Aprovação de Despesas Regulares

Aprovação de Despesas Regulares




Administradoras que contém carta de condomínios controlada por gerente ou mesmo por síndico, poderão se beneficiar com a criação das contas a pagar de despesas regulares mediante aprovação. 


A partir da versão 44.43/2.6.35.01 do Condomínio21, as despesas regulares serão normalmente cadastradas, porém serão resgatadas com o status Pendente e somente após aprovação da pessoa responsável por liberar a criação dessas contas a pagar, é que elas ficarão disponíveis no status Aprovado, sendo possível então trabalhar com essa despesa no sistema, seja para exportar ao borderô, realizar pagamento e consultas, bem como visualizá-las nos relatórios.


Observação: as contas a pagar existentes antes da atualização da versão ficarão todas com o status Aprovado. Caso seja necessária uma exclusão ou cancelamento, isso poderá ser feito pela tela de Pesquisa de contas a pagar.


Como fazer – Configuração


A funcionalidade de aprovar a criação das despesas regulares será mediante parâmetro, ou seja, caso ele não seja marcado, o funcionamento padrão de resgatar as despesas continuará da forma padrão.


Acesse o menu Arquivo > Configurações do Sistema > Financeiro > aba Despesa.


Observe que a nova opção Aprovação da criação de despesas regulares está disponível na tela. Marque-a e clique em Gravar


Ao marcá-la todas as despesas regulares que forem resgatadas a partir de então, ficarão disponíveis como lançamento de contas a pagar, somente após aprovação. 




Como fazer - Configuração da Permissão especial


Após marcar a opção Aprovação da criação de despesas regulares é necessário habilitar a permissão especial desse processo para que o Condomínio21 vincule essa funcionalidade a pessoas específicas.


Acesse o menu Arquivo > Configurações do Sistema > Geral > aba Segurança. 


Observe que no bloco Permissões especiais está disponível na tela a opção Aprovarcriação de despesas regulares. Marque-a e clique em Gravar


Essa opção marcada permite que apenas usuários específicos aprovem a criação de despesas regulares. 


Observação: para saber mais sobre as permissões especiais clique aqui


Como fazer - Configuração do Usuário


Com a permissão especial liberada é hora de definir quais usuários poderão fazer a aprovação da criação das despesas regulares.


Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Permissões especiais. 


Clique em Novo e escolha o usuário através do binóculo de seleção, que será definido como aprovador das despesas regulares. 

Após selecionar o usuário, utilize os botões ,   e   para adicionar ou remover uma permissão especial. 

Feito isso, clique em Gravar


Como fazer - Resgate das Despesas Regulares

Acesse o menu Editar > Lançamento > Contas a Pagar > aba Automático. 

Clique em Resgatar Despesas Regulares. O sistema fará o resgate deixando a despesa com a situação Pendente para que seja realizada a aprovação.


Observação: ao clicar em Resgatar Despesas Regulares será apresentado a mensagem abaixo. Ao clicar em Sim as despesas serão resgatadas da forma padrão do Condomínio21 e ao clicar em Não o sistema abortará o processo de resgate. 



Como fazer - Aprovação das Despesas Regulares

Após o resgate das despesas regulares, selecione as contas que deseja aprovar e clique em Aprovar Criação


Quando o botão Aprovar Criação for acionado, será apresentada a tela para que sejam informados o login e a senha do usuário que está aprovando a despesa.


Após ser informado o usuário o sistema apresentará a tela para que seja aprovada ou reprovadas as despesas resgatadas.


Os filtros disponíveis na tela são:

  1. Condomínio:  é possível selecionar um condomínio ou todos os condomínios. 
  2. Mês de Referência: é possível selecionar um mês de referência específico ou todos. 
  3. Classe de Conta: é possível selecionar uma classe de conta específica ou todas as classes. 
  4. Fornecedor: é possível selecionar um fornecedor específico ou todos os fornecedores. 
  5. Situação Pendente: exibe as contas que estão com a situação Pendente.
  6. Situação Aprovada: exibe as contas que estão com a situação Aprovada
  7. Situação Reprovada: exibe as contas que estão com a situação Reprovada

As informações que são exibidas na tela das despesas são: 

Condomínio em que a despesa foi criada. 

Mês de referência em que a despesa foi resgatada.

Classe de conta em que a despesa foi criada.

Fornecedor em que a despesa foi criada. 

Valor da despesa.

Vencimento da despesa. 

Nota Fiscal da despesa. 

- Data de emissão da NF da despesa. 

Linha Digitável em que a despesa foi criada. 


Selecione a despesa que será aprovada ou reprovada.

Ao clicar em Aprovar o sistema criará um lançamento de conta a pagar da despesa resgatada. 

Ao clicar em Reprovar o sistema não criará o lançamento deixando um histórico de que a despesa foi reprovada. 


Observações: 


  1. Ao clicar em Aprovar o sistema apresentará a mensagem de confirmação abaixo. Clicando em sim o sistema criará o lançamento de contas a pagar que poderá ser verificado na própria tela de Lançamento já com a situação alterada para Aprovada ou pela tela de Pesquisa de contas a pagar, acessada pelo menu Consultas > Contas a Pagar.


  1. Ao clicar em Reprovar o sistema apresentará a mensagem de confirmação abaixo. Clicando em sim o sistema reprovará a despesa regular resgatada e com isso não será criado o lançamento de contas a pagar, que poderá ser verificado na própria tela de Lançamento já com a situação alterada para Reprovada.


  1. Caso a despesa resgatada selecionada já estiver com o lançamento criado, ou seja, o resgate foi repetido o sistema apresentará a mensagem abaixo informando que já existe um lançamento criado anteriormente com as mesmas informações. Ao clicar em Sim será criado um lançamento no sistema. 



Considerações importantes do resgate de despesas regulares com a aprovação da criação ativado:


  1. A edição das despesas regulares que é realizada pelo botão Ativar Edição será permitida somente para contas com a situação Pendente.
  1. A exclusão das despesas que é realizada pelo botão Excluir não será permitida para contas com a situação Aprovada, caso uma das contas selecionada esteja aprovada o sistema irá apresentar a seguinte mensagem: 


  1. O resgate de despesas regulares repetidas/duplicadas seguirá a seguinte regra: 
  1. Despesa com a situação Reprovada: o sistema criará uma despesa com a situação Pendente
  1. Despesa com a situação Pendente: o sistema atualizará as informações na tela de Lançamento de contas a pagar. 
  1. Despesa com a situação Aprovada:
  1. O sistema apresentará a mensagem abaixa informando que as contas com a situação aprovada não serão substituídas. 


  1. Caso a conta a pagar que foi aprovada anteriormente esteja com a situação Cancelada atualmente, ao realizar o resgate o sistema criará uma despesa com a situação Pendente

  1. No resgate dos lançamentos dos meses anteriores que é realizado pela aba Resumo da tela de contas a pagar (Editar > Lançamentos > Contas a Pagar> aba Resumo) tenha despesas com a situação Aprovada, esses lançamentos não serão copiados. O sistema apresentará a mensagem informativa.



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