1. O primeiro verificará todas as despesas de todos os fornecedores criadas para uma determinada classe de conta. 
   
2. O segundo verificará todas as despesas lançadas para um determinado fornecedor e classe de conta.
   

Como fazer - Configuração

Acesse o menu Arquivo > Configurações do Sistema > Financeiro, aba Despesas.

Na tela Configuração do Sistema, marque a opção Identificar desvio de despesas para habilitar o seu uso. Após marcar a opção, serão liberadas as configurações a seguir:

• Percentual de desvio: informe o valor do percentual que será utilizado para calcular o desvio. É permitido digitar até 99,99% e por padrão estará preenchido com 10,00%.
  
• Desvio Por Fornecedor: ao marcar essa opção o desvio será considerado por fornecedor, ou seja, ao verificar no momento de criação da despesa se o lançamento está fora da média, o sistema considerará as despesas lançadas para aquele fornecedor e para a classe de conta. Quando desmarcado o sistema considerará todos os lançamentos, sem considerar o fornecedor, para a classe de conta configurada como sendo a do cálculo do desvio.
  
• Comparar com Mês anterior: calcula o desvio, comparando as despesas do mês anterior, em relação ao mês da despesa que estiver sendo criada. 
  
• Comparar com Média: calcula o desvio, comparando o valor do lançamento da despesa, em relação à média de meses cadastrada para tal.  Por padrão estará marcada.
  
• X Meses: filtro que permite a seleção da quantidade de meses para calcular o desvio da média. É permitido escolher de 2 a 12 meses. Por padrão estará preenchido com a opção de 2 meses.
  

Após escolher o tipo de média, cadastrar o percentual e escolher o número de meses, clique no botão Gravar para salvar.

Como fazer - Definição da classe de conta de desvio

Para que o Condomínio21 consiga alertar que uma determinada despesa está fora da média configurada, será necessário informar qual a classe de conta que o sistema identificará como sendo a definida para tal situação.

Acesse o menu Cadastros > Plano de contas.

Como a opção Identificar desvio de despesa foi marcada anteriormente, estará presente na tela Plano de Contas, a coluna Considera desvio de despesa. Para as classes de despesa (tipo débito) haverá uma opção em cada linha permitindo que seja marcada aquela que o desvio será calculado.

Assim, o criador das despesas será alertado quando utilizá-la no lançamento. É permitido selecionar diversas classes. 

Marque as classes desejadas e ao final clique no botão Gravar.

Entendendo as fórmulas de cálculos dos desvios:

Tipo Desvio por Média dos lançamentos: primeiro será calculada a média dos valores dos lançamentos, considerando a quantidade de meses informada para a classe de conta configurada como sendo a de desvio de despesa. 

Em seguida, será aplicado o percentual de desvio cadastrado. 

Para constatar que o valor está acima da média prevista, será realizada a soma da média com o resultado do percentual sobre ela. 

Para constatar que o valor está abaixo da média prevista, será feita a subtração da média com o resultado do percentual aplicado sobre ela.

Os resultados dessas condições, definem se o alerta será ou não exibido. 

Exemplo 01:

• Percentual de 10%.
  
• Média de 6 Meses.
  
• Classe Manutenção de Piscina.
  
• Lançamento sendo criado com mês de referência JAN/2020.
  
• Cálculo da média verificará o valor de lançamento das despesas criadas para a classe Manutenção de Piscina, nos meses de Julho/2019, Agosto/2019, Setembro/2019, Outubro/2019, Novembro/2019 e Dezembro/2019.
  

Mês	Julho	Agosto	Setembro	Outubro	Novembro	Dezembro	Média
Valor	R$ 240	R$ 240	R$ 242	R$ 246	R$ 249	R$ 253	R$ 245

Cálculo da média:

Média = Soma dos valores / Quantidade meses

Média = 1470 / 6 

Média = 245

Aplicando o valor da média no cálculo do desvio:

Fórmula percentual de desvio: 

Desvio = Valor média * Percentual de desvio

Desvio = 245 * 10%

Desvio = 24,50

Fórmula do valor de desvio acima do previsto: 

Valor do desvio = Valor média + Desvio

Valor do desvio = 245 + 24,50

Valor do desvio = 269,50

Fórmula do valor de desvio abaixo do previsto: 

Valor do desvio = Valor média - Desvio

Valor do desvio = 245 - 24,50

Valor do desvio = 220,50

Baseando no exemplo 01 acima, o alerta será exibido para o usuário quando o valor da despesa for maior ou igual a R$ 269,50 e menor ou igual a R$ 220,50. Se a despesa for criada com o valor entre R$ 220,51 a R$ 269,49, o alerta não será apresentado.

Tipo Mês anterior: o sistema calculará o desvio considerando o valor do lançamento do mês anterior, para a classe de conta específica e aplicando o percentual cadastrado. 

Exemplo 02:

• Percentual de 10%.
  
• Média de 6 Meses.
  
• Classe Manutenção de Piscina.
  
• Lançamento sendo criado com mês de referência JAN/2020.
  
• Cálculo da média irá verificar o valor de lançamento das despesas criadas para a classe Manutenção de Piscina, no mês de Dezembro/2019.
  

Mês	Dezembro	Percentual	Desvio
Valor	R$ 253	10%	25,30

Fórmula percentual de desvio mês anterior: 

Desvio = Valor lançamento anterior * Percentual de desvio

Desvio = 253 * 10%

Desvio = 25,30

Fórmula do valor de desvio acima do previsto: 

Valor do desvio = Valor lançamento anterior + Desvio

Valor do desvio = 253 + 25,30

Valor do desvio = 278,30

Fórmula do valor de desvio abaixo do previsto: 

Valor do desvio = Valor lançamento anterior - Desvio

Valor do desvio = 253 - 25,30

Valor do desvio = 229,50

Baseando no exemplo 02 acima, o alerta será exibido para o usuário quando o valor da despesa for maior ou igual a R$ 278,30 e menor ou igual a R$ 229,50. Se a despesa for criada com o valor entre R$ 229,49 a R$ 278,29, o alerta não será apresentado.

Importante:

Se o sistema estiver configurado para o desvio ser realizado por fornecedor, os cálculos acima serão os mesmos. Porém, o sistema verificará todas as despesas lançadas para o fornecedor que estiver sendo inserido na despesa. 

Observações:

• A soma dos valores dos lançamentos para cálculos dos desvios será por condomínio.
  
• Havendo mais de uma despesa por mês, para a classe de conta configurada para considerar o desvio, será feita e considerada a soma dos valores.
  

Exibição dos alertas

Após ter realizado as configurações de desvio e identificada a classe de conta para tal, os alertas começam a ser exibidos quando as despesas forem criadas e estiverem fora da média.

Os alertas serão apresentados quando forem criadas as despesas em todas as abas do Lançamento de Contas a pagar, com exceção da aba Impostos por nota fiscal. Além disso, na Importação de contas a pagar será informado ao criador da conta que existem despesas fora da média.

Em todos os alertas, haverá os botões Sim e Não. Clicando em Sim a despesa será criada mesmo estando fora da média. Clicando em Não o sistema abortará a criação, permitindo que uma decisão seja tomada antes de fazê-la.

Lançamento de contas a pagar

Acesse o menu Editar > Lançamentos > Contas a Pagar.

Na aba Manual, selecione a classe de conta configurada para ser a do desvio, o fornecedor desejado e informe o valor da nota. Neste momento, o sistema realizará o cálculo do desvio e verificará se a despesa está fora da média. Caso esteja, o alerta será exibido conforme imagem abaixo:

Ao clicar no botão Sim, o sistema permitirá que a criação da despesa continue. 

Caso a opção Desvio por Fornecedor esteja marcada, além de mostrar a classe na mensagem do alerta, o nome do fornecedor também será apresentado.

Criando os lançamentos pelas demais abas, o sistema apresentará o alerta quando:

Aba Automático: após acionar o botão Resgatar despesas regulares, o sistema verificará se alguma conta para aquele mês possui uma classe configurada para o desvio e se encaixa nas condições para o alerta ser exibido. Caso a condição seja verdadeira, a mensagem será exibida separadamente para cada lançamento. 

Nesta aba também é possível editar um lançamento. Por isso, a mensagem será apresentada quando o valor do lançamento for alterado. Essa ação é permitida através do acionamento do botão Ativar Edição.

Aba Resumo: após a escolha de quais as classes serão resgatadas, o sistema verificará se a classe de conta da despesa é a configurada para o desvio. 

Caso o lançamento caia na condição para apresentar o alerta, ele será exibido uma ou várias vezes. Isso ocorre porque no resgate de contas é permitido fazer essa operação para uma ou várias classes e com valores diferentes.

A Aba Nota Fiscal seguirá o mesmo funcionamento da aba Manual.

Observação:

Para saber mais sobre o processo de Lançamento de contas a pagar clique aqui.

Importação de contas a pagar

Acesse o menu Arquivo > Exportações / Importações > Importação de contas a pagar.

Selecione o arquivo de importação e clique no botão Importar dados.

Caso no arquivo contenha alguma despesa que fique fora do desvio da média configurada, o alerta será exibido para cada lançamento que estiver nesta situação. Observe abaixo:

Alteração de contas a pagar

Acesse o menu Consultas > Contas a pagar.

Informe os dados para como mês, datas, situação, e outros, e clique no botão Filtrar.

Selecione a despesa e clique no botão Alterar conta.

Na tela de alteração, troque o fornecedor e/ou valor do lançamento. Caso o sistema identifique que ele está fora da média de desvio, o alerta também será apresentado assim que sair do campo Valor.

Nesta mesma tela, haverá a opção Desvio de média conferido. Ela será apresentada, somente para as despesas que forem criadas fora da média e servirá para identificar que mesmo tendo sido lançada nesta situação, este desvio foi conferido por um responsável. 

Por isso, após tal conferência ter sido realizada, marque esta opção e clique no botão Gravar. 

Filtros para pesquisa dos lançamentos criados fora da média

Após permitir a criação dos lançamentos fora da média, ou seja, clicando no botão Sim dos alertas apresentados, essas despesas terão essa identificação. Logo, será permitido filtrar tais despesas na tela de Consulta de contas a pagar, possibilitando maior controle dessas contas.

Acesse o menu Consultas > Contas a pagar.

Note que estarão disponíveis dois novos filtros: Desvio de média e Conferência do desvio. 

Desvio de média: ao marcar este filtro, serão habilitadas as opções Sem desvio (padrão marcada) e Com desvio. Estando o filtro desmarcado, todas as contas serão exibidas, conforme os filtros padrões.

Ao marcar a opção Sem desvio e clicar no botão Filtrar, serão apresentadas somente as despesas que foram criadas de forma padrão, ou seja, sem desvio apresentado no momento do seu lançamento.

Ao marcar a opção Com desvio e clicar no botão Filtrar, serão apresentadas somente as despesas que foram criadas fora da média prevista, ou seja, no momento do seu lançamento, o alerta foi clicado no botão Sim. As despesas nesta situação serão apresentadas na cor vermelha na tela.

Conferência do desvio: ao marcar este filtro, serão habilitadas as opções Conferida e Não conferida. Com o filtro desmarcado, todas as contas serão exibidas independente da sua conferência, conforme os filtros padrões.

Ao marcar a opção Conferida e clicar no botão Filtrar, serão apresentadas somente as despesas que foram criadas fora da média prevista e foram conferidas, ou seja, a opção Desvio Conferido foi marcada na tela Alteração de contas a pagar.

Ao marcar a opção Não Conferida e clicar no botão Filtrar, serão apresentadas as despesas que não foram conferidas.