. Situação Pendente: Exibe as contas que estão com a situação Pendente.

1. Situação Aprovada: Exibe as contas que estão com a situação Aprovada. 

1. Situação Reprovada: Exibe as contas que estão com a situação Reprovada. 

As informações que são exibidas na tela das despesas são: 

1. Condomínio em que a despesa foi criada 

1. Mês de referência em que a despesa foi resgatada.

1. Classe de conta em que a despesa foi criada.

1. Fornecedor em que a despesa foi criada. 

1. Valor da despesa.

1. Vencimento da despesa. 

1. Nota Fiscal da despesa. 

1. Data de emissão da NF da despesa. 

1. Linha Digitável em que a despesa foi criada.
   

Selecione a despesa que será aprovada ou reprovada.

1. Ao clicar em Aprovar o sistema irá criar um lançamento de conta a pagar da despesa resgatada. 

1. Ao clicar em Reprovar o sistema não irá criar o lançamento deixando um histórico de que a despesa foi reprovada.
   

Observações: 

Ao clicar em Aprovar o sistema irá apresentar a mensagem de confirmação abaixo. Clicando em sim o sistema irá criar o lançamento de contas a pagar que poderá ser verificado na própria tela de Lançamento já com a situação alterada para Aprovada ou pela tela de Pesquisa de contas a pagar, acessada pelo menu Consultas > Contas a Pagar.

Ao clicar em Reprovar o sistema irá apresentar a mensagem de confirmação abaixo. Clicando em sim o sistema irá reprovar a despesa regular resgatada e com isso não será criado o lançamento de contas a pagar. pagar que poderá ser verificado na própria tela de Lançamento já com a situação alterada para Reprovada.

Considerações importantes do resgate de despesas regulares com a aprovação da criação ativado:

A edição das despesas regulares que é realizada pelo botão Ativar Edição será permitida somente para contas com a situação Pendente.

A exclusão das despesas que é realizada pelo botão Excluir não será permitida para contas com a situação Aprovada, caso uma das contas selecionada esteja aprovada o sistema irá apresentar a seguinte mensagem:

O resgate de despesas regulares repetidas/duplicadas seguirá a seguinte regra: 

1. Despesa com a situação Reprovada: o sistema irá criar uma despesa com a situação Pendente.
   
2. Despesa com a situação Pendente: o sistema irá atualizar as informações na tela de lançamento de contas a pagar.
3. Despesa com a situação Aprovada:  o sistema irá apresentar a mensagem abaixa informando que as contas com a situação aprovada não serão substituídas. 
   

Caso a conta a pagar que foi aprovada anteriormente esteja com a situação Cancelada atualmente, ao realizar o resgate o sistema irá criar uma despesa com a situação Pendente. 

No resgate dos lançamentos dos meses anteriores que é realizado pela aba Resumo da tela de contas a pagar (Editar > Lançamentos > Contas a Pagar > aba Resumo) tenha despesas com a situação Aprovada, esses lançamentos não serão copiados. O sistema irá apresentar a mensagem informativa. 

Caso seja necessário realizar alguma alteração no lançamento, é possível acionar a tela de alteração de lançamentos de contas a pagar através do botão Alterar Conta da tela de Aprovação de contas a pagar – Despesas Regulares. 

É possível realizar a aprovação após a criação da conta a pagar, para tal acesse o menu Consultas > Contas a Pagar e acione o botão Aprovação de Pendentes, com isso será exibida a tela de Aprovação de Contas a Pagar – Despesas Regulares.